2025年3月5日

採用業務における候補者との日程調整には、多くの手間と時間がかかります。お悩みになっている採用担当者も多いのではないでしょうか。

面接日程調整ツールがあれば、候補者への対応を効率化し、採用担当者の業務負担を軽減しつつ、採用プロセスを効果的に進めることができます。

この記事では、日程調整ツールの導入メリットや選び方、厳選したおすすめツールをご紹介します。ぜひ参考にしてください。

採用面接で日程調整ツールを活用するメリット

採用活動において、日程調整は時間や手間がかかりやすい業務の一つです。日程調整ツールを導入すれば、採用担当者の負担を減らしつつ、より効果的に採用プロセスを進めることが可能です。

ここでは、日程調整ツールを導入する主なメリットとして、以下の3点を紹介します。

それぞれ見ていきましょう。

応募者とのやり取りを効率化できる

日程調整ツールを使えば、応募者との煩雑なやり取りを大幅に削減できます。

電話やメールといった従来の調整方法は、日程を決めるまでのあいだに候補者と何度も連絡を取り合う必要があり、時間や手間がかかりました。一方、 ツールを使えば候補者自身が都合の良い日時を選択するだけで日程が確定します 。

また、採用プロセスの遅れは優秀な候補者が離脱する要因のひとつですが、ツールによって日程調整が効率化されれば、こうしたリスクも抑えられます。特に、応募者が多い企業ではより高い効果を実感できるでしょう。

ヒューマンエラーを防止できる

ダブルブッキングや面接日程を忘れるといったヒューマンエラーも、日程調整ツールで解決可能です。

手動管理でスケジュールを管理すると、記入の漏れや間違いからダブルブッキングが発生しがちです。しかし、ツールをカレンダーと連携することで、予定の重複を防げます。また、リマインダー機能で通知もできるため、面接日程を忘れることもありません。

これらの機能で ヒューマンエラーを防止することで、採用プロセスがスムーズになる でしょう。

より多くの応募者と面接ができる

日程調整ツールで応募者とのスケジュール調整を効率化すれば、より多くの候補者と面接する時間を確保できます。

応募者とのやりとりに時間がかかると、面接を実施できる人数が限られてしまいます。ツールを導入すれば、 候補者1人あたりにかかる日程調整の時間が短縮されるため、より多くの候補者と日程調整でき、面接も数多く実施することが可能 です。

面接用日程調整ツールを選ぶポイント

程調整ツールの機能や特徴は製品ごとに異なるため、自社に合うものを選ぶ必要があります。自社に適したツール選びをするために特に注目すべきポイントは、次の5つです。

それぞれ詳しく解説します。

日程調整方法

 面接用日程調整ツールには、主に「予約受付型」と「候補提案型」があります 。それぞれの特徴は以下のとおりです。

「予約受付型」では、候補者に空いている日程を提示し、選んでもらうことで日程が確定します。即時反映されるほか、他の候補者が同じ枠を選べない仕組みになっているため、効率的に調整ができるのがメリットです。カレンダーアプリと連携しているツールもあり、普段使っているカレンダーを更新するだけで候補者に日程を伝えることもできます。新卒採用のように、多数の応募者の日程を一括で調整する場合に便利です。

一方、「候補提案型」は、採用担当者が提示した候補日時から選んでもらう方法です。候補日を手動で更新する手間はありますが、都合の良い日程を提示できるため、スムーズに調整を完了できます。最終面接のように、少人数を対象とする場合によく利用される方法です。

連携できる外部ツール

面接日程調整ツールを選ぶ際は、 自社で使用している外部ツールとの連携が可能かどうかを確認する ことも重要です。

例えば、GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookなどのカレンダーツールと連携すれば、空いている日時を自動で反映し、スケジュール調整の手間を削減できます。また、ZoomやMicrosoft TeamsといったWeb会議ツールと連携することで、日程確定時に会議URLを自動送信でき、スムーズに案内できます。

さらに、連携だけでなく、自動化を重視する場合は、各ツールがどの範囲まで対応しているかを詳しく確認することが大切です。自社で使用しているツールとの組み合わせが可能か、また業務効率化に直結する機能が備わっているかを見極めることで、より効率的な採用活動が可能となります。

料金と機能のバランス

料金と機能のバランスがとれている、費用対効果に優れたツールを選びましょう。

日程調整ツールには無料版と有料版がありますが、無料版は機能が制限されていることが多いため、求める機能を十分に満たせない場合があります。一方、有料ツールは多機能な傾向にあるものの、自社のニーズに適さない機能ばかりが搭載されているものを選んでしまうと、かえってコストパフォーマンスを落としてしまうでしょう。

 料金だけで判断するのではなく、自社の採用活動に必要な機能を備えたツールかどうかを確認することが大切 です。

例えば、面接以外の業務、スケジュール管理やチーム内での調整など、複数の場面で活用できる汎用性の高い機能を備えたツールならば、有料プランでも費用対効果が十分に期待できます。また、長期的な視点で運用コストを比較し、必要な機能と価格のバランスを見極めることも大切です。

操作性・使いやすさ

操作性が良く使いやすいかどうかも、ツールを選ぶうえで重要なポイントです。

操作性の悪いツールでは、たとえ多機能であっても日程調整がスムーズにならず、効率が良くならない可能性があります。ツールを使いこなせないことにより手際が悪くなれば、候補者にストレスを与え、自社の印象を落とすおそれもあります。

また、 採用担当者だけではなく、候補者にとっても使いやすいかどうかも重視しましょう 。そのツールを初めて利用する候補者が多いことも想定し、画面を見ただけで使い方が分かるツールや、余計な手順を省いた設計になっているツールを選ぶのがおすすめです。

双方がストレスなく利用できるツールを導入することで、採用プロセス全体の質が向上します。

カスタマイズ性

 カスタマイズ性の高い日程調整ツールを選べば、より効果的に日程調整を進められます 。

調整画面のデザインを自社のイメージに合わせて変更できる機能があれば、応募者に自社の特徴や雰囲気を効果的に訴求できるでしょう。また、候補者に入力してもらう設問項目を自由に設定できるツールであれば、採用活動に必要な情報を収集することも可能です。

【有料】面接で使える日程調整ツール

ここからは、採用プロセスの効率化におすすめの日程調整ツールのうち、有料のツール5点を紹介します。

有料の日程調整ツールは無料のものよりも機能が豊富で、面接日程の自動調整やWeb会議URLの発行、リマインドメールの送付などをまとめて管理できます。

VIVIT LINK （ビビットリンク）

 VIVIT LINKは、ZoomやGoogle MeetなどのWeb会議ツールと連携し、面接日程の調整からオンライン面接の実施までを一気通貫で行える日程調整ツール です。

送付したURLから候補者が希望の面接枠を選ぶだけで、簡単に日程が確定します。面接日が確定すると、URLが自動で送付され、連携したカレンダーツールにも自動で登録されます。

導入時には丁寧な操作レクチャーが受けられるため、初めて利用する企業でも安心して導入可能です。また、24時間の監視体制や二段階認証など、セキュリティ面も強化されているため、安全に利用できる点も魅力です。

VIVIT LINK

調整アポ

 調整アポは、日程調整をわずか10秒で完了できる面接日程調整ツール です。候補日の作成やURLの発行、リマインドメールの送付を自動化できるため、日程調整から当日のフォローアップまで手間なく進められます。候補者側も、送られたURLから都合の良い日時を選ぶだけで簡単に日程を確定できるため、操作の手間がかかりません。

調整アポは人事・採用の面接業務だけでなく、営業やカスタマーサポートなど幅広いシーンで活用されています。様々な部門で業務の効率化を実現できる便利なツールです。

調整アポ

waaq Link（ワークリンク）

 waaq Linkは、用途に応じて予約受付型や候補提案型、投票型といった複数の調整方法を利用できる日程調整ツール です。日程調整を開始する通知やリマインドメールを自動送信する機能があり、採用活動を含む業務の効率化をサポートします。

さらに、過去に日程調整を行った相手とは、アドレス帳からワンクリックで利用開始でき、繰り返しの調整も手間がかかりません。無料トライアルも用意されているため、導入前に操作性を確かめたい方にもおすすめです。

waaq Link

日程調整さくらさん

 日程調整さくらさんは、AIが複雑な日程調整を自動化してくれるツール です。AIがスケジュール状況を確認して候補日を抽出するため、迅速に日程を決定できます。また、ChatGPT機能を活用することで、候補者への連絡文面を自動作成することも可能です。

さらに、AIさくらさんシリーズの他ツールと組み合わせることで、複数の業務効率化ツールを一元管理できます。企業のさまざまな業務課題を解決し、業務全体の効率化が図れます。

日程調整さくらさん

Googleカレンダー

Googleカレンダーは、予定を一箇所にまとめて管理できるシンプルな日程管理ツールです。

Googleカレンダー自体は無料で利用できるツールですが、 有料サービスであるGoogle Workspaceに含まれる「予約スケジュール機能」を活用すれば、日程調整ツールとしての活用も可能 です。

「予約スケジュール機能」では空いている時間枠を自動で表示し、候補者が希望する日時を簡単に選べます。直感的な操作性とGoogleサービスとの強力な連携により、日程調整を効率化できるのが魅力です。

ただし、「予約スケジュール機能」はGoogle Workspaceの一部プランでしか提供されておらず、Business Starterプランでは利用できないため注意が必要です。

Google カレンダー

【無料でも利用可能】面接で使える日程調整ツール

日程調整ツールを導入したいものの、いきなり有料版を選ぶのはハードルが高いと感じることもあるでしょう。そんなときは、無料で使える日程調整ツールから始めるのがおすすめです。コストをかけずに業務効率化を試せるため、手軽に導入効果を実感できます。

ここでは、無料で利用できる日程調整ツール7点を、順番に紹介していきます。

アイテマス

 アイテマスは、ストレスなく日程調整ができる面接日程調整ツール です。候補日時を手動で指定する方法と、空いている日程を自動抽出する方法のいずれかを選択したうえで、候補者に調整用URLを送信できます。

送信したURLには採用担当者の最新スケジュールが反映されるため、ダブルブッキングを防止できます。候補者は新たにアカウントを作成することなく、自身のGoogleカレンダーと照らし合わせながらスムーズに日程を選ぶことが可能です。

シンプルな操作性と便利な機能により、採用業務の負担を軽減できるツールです。

アイテマス

トヨクモスケジューラー

 トヨクモスケジューラーは、候補者に日程調整用のURLを送るだけで、空き時間を共有し、回答を待つだけで調整が完了するツール です。専用アプリを利用すれば、スマートフォンからも操作でき、外出先でもスムーズに対応可能です。

さらに、社内の従業員や会議室などの施設の空き状況を一括で管理できるため、採用担当者が複数いる企業や、自社の会議室を使った面接を行う企業に適しています。手間のかかる日程調整を効率化し、採用業務をスムーズに進められるツールです。

トヨクモスケジューラー

伝助

 伝助は、完全無料で利用できる投票型の日程調整ツール です。「イベントを新規に作成する」画面で必要な情報を入力し、専用URLを発行して送るだけで、簡単に日程調整が行えます。

名前やメールアドレスなどの個人情報入力が不要なため、候補者も手軽に利用できる点が魅力です。ただし、Googleカレンダーなどの外部ツールとの連携機能は備わっていません。「シンプルな機能で十分」という場合におすすめのツールです。

伝助

Jicoo（ジクー）

 Jicooは、日程調整からリマインド、フォローアップまでを一気通貫で効率化できる日程調整ツール です。複数の候補日を提示する方法と、空き時間をリアルタイムで共有して選んでもらう方法の2つに対応しているため、柔軟な調整が可能です。

また、面接前にリマインドメールを自動送信したり、面接後にフォローアップメールを送る機能も搭載しています。メール内容は候補者に合わせて編集できるため、きめ細かな対応が実現します。調整業務を効率化しつつ、候補者へのサポート品質も向上させたい企業におすすめのツールです。

Jicoo

TimeRex（タイムレックス）

 TimeRexは、GoogleカレンダーやOutlook予定表とリアルタイムに連携し、候補日程の抽出から面接URLの生成までを自動化する日程調整ツール です。候補者にURLを送るだけで調整が完了するため、効率よく日程を確定できます。

さらに、設問項目を自由に追加・編集できるため、面接時に必要な情報を事前に収集することも可能です。初回設定はわずか60秒で完了し、完全無料のフリープランもあるため、気軽に導入できます。

TimeRex

eeasy（イージー）

 eeasyは、GoogleカレンダーやOutlook予定表と連携し、空き日程を自動で抽出する機能が特徴の日程調整ツール です。上場企業や有名ベンチャーを含む5万社以上が導入しています。

日程が確定すれば予定はカレンダーに自動登録されるため、手動入力の手間がかかりません。さらに、ZoomやGoogle MeetなどのWeb会議ツールとも連携しており、招待URLを送る手間も削減できます。

eeasy

bookrun（ブックラン）

 bookrunは、調整URLを送るだけで日程調整が最短20秒で完了する便利なツール です。GoogleカレンダーやOutlookと連携し、空いている日程を自動でリストアップできます。日程が確定すると、予定はカレンダーに自動登録され、入力の手間がかかりません。

さらに、URLの作成やリマインドメールの送信といった作業も自動化できるため、面接準備を効率良く進められるでしょう。

bookrun

面接日程調整ツールならVIVIT LINK

面接日程調整ツールを導入すれば、スケジュール管理や候補者とのやりとりが効率化され、採用活動の質が向上します。

VIVITLINK（ビビットリンク）は、面接日程の調整を効率化し、採用活動をスムーズに進められる多機能なツールです。メールの自動送信や重複防止機能で、採用担当者の業務負担を軽減します。面接業務をスムーズに進めたい企業におすすめです。興味があれば、まずはお気軽にご相談ください。

面接日程調整ならVIVIT LINK（ビビットリンク）