2025年4月2日

一度決まった面接の日程変更を、企業側から持ちかける際には、メールでの連絡が一般的です。メールであれば日時や場所といった情報を文章で正確に記録できるためです。

その際、応募者に失礼のない文面の作り方や、盛り込むべき情報について悩んでいる担当者の方も多いのではないでしょうか。

この記事では、企業側から面接日程変更のメールを送る際に盛り込むべき情報や例文、注意点などを解説します。

企業からの面接日程変更メールに記載する項目

企業から面接日程変更のメールを送る際には、応募者への配慮が欠かせません。応募者が安心して日程変更に応じられるよう、以下の項目を漏れなく記載しましょう。

それぞれの項目について、詳しく見ていきましょう。

件名

 件名には、どのような要件で連絡したのかがスムーズに分かるような内容を記載します 。面接日程の変更を依頼するのであれば、次のような件名が考えられます。

件名は全体で20文字以内におさめ、シンプルでわかりやすくすることを心がけましょう。また、件名に会社名を含めることで、応募者が見落としにくくなります。

宛名

本文の冒頭に宛名を記載します。

新卒の応募者には「大学名・学部・学科・氏名・敬称」、中途採用の応募者には「氏名・敬称」を記載してください。

複数名に一斉送信する場合は「学生の皆様」「応募者各位」などの表現を使用します。「応募者様各位」は敬称が重複するため、避けましょう。

また、 宛名の誤字脱字は企業の印象を大きく損なう可能性があるため、送信前に必ず確認することが重要 です。特に、漢字の間違いには細心の注意を払いましょう。

挨拶・自己紹介

宛名の次は、次のような挨拶や自己紹介をしましょう。

 どの会社からの連絡かわかるように、会社名を記載します 。また、すぐに本題に入るのではなく、まずは応募者への感謝の気持ちを記載しましょう。企業側の誠意を示すことで、ポジティブな印象を持たれやすくなります。

本文（面接の日程変更について）

続いて、面接の日程変更について伝えます。面接の日程変更を伝える際は、次の3つの情報を記載しましょう。

変更の理由を簡潔かつ分かりやすく説明したうえで、日程変更ができるかどうか確認します。 変更後の日時は、複数の候補を提示することで、応募者側が選びやすい状況を作りましょう 。

なお、本文の内容は選考の状況に応じて適切に調整してください。

面接の場所もしくはURL

面接場所（オンライン面接の場合は招待URL）を記載します。 面接場所に変更がなくても記載してください 。

対面面接の場合、会社所在地やアクセス方法、受付場所など、応募者が迷わないよう詳しく案内しましょう。初めて来社される方のために、Googleマップのリンクを添付すると親切な印象を与えることが可能です。

オンライン面接の場合は、ZoomやTeamsなど使用するツールの情報に加え、ミーティングURLやID、パスワードを記載します。ツールのダウンロード方法や事前の接続テストもあわせて案内すると、オンライン面接に不慣れな応募者も安心して参加できるでしょう。

担当者名・連絡先

最後に、企業の担当者名を記載しましょう。

また、面接当日は応募者にトラブルが起こったり、オンライン面接で通信トラブルが起こったりする可能性があります。 担当者の携帯電話番号や人事課の電話番号など、緊急連絡先も記載しておく と、応募者に安心してもらえるでしょう。

企業からの面接日程変更メールの例文

企業から面接日程の変更を依頼する際は、応募者への配慮と誠意ある対応が重要です。ここでは以下の4つのシーンをピックアップし、メールの例文を紹介します。ぜひ参考にしてください。

一つずつ見ていきましょう。

一度確定した日程について変更を申し出る場合

 一度確定した面接日程の変更は、企業都合で応募者に負担をかけることになるため、特に誠意を持った対応が必要 です。

対面面接とオンライン面接それぞれの特性に応じた配慮と、具体的な変更理由の説明、複数の候補日時の提示など、応募者の立場に立った丁寧な対応を心がけましょう。

対面面接の場合

対面面接の日程を変更する場合は、面接場所の詳細な案内や面接当日の緊急連絡先などを再度記載すると、応募者が安心して来社できるようになります。変更による応募者の負担を考慮し、丁寧な対応を心がけましょう。

オンライン面接の場合

オンライン面接の日程変更は、オンライン面接で使用するWeb会議ツールの詳細や当日の緊急連絡先もあわせて案内すると、応募者も安心して参加できます。

変更日程で応募者と都合が合わなかった場合

 企業側から提示した日程で応募者の都合がつかない場合、応募者からの日程提示にまず感謝の意を示し、その後で新たな候補日を複数提示します 。

また、提示した日時をさらに調整するケースも想定して、応募者からも面接可能な日時を提示してもらえるようにすると、効率的な調整が可能です。

なお、先に応募者から希望日時の提示があった場合は、できる限り応募者の希望に沿えるよう調整しましょう。もし難しい場合でも、できるだけ応募者の希望に近い日時を提案して、誠意ある対応を心がけてください。

例文は以下のとおりです。

日程変更の確定を伝える場合

面接日程の再調整が完了した際は、確定の連絡をします。 日時や場所を本文に再度記載し、双方の認識に食い違いがないようにするのがポイント です。

まずは応募者に感謝の意を示しつつ、確定した日時を明確に伝えましょう。また、面接場所や持ち物など、応募者が事前に準備すべき情報も漏れなく記載します。「ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください」と一言添えておくのもおすすめです。

日程変更メールに返信がなかった場合

 面接日程の変更連絡をしたにもかかわらず返信がない場合は、応募者の意思確認が必要 です。メールが届いていない可能性もあるため、まずは2～3日程度様子を見てから確認の連絡を入れましょう。

返信を催促する際は、応募者の状況を考慮し、選考継続の意思を確認します。その際、返信期限を設けることで、応募者からの返信を促すことができます。ただし、強い催促は避け、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

企業から日程変更メールを送る場合の注意点

企業から日程変更メールを送る場合の注意点は、次の5つです。

一つずつ見ていきましょう。

メールの内容をすぐに判断できる件名にする

面接日程の変更連絡は、応募者にとって重要なメールです。そのため、一目で内容が分かる件名を設定しましょう。

応募者は複数の企業と並行して選考を受けていることが多く、メールの見落としを防ぐためにも、一目で重要なメールだと判断できる件名にする必要があります。 「【●●株式会社】面接日程変更のお願いについて」といったように、会社名と用件を明確に記載しましょう 。

件名をわかりやすく設定することで、応募者は反射的に重要なメールと認識できます。メールを確実に読んでもらうことで、当初予定していた日時に応募者が来社してしまうといったトラブルを未然に防ぐことが可能です。

改行や箇条書きで読みやすくする

面接日程変更のメールは、応募者が重要な情報を見落とさないよう、読みやすさを意識して作成することが大切です。特に、 面接の候補日時や場所、形式などの重要な情報は、次のように箇条書きを活用して見やすく整理しましょう 。

また、文章が長くなる場合は、2～3文ごとに改行を入れましょう。適度に改行が入った文章はスマートフォンからでも読みやすく、応募者は必要な情報を素早く正確に把握できます。

面接の候補日時を複数提示する

 企業から面接日程の変更を申し出る場合は、応募者が選びやすいよう、3～5つの候補日時を提示しましょう 。

複数の候補日時を提示することで、応募者は自身の予定に合わせて選択できます。また、メールのやり取りも抑える事が可能です。

応募者が社会人の場合は、平日日中の面接が難しいケースもあります。そのため、平日夜や土日祝日の候補も用意しておくと良いでしょう。

また、状況に応じてオンライン面接への切り替えも検討するなど、柔軟な対応をするのがおすすめです。オンライン面接のメリットとデメリットはこちらの記事で解説しています。

宛先の誤りや誤字脱字がないか確認する

送信前には、メールの内容に誤りがないかどうかを必ず確認しましょう。主にチェックするポイントは以下のとおりです。

 宛先を間違えると、大切な連絡が届かないだけでなく、個人情報が漏えいするリスクもあります 。

また、一度決まった日程を再調整する負担に加えて誤字脱字があると、応募者の意欲の低下や企業の信頼の低下を招き、面接事態につながるケースもあります。

間違いを防ぐために、プレビュー画面での送信前確認や、可能であれば同僚や上司にダブルチェックを依頼するのがおすすめです。

応募者の気持ちに寄り添って文面を作成する

 面接日程の変更を依頼すると、応募者に対して小さくない負担を強いることになります 。そのため、応募者の立場に立った丁寧な文面の作成を心がけましょう。

まずは、応募者への感謝の気持ちを示すことが大切です。「この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます」などの言葉から始めることで、応募者への誠意が伝わります。

また、日程変更を依頼する際は「恐れ入りますが」「お手数をおかけして申し訳ございませんが」などのクッション言葉を使うと、より柔らかい印象になります。「再調整いただくことは可能でしょうか」といったように、あくまで企業側からお願いする形で対応することも重要です。

メール作成後は、応募者の目線で内容を読み返します。感謝や敬意が十分に伝わる文面になっているか、不快な表現はないかなど、細かくチェックすることが重要です。

まとめ

面接日程変更メールを送る際の大切なポイントをご紹介しました。

企業都合での日程変更は、応募者に予定の調整をお願いすることになります。そのため、普段以上に丁寧な対応を心がけ、できるだけ負担の少ない形で調整できるよう配慮が必要です。誠実な姿勢を示すことで、応募者の意欲を維持できるでしょう。

この記事でご紹介した例文も活用して、応募者とスムーズに日程調整ができるように工夫してみてください。

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