ビジネスの場では、打ち合わせや商談などの日程調整メールをすることがよくあります。場面に応じたメールの文面を理解しておくと、相手の失礼にあたらないメールをスムーズに作成可能です。

この記事では、日程調整メールの書き方やテンプレート、送る際のポイントを解説します。テンプレートは例文と作成のコツを一緒に解説しているので、日程調整メールに悩む担当者の方はぜひ参考にしてみてください。

日程調整メールに対する返信のテンプレートや作成のポイントは、こちらの記事で解説しています。

日程調整メールの書き方

日程調整メールには、基本の型があります。「件名」「宛名」「挨拶・名乗り」「用件」「結び」「署名」の6つの要素で構成されています。

1.件名

まず、件名を入力します。件名は 20文字程度で、具体的にわかりやすく 説明します。

日程調整メールでは、何についての日程調整メールか記載しましょう。「ご相談」や「日程調整」だけでは具体的でなく、不特定多数に送る迷惑メールと思われる可能性もあります。

相手が件名を見てすぐに内容が理解できるように、 商品名やプロジェクト名を含めるのがおすすめ です。

2.宛名

宛名は、次の順番で記載します。

 宛名は絶対に間違えてはいけません 。何度も確認しながら入力しましょう。

また、株式会社を（株）など、宛名のいかなる部分も省略してはいけません。ビジネスの場では、相手に失礼にあたります。

担当者の氏名がわからないときは「会社名＋部署名＋ご担当社様」などでも構いませんが、大規模な会社の場合は担当者にメールが届きにくくなります。できるだけ具体的に記載するようにしましょう。

3.挨拶・名乗り

挨拶文は、 「いつもお世話になっております」 が基本です。ただし、初めて連絡する場合は 「はじめまして」 、前回連絡した日から期間が空いている場合は 「ご無沙汰しております」 など、状況に応じて適宜変更します。

名乗りは、次の順番で行います。

メールのメインは本文なので、挨拶や名乗りは簡潔にしましょう。

4.用件

用件は、件名と同様に、何についての日程調整であるか記載します。 件名よりも一歩踏み込んで記載する と、相手に内容が伝わりやすくなるでしょう。

どこで日程調整を行うかも重要です。実際に会うか、オンライン上で打ち合わせを行うかで、相手のスケジュールが変わる可能性があるからです。

候補日をこちらから上げる場合、3〜5つの候補日を箇条書きにします。曜日や時間を詳細に書くと、相手との行き違いを防ぐことができるので、おすすめです。

5.結び

用件で提示した候補日がすべて都合の悪い場合を想定して、対応方法を記載します。

本文の終わりに、結びの挨拶として「よろしくお願いいたします。」と添えましょう。

6.署名

最後は、署名で締めくくります。署名は、 送信側の情報を相手が確認できるようにする ためのものです。次の情報を、箇条書きで記載しましょう。

日程調整メールの例文・テンプレート

日程調整メールにそのまま使えるテンプレートをご紹介します。さまざまなパターンごとに例文を載せているので、目的に合わせて活用してみてください。

候補日を提示する場合

 候補日を複数提示したうえで、都合がつかないときの対応方法を記載 しています。候補日があまりにも少なすぎると、メールのやりとりの可能性が増え、相手の負担が増えてしまいます。3〜5つを目処に提示しましょう。

候補日を尋ねる場合

基本的にこちらから候補日の日程を提示すべきですが、 相手に候補日を提示してもらう方がスムーズに日程調整ができるのであれば、先に相手から候補日を提示してもらいます。 ただし、想定しているよりも先のスケジュールを提示されたり、メールの回数が増えてしまったりする点に注意しましょう。

相手に候補日を提示してもらう場合、打ち合わせ場所と所要時間を正確に伝えるようにします。予定調整のイメージがしやすくなり、適切な候補日を提示してもらいやすくなるためです。

候補日が1日しかない場合

複数の関係者で打ち合わせを行う場合など、スケジュールに余裕がなく、候補日が1日だけになってしまうことも少なくありません。この場合、 候補日が少ないことにお詫びをしたうえで、相手の都合がつくかどうか尋ねます。 

日程を確定する場合

相手からの返信を受けて、日時の確定メールを送ります。 調整してもらったことに感謝を述べ、改めて決定日時と場所を送信 します。オンライン上で行う場合は、当日の参加URLや参加方法の案内をあわせて送るようにしましょう。

日程の再調整をお願いする場合

調整できないことに お詫びの言葉を述べつつ、新たな候補日をこちらから提示 します。メールのやりとりの回数を減らせるよう、3つ以上の候補日を提示しましょう。

予定された日程をキャンセルする場合

日程調整後に都合が悪くなることは、ビジネスの場ではよくあることです。 別の候補日を提示するのが基本ですが、どうしても外せない緊急の用事であればキャンセル せざるを得ないかもしれません。その場合、相手の立場を尊重した、丁寧な文面で対応しましょう。

お礼を送る場合

 確認の意味を込めて、打ち合わせの日時・場所を改めて記載 します。結びの言葉に当日の意気込みを添えることで、相手の期待値を高めるように締めましょう。

日程調整メールを送るときのポイント

日程調整メールを送るときのポイントは、次の4つです。

それぞれ詳しく解説します。

最小限のやりとりを意識する

日程調整メールは、こちらから提示した候補日で調整できれば、1往復で済むこともあります。 やりとりの回数が増えると返信の手間が増え、相手が煩わしく感じる ため注意しましょう。

 やりとりの回数を抑えるには、わかりやすい文章を書く のが重要です。都合の良い日程を調整するという目的を忘れず、文章を読んだ相手がすぐに日程調整できるようなメールを書くようにしましょう。

また、メールを送信する前に見直すことも習慣づけましょう。日時や場所が間違っていると、相手を混乱させる原因になります。また、氏名や会社名が間違っていると、相手を不快な気持ちにさせてしまいます。 必ず件名から署名まで、読み直す ようにしましょう。

複数の候補日を挙げる

日程の候補を提示する場合は、 3〜5つの候補日を提示 しましょう。

ひとつの候補日だけだと、相手の都合がつかないときに何回もやりとりを行う必要が出てきて、時間や手間がかかります。

基本的にスケジュールはこちらから提示しますが、もし相手に候補日を尋ねる場合、打ち合わせにかかる所要時間や場所を伝えて候補日を提案してもらいます。相手から提案された候補日では都合が悪いのであれば、再度こちらから候補日を提示しましょう。

必要に応じて電話での提案を行う

日程調整は、できるだけ短い時間で済ませるのが望ましいです。 日程調整が遅れてしまうと、相手に負担がかかります 。

もし相手からメールの返信がなければ、メールを見落としていたり、返信を忘れていたりする可能性があります。 反応がないときは、電話で提案 を行いましょう。

電話のタイミングは、 メール送信後の1〜2日後が目安 です。相手からのメールがないことを指摘するのではなく、メールがきちんと届いているか確認したり、相手からのメールをこちらが受信できていない可能性があることを示したりして電話をかけるのがおすすめです。

クッション言葉を活用するなど相手への感謝を示す

クッション言葉とは、そのまま伝えると不快な気持ちにさせてしまう可能性がある内容を、やわらかい表現で伝えるための言葉です。クッション言葉を使うと 相手への配慮を示す ことができ、メールでよく用いられる表現です。

クッション言葉には、次のような表現があります。

クッション言葉を使うと、相手へ感謝の気持ちを伝えつつ、スムーズなやりとりが可能です。

日程調整メールを送る際によくある疑問

日程調整メールを送る際によくある質問をまとめました。あわせて確認してみてください。

避けた方がいいフレーズはある？

命令口調で上から目線に聞こえるフレーズは、避けるべきです。例えば、「お願いします」や「○○してください」などの言葉は一見丁寧に思えますが、理由や目的を伝える前に使うときつい印象を与える可能性があります。

これらの言葉を使うときは、 やわらかい表現に変える のがおすすめです。「○○していただけると幸いです」「○○していただけますか」など、相手を尊重しておうかがいを立てるフレーズを用いましょう。

候補日を自分から挙げて失礼にあたらない？

すでに面談なども予定が決まっているのであれば、基本的に こちらから候補日を提示する のがマナーです。

ただし、相手に調整してもらう方が望ましいのであれば、相手に候補日を提示してもらいます。こちらの都合が悪い日を提示して、相手に日程を指定してもらうとスムーズにやりとりが進むでしょう。

日程調整のメールの書き方・テンプレートまとめ

日程調整メールは、やりとりの回数を最小限に抑え、相手を手間取らせることなく終わらせるのが理想です。できるだけわかりやすい件名や内容、そしてスピーディな対応を心がけましょう。

こちらから候補日を提示するのが原則ですが、相手から日程調整の打診を受ける場合もあります。今回の記事ではさまざまパターンをご紹介したので、ぜひメール作成の参考にしてみてください。