2025年1月15日

ビジネスシーンにおいて、日程調整は避けて通れないタスクです。相手の時間を無駄にせず、スムーズに調整を進めるには、適切なメールの書き方が求められます。

日程調整メールにはある程度の定型があります。定型に沿って作成すると、要件が相手にも伝わりやすく、調整もスムーズです。

この記事では、ビジネスにおける日程調整メールの基本的な構成や例文、日程調整のポイントを解説します。

ビジネスシーンの日程調整メールの基本的な構成

ここでは、日程調整メールの基本的な構成要素を、一つずつ解説します。

1.件名

 件名ではメールの用件を簡潔に記載します 。日程調整メールの場合は「何についての日程調整メールなのか」を明確に示すことがポイントです。

単に「ご相談」「日程調整」だけの件名では、迷惑メールと誤解されたり相手が気づかなかったりする可能性があるため、件名は商品名やプロジェクト名を記載すると効果的です。

また、相手の時間をいただくことを配慮して、「～のお願い」「～のお伺い」「～のご相談」などのフレーズを添えると、丁寧な印象を与えられるでしょう。

件名は20字程度で簡潔にまとめ、相手が内容を即座に把握できるよう心がけてください。

2.宛名

宛名は、メールの冒頭に記載します。 ビジネスメールでは、「会社名・部署名・役職・氏名」の順番で記載するのが一般的 です。

相手の氏名が不明な場合は、「会社名＋部署名＋ご担当者様」「会社名＋営業部御中」などの形式を使用します。なお、株式会社を㈱など省略する表現は、ビジネスでは失礼に当たる可能性があるため避けましょう。

また、役職を書く際には「〇〇部長様」と役職に様は付けず、「〇〇部長 △△様」のように、役職と氏名を分けて記載します。

宛名はメールで絶対に間違えてはいけない箇所ですので、送信する前に何度も確認することが大切です。

3.挨拶・名乗り

挨拶と名乗りは、導入前のクッションのような役割を果たします。 相手との関係性や状況に応じて適切な挨拶を選びましょう 。

挨拶の基本は「いつもお世話になっております」ですが、状況に応じて適宜変更すると丁寧です。例えば、初めての連絡では「はじめてご連絡させていただきます」、前回連絡した日から期間が空いている場合は「ご無沙汰しております」などを使用します。

名乗りは「会社名・部署名・氏名」の順で記載します。初めてメールする相手に対しては、突然の連絡を詫びる一言や、自身の担当業務や所属を端的にまとめた一文を入れると親切です。

メールで主に伝えたいことは次の用件であるため、挨拶や名乗りは簡潔に済ませることがポイントです。

4.用件

 用件では日程調整の目的を明確に記載し、具体的な日程調整の提案を行います 。要件を記載するポイントは以下の3点です。

これらの情報をまとめる際は、箇条書きなどを使うと相手も読みやすくなります。

5.結び

結びの言葉は、相手が気持ち良くメールを読み終えられるように適切な表現を選びます。 一般的には「何卒よろしくお願いいたします」といった一文で締めるケースがほとんど です。

また、用件で提示した候補日で調整できなかった場合を想定して、対応方法を記載する方法もあります。

6.署名

 メールの最後には署名を記載します 。これにより、相手がメールの内容に質問や相談を投げかける際、どこに連絡をすればよいかが明確になります。

署名に含める情報は以下の通りです。

メールソフトの自動署名機能を利用すると、手動で入力しなくても簡単に署名を挿入できます。ただし、定期的に情報を更新しないと登録した内容のまま送信されてしまうため、送信前に最新の情報かどうか確認しておくと安心です。

【パターン別】ビジネスシーンの日程調整メールの例文

日程調整メールは、相手との関係や状況によって最適なアプローチが異なります。ここでは、よくある日程調整のシチュエーションごとに具体的な例文を紹介します。

日程調整を依頼する場合のメールの例文

日程調整を依頼するには、相手を尊重しつつこちらの希望を明確に伝えましょう。ここでは、こちらから候補日を提示する場合と先方に候補日を伺う2つのパターンを紹介します。

こちらから候補日を提示する場合

候補日を複数提示したうえで、都合がつかないときの対応方法を記載しています。候補日があまりにも少なすぎると、メールのやりとりの可能性が増え、相手の負担が増えてしまいます。 3〜5つを目処に提示しましょう 。

先方に候補日を尋ねる場合

 基本的にこちらから候補日の日程を提示すべきですが、相手に候補日を提示してもらう方がスムーズに日程調整ができるのであれば、先に相手から候補日を提示してもらいます 。

ただし、想定しているよりも先のスケジュールを提示されたり、メールの回数が増えてしまったりする点に注意しましょう。

相手に候補日を提示してもらう場合は、打ち合わせ場所と所要時間を正確に伝えるようにします。予定調整のイメージがしやすくなり、適切な候補日を提示してもらいやすくなります。

先方からの日程調整メールに返信する際の例文

ここでは、先方から候補日の提示を求められた場合と、提示された日程から選択する場合の例文を紹介します。

先方から候補日の提示を求められた場合

 先方から候補日の提示を求められた場合には、調整可能な日程を3つほど提示します 。複数の候補日を提示することで、相手の選択肢が増え、スムーズな日程調整につながります。

このとき、打ち合わせに誘っていただいたことに関するお礼も添えるとよいでしょう。

先方が提示した候補日から選択する場合

先方から提示された候補日の中から、都合の良い日時を選択する場合は、 選択した日付、曜日、時間を改めて記載します 。また、参加予定の担当者の名前も明記しておくと丁寧です。

こちらが提示した候補日に対して先方から希望日時の返信があった場合

 相手からの返信を受けて、日時の確定メールを送ります 。調整してもらったことに感謝を述べ、改めて決定日時と場所を送信します。オンライン上で行う場合は、当日の参加URLや参加方法の案内をあわせて送るようにしましょう。

先方から提示された候補日が空いていない場合

 先方から提示された日程で調整が難しい場合は、まず最初にお詫びをし、調整可能な候補日を3つほど提示します 。再度の調整でメールをやり取りする回数を増やさないために、候補日が少なくなりすぎないように注意してください。

確定した予定のキャンセル・日程の再調整などが生じた際の例文

日程調整の都合が合わない場合は、理由を具体的に説明して相手への配慮を示します。ここでは、状況別に適切な例文を紹介します。

こちらから提示できる候補日が1日しかない場合

複数の関係者で打ち合わせを行う場合など、スケジュールに余裕がなく、候補日が1日だけになってしまうことも少なくありません。この場合、 候補日が少ないことにお詫びをしたうえで、相手の都合がつくかどうか尋ねます 。

一度確定した日程の再調整をお願いする場合

調整できないことにお詫びの言葉を述べつつ、新たな候補日をこちらから提示します。メールのやりとりの回数を減らせるよう、3つ以上の候補日を提示しましょう。

予定された日程をキャンセルする場合

日程調整後に都合が悪くなることは、ビジネスの場ではよくあることです。別の候補日を提示するのが基本ですが、どうしても外せない緊急の用事であればキャンセルせざるを得ないかもしれません。その場合、 相手の立場を尊重した、丁寧な文面で対応しましょう 。

日程の再調整に対してお礼を送る場合

 確認の意味を込めて、打ち合わせの日時・場所を改めて記載します 。結びの言葉に当日の意気込みを添えることで、相手の期待値を高めるように締めましょう。

社内での日程調整の例文

 社内の日程調整メールは、社外向けと異なり、冒頭の宛名や会社名の記載が不要 です。ただし、失礼な聞き方にならないように基本的な構成は守りながら作成しましょう。

ビジネスシーンの日程調整メールを送る際のポイント

日程調整メールを送る際のポイントとして、以下の7点を紹介します。

それぞれ見ていきましょう。

やり取りの回数を減らすよう心がける

日程調整メールでは、メールをやり取りする回数をできるだけ少なくすることが基本です。

日程調整メールのやりとりが増えれば増えるほど、相手の手間を増やすことになります。また、日程調整が完了するまではお互いに候補日を開けておく必要があるため、やり取りが長期化するとお互いのスケジュールの圧迫につながります。

やりとりの回数を減らすためには、明確で分かりやすい文章を書くことが大切です。例えば、候補日を提示する際や先方からの候補日を選択する際は、曖昧な表現は避けてください。「いつでも大丈夫です」のような表現ではなく、日にちや時間帯など具体的に記載することがポイントです。

送信前に必ずメールの内容を読み返す

メールを作成したら、送信前に件名や本文、署名までを読み返しましょう。 後から見返せば、わかりにくい表現や内容の抜け漏れに気づきやすくなります 。

また、日時や場所の間違いは、相手を混乱させる原因です。特に氏名や会社名が間違っていると、相手を不快な気持ちにさせてしまう可能性があります。

トラブルやビジネス上の信頼を損なう可能性もあるため、メールを作成したら必ず件名や署名を見返しましょう。

必要に応じて電話での提案を行う

 日程調整は、できるだけ短い時間で済ませるのが望ましい です。日程調整が遅れてしまうと、相手に負担がかかります。

もし相手からメールの返信がなければ、メールを見落としていたり、返信を忘れていたりする可能性があります。反応がないときは、電話で提案を行いましょう。

電話のタイミングは、メール送信後の1〜2日後が目安です。相手からのメールがないことを指摘するのではなく、メールがきちんと届いているか確認したり、相手からのメールをこちらが受信できていない可能性があることを示したりして電話をかけるのがおすすめです。

クッション言葉を活用するなど相手への感謝を示す

 クッション言葉とは、そのまま伝えると不快な気持ちにさせてしまう可能性がある内容を、やわらかい表現で伝えるための言葉 です。クッション言葉を使うと相手への配慮を示すことができ、メールでよく用いられる表現です。

クッション言葉には、次のような表現があります。

クッション言葉を使うと、相手へ感謝の気持ちを伝えつつ、スムーズなやりとりが可能です。

正しい敬語表現を使用する

正しい敬語表現はビジネスメールの基本になります。 相手に失礼にならないよう、正しい敬語表現を意識しましょう 。

メールのようなビジネス文書を作成する際は、上記のような注意点を覚えておいてください。

予定の前日に確認メールを送る

予定日の前日に確認メールを送ることで、相手との認識の不一致が防げます。 送付のタイミングは2～3日前が適切 です。

確認メールを送る際も日程調整メール同様に必要な情報だけを簡潔に記載します。
具体的には以下の情報を含めるとよいでしょう。

できるだけやわらかいフレーズを使う

命令口調で上から目線に聞こえるフレーズは、避けるべきです。例えば、「お願いします」や「○○してください」などの言葉は一見丁寧に思えますが、理由や目的を伝える前に使うときつい印象を与える可能性があります。

 これらの言葉を使うときは、やわらかい表現に変えるのがおすすめ です。「○○していただけると幸いです」「○○していただけますか」など、相手を尊重しておうかがいを立てるフレーズを用いましょう。

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日程調整のメールは、基本構成を活用することで、状況に応じて作成しやすくなります。日程メールの作成に悩んだら、今回紹介した例文も参考にしてみてください。作成の際はなるべくやり取りを減らせるようにいくつか候補日をあげるようにし、必要に応じて電話で確認することもポイントです。

ただし、日程調整はビジネスシーンで頻繁に行われるため、人によっては多くの時間と労力を必要とします。もし、効率化を考えているのなら、日程調整を自動化するツール「VIVITLINK（ビビットリンク）」がおすすめです。

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