2025年5月14日

日程調整メールの返信は、ビジネスメールの基本的な構成に則り、簡潔かつ丁寧に対応しましょう。件名や宛名、用件、対応可能な日程を具体的に記載し、24時間以内に対応することが重要です。

この記事ではビジネスにおける日程調整メールの基本的な構成や例文、返信時のポイントなどについて、例文を使いながらわかりやすく解説します。

ビジネスシーンの日程調整メールの基本的な構成

ここでは、日程調整メールの基本的な構成要素を、一つずつ解説します。

1.件名

 件名ではメールの用件を簡潔に記載します 。日程調整メールの場合は「何についての日程調整メールなのか」を明確に示すことがポイントです。

単に「ご相談」「日程調整」だけの件名では、迷惑メールと誤解されたり相手が気づかなかったりする可能性があるため、件名は商品名やプロジェクト名を記載すると効果的です。

また、相手の時間をいただくことを配慮して、「～のお願い」「～のお伺い」「～のご相談」などのフレーズを添えると、丁寧な印象を与えられるでしょう。

件名は20字程度で簡潔にまとめ、相手が内容を即座に把握できるよう心がけてください。

2.宛名

宛名は、メールの冒頭に記載します。 ビジネスメールでは、「会社名・部署名・役職・氏名」の順番で記載するのが一般的 です。

相手の氏名が不明な場合は、「会社名＋部署名＋ご担当者様」「会社名＋営業部御中」などの形式を使用します。なお、株式会社を㈱など省略する表現は、ビジネスでは失礼に当たる可能性があるため避けましょう。

また、役職を書く際には「〇〇部長様」と役職に様は付けず、「〇〇部長 △△様」のように、役職と氏名を分けて記載します。

宛名はメールで絶対に間違えてはいけない箇所ですので、送信する前に何度も確認することが大切です。

3.挨拶・名乗り

挨拶と名乗りは、導入前のクッションのような役割を果たします。 相手との関係性や状況に応じて適切な挨拶を選びましょう 。

挨拶の基本は「いつもお世話になっております」ですが、状況に応じて適宜変更すると丁寧です。例えば、初めての連絡では「はじめてご連絡させていただきます」、前回連絡した日から期間が空いている場合は「ご無沙汰しております」などを使用します。

名乗りは「会社名・部署名・氏名」の順で記載します。初めてメールする相手に対しては、突然の連絡を詫びる一言や、自身の担当業務や所属を端的にまとめた一文を入れると親切です。

メールで主に伝えたいことは次の用件であるため、挨拶や名乗りは簡潔に済ませることがポイントです。

4.用件

 用件では日程調整の目的を明確に記載し、具体的な日程調整の提案を行います 。要件を記載するポイントは以下の3点です。

これらの情報をまとめる際は、箇条書きなどを使うと相手も読みやすくなります。

5.結び

 結びの言葉は、相手が気持ち良くメールを読み終えられるように適切な表現を選びます。一般的には「何卒よろしくお願いいたします」といった一文で締めるケースがほとんど です。

また、用件で提示した候補日で調整できなかった場合を想定して、対応方法を記載する方法もあります。

6.署名

 メールの最後には署名を記載します 。これにより、相手がメールの内容に質問や相談を投げかける際、どこに連絡をすればよいかが明確になります。

署名に含める情報は以下の通りです。

メールソフトの自動署名機能を利用すると、手動で入力しなくても簡単に署名を挿入できます。ただし、定期的に情報を更新しないと登録した内容のまま送信されてしまうため、送信前に最新の情報かどうか確認しておくと安心です。

【パターン別】ビジネスシーンの日程調整メールの例文

日程調整メールは、相手との関係や状況によって最適なアプローチが異なります。ここでは、よくある日程調整のシチュエーションごとに具体的な例文を紹介します。

日程調整を依頼する場合のメールの例文

日程調整を依頼するには、相手を尊重しつつこちらの希望を明確に伝えましょう。ここでは、こちらから候補日を提示する場合と先方に候補日を伺う2つのパターンを紹介します。

こちらから候補日を提示する場合

候補日を複数提示したうえで、都合がつかないときの対応方法を記載しています。候補日があまりにも少なすぎると、メールのやりとりの可能性が増え、相手の負担が増えてしまいます。 3〜5つを目処に提示しましょう 。

先方に候補日を尋ねる場合

 基本的にこちらから候補日の日程を提示すべきですが、相手に候補日を提示してもらう方がスムーズに日程調整ができるのであれば、先に相手から候補日を提示してもらいます 。

ただし、想定しているよりも先のスケジュールを提示されたり、メールの回数が増えてしまったりする点に注意しましょう。

相手に候補日を提示してもらう場合は、打ち合わせ場所と所要時間を正確に伝えるようにします。予定調整のイメージがしやすくなり、適切な候補日を提示してもらいやすくなります。

日程調整メールに返信する際の例文

ここでは、先方から候補日の提示を求められた場合と、提示された日程から選択する場合の例文を紹介します。

先方から候補日の提示を求められた場合

 先方から候補日の提示を求められた場合には、調整可能な日程を3つほど提示します 。複数の候補日を提示することで、相手の選択肢が増え、スムーズな日程調整につながります。

このとき、打ち合わせに誘っていただいたことに関するお礼も添えるとよいでしょう。

こちらから提示できる候補日が1日しかない場合

複数の関係者で打ち合わせを行う場合など、スケジュールに余裕がなく、候補日が1日だけになってしまうことも少なくありません。この場合、 候補日が少ないことにお詫びをしたうえで、相手の都合がつくかどうか尋ねます 。

先方が提示した候補日から選択する場合

 先方から提示された候補日の中から、都合の良い日時を選択する場合は、選択した日付、曜日、時間を改めて記載します 。また、参加予定の担当者の名前も明記しておくと丁寧です。

先方が提示したどの日程でも問題ない場合

 先方が提示した候補日がすべて都合のつく場合は、返信でその旨を簡潔に伝え、先方に最終決定を委ねます 。「ご提示いただいた候補日はいずれも問題ございません」だけでなく「〇月〇日（曜日）〇時〜」「〇月〇日（曜日）〇時〜」といった、提示された日程を改めて記載しましょう。

先方が提示した候補日（1日のみ）に承諾する場合

先方が提示した日程のうち、特定の1日のみに限って承諾する場合、冒頭で調整の連絡に対する感謝を伝え、 「ご提示いただいた以下の日程で問題ございません」と述べたうえで、その日程を記載しましょう 。

先方から提示された候補日が空いていない場合

 先方から提示された日程で調整が難しい場合は、その旨をお詫びしたうえで、調整可能な候補日を3つほど提示します 。再度の調整でメールをやり取りする回数を増やさないために、候補日が少なくなりすぎないように注意してください。

日程を確定する場合

 相手からの返信を受けて、日時の確定メールを送ります。調整してもらったことに感謝を述べ、改めて決定日時と場所を送信します。 オンライン上で行う場合は、当日の参加URLや参加方法の案内をあわせて送るようにしましょう。

確定した予定のキャンセル・日程の再調整などが生じた際の例文

日程調整の都合が合わない場合は、理由を具体的に説明して相手への配慮を示します。ここでは、状況別に適切な例文を紹介します。

一度確定した日程の再調整をお願いする場合

 調整できないことにお詫びの言葉を述べつつ、新たな候補日をこちらから提示します 。メールのやりとりの回数を減らせるよう、3つ以上の候補日を提示しましょう。

予定された日程をキャンセルする場合

日程調整後に都合が悪くなることは、ビジネスの場ではよくあることです。別の候補日を提示するのが基本ですが、どうしても外せない緊急の用事であればキャンセルせざるを得ないかもしれません。その場合、 相手の立場を尊重した、丁寧な文面で対応しましょう 。

日程の再調整に対してお礼を送る場合

 確認の意味を込めて、打ち合わせの日時・場所を改めて記載します 。結びの言葉に当日の意気込みを添えることで、相手の期待値を高めるように締めましょう。

社内での日程調整の例文

 社内の日程調整メールは、社外向けと異なり、冒頭の宛名や会社名の記載が不要 です。ただし、失礼な聞き方にならないように基本的な構成は守りながら作成しましょう。

ビジネスシーンの日程調整メールを送る際のポイント

日程調整メールを送る際のポイントとして、以下の7点を紹介します。

それぞれ見ていきましょう。

やり取りの回数を減らすよう心がける

日程調整メールでは、メールをやり取りする回数をできるだけ少なくすることが基本です。

日程調整メールのやりとりが増えれば増えるほど、相手の手間を増やすことになります。また、日程調整が完了するまではお互いに候補日を開けておく必要があるため、やり取りが長期化するとお互いのスケジュールの圧迫につながります。

やりとりの回数を減らすためには、明確で分かりやすい文章を書くことが大切です。例えば、候補日を提示する際や先方からの候補日を選択する際は、曖昧な表現は避けてください。「いつでも大丈夫です」のような表現ではなく、日にちや時間帯など具体的に記載することがポイントです。

送信前に必ずメールの内容を読み返す

メールを作成したら、送信前に件名や本文、署名までを読み返しましょう。 後から見返せば、わかりにくい表現や内容の抜け漏れに気づきやすくなります 。

また、日時や場所の間違いは、相手を混乱させる原因です。特に氏名や会社名が間違っていると、相手を不快な気持ちにさせてしまう可能性があります。

 トラブルやビジネス上の信頼を損なう可能性もあるため、メールを作成したら必ず件名や署名を見返しましょう 。

必要に応じて電話での提案を行う

 日程調整は、できるだけ短い時間で済ませるのが望ましい です。日程調整が遅れてしまうと、相手に負担がかかります。

もし相手からメールの返信がなければ、メールを見落としていたり、返信を忘れていたりする可能性があります。 反応がないときは、電話で提案を行いましょう 。

電話のタイミングは、メール送信後の1〜2日後が目安です。相手からのメールがないことを指摘するのではなく、メールがきちんと届いているか確認したり、相手からのメールをこちらが受信できていない可能性があることを示したりして電話をかけるのがおすすめです。

クッション言葉を活用するなど相手への感謝を示す

 クッション言葉とは、そのまま伝えると不快な気持ちにさせてしまう可能性がある内容を、やわらかい表現で伝えるための言葉 です。クッション言葉を使うと相手への配慮を示すことができ、メールでよく用いられる表現です。

クッション言葉には、次のような表現があります。

クッション言葉を使うと、相手へ感謝の気持ちを伝えつつ、スムーズなやりとりが可能です。

正しい敬語表現を使用する

 正しい敬語表現はビジネスメールの基本になります。相手に失礼にならないよう、正しい敬語表現を意識しましょう。 

メールのようなビジネス文書を作成する際は、上記のような注意点を覚えておいてください。

予定の前日に確認メールを送る

予定日の前日に確認メールを送ることで、相手との認識の不一致が防げます。 送付のタイミングは2～3日前が適切 です。

確認メールを送る際も日程調整メール同様に必要な情報だけを簡潔に記載します。
具体的には以下の情報を含めるとよいでしょう。

できるだけやわらかいフレーズを使う

 命令口調で上から目線に聞こえるフレーズは、避けるべき です。例えば、「お願いします」や「○○してください」などの言葉は一見丁寧に思えますが、理由や目的を伝える前に使うときつい印象を与える可能性があります。  これらの言葉を使うときは、やわらかい表現に変えるのがおすすめ です。「○○していただけると幸いです」「○○していただけますか」など、相手を尊重しておうかがいを立てるフレーズを用いましょう。

日程調整メールに返信する際の注意点

日程調整メールに返信する際は、相手の時間を無駄にしないようスピーディに対応し、なおかつ誤解や行き違いが起こらない内容を心がけましょう。

ここでは、返信時の注意点を4つ紹介します。

件名の「Re：」を消さない

 相手からのメールに返信する際、件名の頭に「Re：」が自動で入ります。 これは返信の意味を表すため、 消さずにそのままにしておきましょう 。

ビジネスメールでは、メールを開かなくても内容が把握できるようにするのがマナーです。「Re：」のあとは元の件名が入っていますが、相手の社名や氏名が入っていても原則変更してはいけません。

ただし、やりとりの回数が増えてきたときは末尾に番号をつけたり、内容を追加するのであれば末尾に括弧書きで補足したり、相手が把握しやすくなるような工夫は行うべきでしょう。

全員に返信する

ビジネスでの打ち合わせでは、複数の人が関係している可能性があります。相手からのメールの宛先にCCやBCCが入っている場合、 情報共有のために「全員に返信」機能を使ってすべての連絡先に返信する のがマナーです。

CCでメールを送信する際、本文にもCCで送信する相手の氏名を記載する必要があります。

CCは、役職順で書きます。また、社内と社外の両方にCCでメール送信する場合、社外の人の氏名と役職を先に書きましょう。

できるだけ早く回答する

日程調整メールの返信は、相手のスケジュールを邪魔しないよう、できるだけ早く対応することが重要です。 目安として24時間以内に回答しましょう 。

返信が遅れると、相手は提示した候補日に他の予定を入れにくくなってしまいます。また、長期間返信が遅れると信頼を損ない、ビジネスチャンスを逃すリスクもあります。

返信する際は、提示された候補日を改めて記載し、件名や本文は簡潔で明確にまとめると、よりスムーズな日程調整が可能です。

24時間以内の返信が難しい場合は、以下のように遅延の理由と返信可能な日時を連絡しましょう。

相手から送られてきた本文を残す

日程調整メールの返信では、相手から送られてきた本文を残しておくのが基本です。 本文を残すことで、過去のやり取りをすぐに確認でき、関係者が内容を把握しやすくなります 。

また、本文中で過去のやり取りを引用する際には「>」を使い、必要に応じて重要箇所を抜粋しましょう。

日程調整を効率化するならVIVIT LINK

日程調整メールに返信する際は、基本的な構成を抑えつつ、できるだけ速やかに対応しましょう。

候補日の提示や返信のタイミング、敬語表現や文面の柔らかさなどにも注意を払い、誤解のないスムーズなやりとりを心がけてください。

日程調整の工数を大幅に削減したい方は、使いやすさと機能性を兼ね備えた面接日程調整ツール「VIVIT LINK（ビビットリンク）」の導入がおすすめです。

VIVIT LINKは、リマインドメールやフォローアップメールの自動送信、面接日程のダブルブッキング防止機能などを搭載しており、スピーディーで正確な日程管理を実現します。

採用活動や打ち合わせ調整を効率化したい企業にとって、強力なサポートツールとなるでしょう。

日程調整の効率化を図りたい企業の方は、ぜひVIVIT LINKの導入をご検討ください。

無料トライアルもご用意しておりますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
日程調整を効率化するなら VIVIT LINK（ビビットリンク）