スムーズな日程調整の方法｜手順やコツをご紹介
日程調整はビジネスシーンで頻繁に発生する作業のひとつです。 思いのほか時間や手間がかかり、社内外の人との連絡に気を遣う必要もあります。必要な作業ではあるのですが、直接価値を生み出すものではありません。
したがって、できるだけ時間や手間をかけずに済ませて、本来の業務に時間をまわすことが大切です。ここでは、一般的な日程調整の手順、スムーズに進めるためのコツ、ツールを活用した日程調整についてご紹介します。
日程調整の方法│基本のやり方
社内ミーティングやお客様との商談など、ビジネスシーンでは日程調整が必要になることが多々あります。頻繁に発生するため、あまり時間をかけていては本来の業務に影響します。手間をかけず迅速に進めることが大切です。
1.参加人数を決定する
まずは参加者を書きだして、参加人数を決めます。会場の予約等もあるため、どの程度のスペースが適切か、あらかじめ把握しておきましょう。 当日になって急遽参加する人が出てくる可能性もあるため、人数の増減はある程度考慮しておく必要があります。
2.候補日を決める
次に候補日を決めます。 参加者とのやりとりの回数を抑えるために、候補日は複数提示するようにしましょう。
前後の予定を確認して、余裕を持ったスケジュールにします。翌週か翌々週くらいで、いくつか候補日を挙げるのが無難です。なかなか予定が合わないケースもあるので、早めに連絡するようにしましょう。
3.参加者に連絡する
参加人数や日時が決まったら、参加者に連絡をします。この時、 主要な人物から優先的に連絡を取るとスムーズです。 必ず参加してほしい人の予定を先におさえておくと、調整しやすくなります。
連絡は基本的にメールで行い、必要な情報を正確に詳しく書くようにします。返答期限は目立つ位置に記載しておくのがおすすめです。それでも見逃して返事を忘れる人はいるので、場合によっては電話も活用してフォローしましょう。
4.日時を確定する
参加者からの返信をもとに、それぞれの希望日を整理・集計して日時を確定します。 キーマンが参加可能な日程を軸に、参加者が多い日を選択すると良いでしょう。 日時が確定したら、場所などの情報も含め、あらためて参加者にメールで連絡します。
5.リマインドメールを送る
それぞれ業務が忙しいため、事前に日程調整をしても参加者が忘れてしまうことは多々あります。そのため、 前日にはリマインドメールを送りましょう。
オンラインの場合はURLも送っておきます。資料やアジェンダがあれば、あわせて共有しておくと良いでしょう。参加者全員が、翌日に向けて準備できます。
スムーズな日程調整のコツ
いくつかコツをおさえておくと、スムーズに日程調整を進めることができます。あまり考えずにはじめてしまうと、後から問題が生じてしまいます。段取りよく調整できるよう、以下の点を意識してみましょう。
余裕を持ったスケジュールで日程調整を始める
予定ギリギリで調整をはじめてしまうと、参加者の都合がつかない可能性が高まります。ある程度余裕のあるスケジュールで、早めに候補日を出すようにしましょう。 一般的には2週間前くらい、忙しい相手であれば1ヶ月前から動き出した方が良いケースもあります。
イベントの内容や開催規模によっても、日程調整をはじめる時期は異なります。大規模なイベントであれば会場を早くにおさえる必要があるため、日程調整もかなり早い段階からはじめておかなければなりません。人数が増えるほど回答を得るのも時間がかかるので、フォローできる余裕をみて調整を開始しましょう。
候補日は複数提示する
候補日が1つだけだと予定が合わない可能性が高く、相手とのやりとりの回数が増えてしまいます。また、忙しい相手への配慮に欠けていると思われる恐れもあります。相手の都合を考える姿勢を見せるためにも、候補日は複数提示しましょう。
候補日がすべてNGだった場合でも、相手の方から別の候補日を提案してもらえる可能性もあるので、 都合の良い日を複数提示すると同時に、都合の悪い日もあわせて記載するのがベターです。
メールの内容はわかりやすく簡潔に
メールの件名は、本文を読まなくても内容がわかるようにしておきましょう。「●●会議日程のご相談」などの件名であれば、日程調整のメールだと把握してもらえます。 件名があいまいなメールは見落とされる可能性が高いので注意が必要です。
本文では、簡単に挨拶を済ませ、日程調整の目的や候補日、所要時間を記載していきます。特に候補日は箇条書きで、見やすく並べておきましょう。候補日がすべてNGの場合もあるので、「ご都合があわない場合は、別日で候補をご連絡いただけますでしょうか」などの補足を入れておくと相手も回答しやすくなります。
回答期限を設定する
回答期限は必ず設定し、メールの件名または本文に記載しましょう。 相手に気を遣って期限を伝えないと、かえって日程調整がうまくいかず迷惑をかけてしまいます。 回答が遅い人や忘れてしまう人もいるので、その後のスケジュールも踏まえて、余裕をもった期限を設定します。
ただし、あまり相手を急かすような表現は使わないように注意しましょう。「恐れ入りますが」などクッション言葉を入れると、印象がやわらぎます。
Web会議の活用も視野に入れる
対面のリアルイベントでは難しいですが、打ち合わせであればZoom等のWeb会議で済むケースもあります。Web会議を使えば場所に縛られず、移動もないので相手の都合もつきやすいでしょう。
最近ではリモートワークの普及により、Web会議をする機会も増えてきました。 実際に対面する必要があるかを考え、Web会議の活用も視野に入れると日程調整がスムーズになります。
普段から社内外の人とコミュニケーションを深める
相手の事情を知っておくと、社内外問わず日程調整はやりやすくなります。 普段からコミュニケーションを取っている相手であれば、社外の人でも柔軟に日程調整に応じてもらえる可能性が高まるでしょう。
また、相手の状況や普段のスケジュールなど、情報を把握しておくと調整がやりやすくなります。毎週同じ曜日に定例会がある、月末が忙しい、など人によって特徴があるので、できる範囲でおさえておくと日程調整の時に役立つでしょう。
日程調整ツールを使う
日程調整は専用ツールを使うのがスムーズです。料金や機能はそれぞれ異なりますが、日程調整に関わる作業を自動化してくれるので、メールで調整するよりも手間がかからず便利です。頻繁に発生する日程調整には、ツールを導入することも検討してみてはいかがでしょうか。
日程調整ツールを導入するメリットには、以下のようなものが挙げられます。
- 参加者が都合の良い日を自分で入力するので、調整役と何度もメールをする必要がない
- 各参加者がいつでも好きな時にオンラインで入力できる
- リアルタイムで予定が更新されるため、変更のたびに連絡する必要がない
- 回答していない人がすぐに確認できる
日程調整ツールは「VIVIT LINK（ビビットリンク）」がおすすめです。 担当者の予定を登録しておけば、ツール上に空き枠が表示され、相手が日時を選択するだけで日程調整が完了します。
日程が決まればWeb会議URLが自動で発行されるため、特にWeb会議を使ったオンライン商談やウェビナ―の日程調整に役立ちます。
日程調整の方法とコツまとめ
今回ご紹介したコツをおさえるだけでも、日程調整に費やす時間を削減することは可能です。頻繁に発生する作業だけに、できる限り効率化することでより重要な業務に時間を割けるようになります。
日程調整には 日程調整ツールの活用がおすすめです。人力でメールで調整するよりも、はるかに迅速・効率的に進めることができます。 特に商談や打ち合わせが多い場合は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
