2025年7月17日

日程調整を行う際、こちらから提示できる時間に余裕がある場合は、目的や相手のことや状況を考慮した時間帯を提示したいものです。適切な時間帯を設定すると、会議や商談、イベントの質が上がります。

例えば、ゆっくり話したい商談であれば相手の業務が落ち着く時間帯を提示すると、お互いにとって有意義な時間を過ごせます。また、夕方は黄昏効果で思考力や判断力が鈍りやすいため、重要な決定をともなう会議は避けるなど、時間帯による心理的・生理的な影響も考慮しましょう。

この記事では、要件ごとのおすすめの時間帯や日程調整で時間帯を決める際のポイントを解説します。日程調整を効率化するツールも紹介するため、ぜひ参考にしてください。

【日程調整前に確認】要件ごとのおすすめの時間帯

 日程調整を行う前に、各イベントごとにおすすめの時間帯を確認しておきましょう 。最適な時間帯を提案すれば、イベントがスムーズかつ効果的に進む可能性が高まります。

例えば、打ち合わせや会議の場合は、参加者全員が活発に議論に参加でき、建設的な話し合いが期待できる時間帯を選びましょう。食後で眠気が出やすい13時頃は避け、集中力が持続しやすい10時頃や、脳が活発に動いている15時頃がおすすめです。

勉強会や研修の場合には、学習に集中できる環境を整えることで、研修効果の最大化を図れます。ゆとりをもって準備ができる14時〜16時、または業務の落ち着いた18時以降などの時間帯が良いでしょう。

社内の懇親会や取引先との会食であれば、仕事終わりで参加しやすい18時〜19時スタートがベターです。リラックスした雰囲気の中で、普段とは違った交流を深めることができるでしょう。

日程調整で時間帯を決める際のポイント

日程調整で時間帯を決める際のポイントを、以下の3つに分けて紹介します。

それぞれ見ていきましょう。

候補日時を決める際の基本とポイント

候補日時を決める際には、まず自分のスケジュールを確認したうえで、相手や開催場所の都合、会場までの移動時間など、さまざまな要素を考慮しましょう。

自分自身が予定の入っていない時間帯を提示する

日程調整をする際には、 まず、自分のスケジュールに空きがある時間帯を確認してください 。基本中の基本ではありますが、候補日時を提示したあとで別の予定が入っていることに気付き、再調整が必要となるケースは意外に多いです。

このような状況は相手に迷惑をかけるだけでなく、ビジネスパーソンとしての信頼を損ねるかもしれません。特に重要な商談や会議の場合、印象を大きく左右する可能性があります。

再調整の手間を防ぎ、スムーズに調整を進めるためにも、必ず事前に自分のカレンダーや手帳、スケジュール管理システムを確認し、確実に対応できる時間帯のみを提示しましょう。

ビジネスマナーの範囲で指定する

 日程調整で時間帯を提案する際は、原則として相手の営業時間内で指定するのがマナー です。

例えば、相手の始業が10時である場合、9時の面談や会議を提案するのは避けましょう。相手にとっては始業前の時間帯であるため、心理的な負担や特別な調整の手間をかけてしまいます。

また、たとえ相手から営業時間の具体的な情報提供がない場合でも、早朝や深夜といった常識的でない時間帯の提案は避けるべきです。「ビジネスマナー上ふさわしくない」と受け取られる可能性があり、プロフェッショナルとしての印象を損なうおそれがあります。

これらを踏まえて、一般的な営業時間である9時〜18時の範囲内で提案するのが良いでしょう。

相手の都合がつきにくい時間帯を把握しておく

 ビジネスにおける日程調整をスムーズに進めるには、先方が対応できない時間帯を事前に把握することをおすすめします 。

例えば、朝に部署での全体ミーティングや朝礼を行っている企業の場合、始業してすぐのタイミングは都合がつきにくいことが多いでしょう。

特にメールで日程調整を行う場合は、事前に対応不可の時間帯を把握すれば、何度もやり取りを重ねる必要がなくなり、双方の時間を有効活用できます。このような配慮により、少ないやり取りで日程が確定しやすくなります。

相手の日程を把握するには、相手企業のホームページで就業時間を確認したり、普段のやりとりの中で対応できる時間帯・対応できない時間帯を聞き出したりしましょう。

開催場所の都合を事前に確認する

 日程調整の際は、イベントを開催する場所の都合を把握したうえで時間帯を決めるのが重要 です。特に面談や会議の場合は、使用予定の会議室を利用できる時間帯を事前に把握しましょう。

使用可能な時間帯を把握せずに日程を提示してしまうと、当日になって「面談ができない」「会議室が使えない」といったトラブルが発生する可能性があります。その結果、スケジュールの再調整や関係者への再連絡といった手間が生じ、全体のスケジュールに影響を与えてしまいます。

また、開催場所によっては機材のセットアップや撤収のための時間が必要な場合もあるため、機器や資料の準備時間も考えましょう。

施設の利用ルールや予約状況もあわせて事前に確認すれば、スムーズな日程調整ができます。

移動が必要な場合は移動時間を考慮する

 レンタルホールや貸し会議室など、外部施設への移動が必要となる場合には、移動時間を十分に考慮した時間帯を提示しましょう 。

特に営業職の場合、一日に数件のアポイントメントを入れるケースも少なくありません。予定に遅れることのないよう、余裕を持った時間間隔を設定する必要があります。

なお、移動をともなうイベントの際には、朝の通勤ラッシュや夕方の帰宅ラッシュの時間帯を避けるのが望ましいです。

これらの時間帯を避けると移動がスムーズになり、参加者の心理的負担も軽減され、良好なコンディションでイベントに参加できるでしょう。

候補日時を提示する際のポイント

候補日時を相手に伝える際には、相手が判断しやすく、日程調整がスムーズに進むように提示するのが重要です。曖昧な表現を避け、複数の選択肢を用意し、具体的で選択しやすい提案を行いましょう。

相手が自分のスケジュールと照らし合わせて判断しやすくなり、スムーズな日程調整につながります。

具体的な時間帯を提示する

日程を提案する際には、「●日のお昼ごろはいかがでしょうか」「〇日の午前中で調整いたします」などの曖昧な表現は避け、具体的な時間帯を提示します。

時間の範囲がはっきりしないと、相手は「何時頃を指しているのか」が分からず、返答に迷ってしまうでしょう。例えば、「午前中」と言われても、すでに10:00〜11:00に予定がある場合、相手は自分のスケジュールとの調整のしようがなく、やむを得ず断られてしまうケースもあります。この場合、本来であれば調整可能だった時間を見逃してしまいます。

時間帯を提示する際には「〇月〇日（水）10:30〜11:00」や「〇月〇日（木）13:00〜14:00の間でいかがでしょうか？」といったように、 開始時刻と終了時刻を明確に提案しましょう 。曜日も併記することで、より親切で分かりやすい提案となります。

複数の候補を提示する

日程を提案する際に候補が一つしかないと、調整が難航する可能性が高まります。特に関係者が複数いる場合、それぞれの空き時間が異なるため、一つの候補では全員のスケジュールを合わせるのは難しいでしょう。

例えば、Aさんは10時から参加可能でも、Bさんは15時以降でないと都合がつかないといったケースが頻繁に発生します。このように、一つの候補では全員の都合を合わせられません。

 日程調整の際には、できるだけ3〜5つの複数の日程を挙げ、それぞれの日に複数の時間帯候補を提示しましょう 。

「A日の10時〜11時、B日の14時〜15時、C日の16時〜17時」のように、選択肢を複数用意すると、最も多くの関係者が参加可能な日時を効率よく絞り込めます。

最終調整する際のポイント

参加者からの回答が集まったら、最終調整の段階に入ります。基本的には決裁者のスケジュールを最優先しますが、候補日が複数ある場合は、自分にとって最も都合の良い日時を選んでも問題ありません。

最終調整では、関係者の重要度や自身の都合を総合的に判断して、最適な日時を決定しましょう。

意思決定が必要な場面では決裁者のスケジュールを優先する

 参加者から候補日についての回答が集まり、最終的な候補日の絞り込みを行う際には、決裁権を持つ人物の都合を最優先させます 。例えば、取引先への営業訪問であれば、先方の決裁者の回答を優先すると、直接面談の機会を得られるでしょう。

決裁者が会議に参加すれば、その場での意思決定や承認が得られ、さらなる商談の進展や契約締結につながる場合もあります。

反対に、決裁者が不在の会議では、重要な判断が先送りされ、プロジェクトの進行に遅れが生じるかもしれません。

社内会議やプロジェクト打ち合わせも同様に、最終的な承認や判断を担う上長の都合を反映した時間帯を設定すれば、意思決定のスピードを損なうことなく、効率的に進行できます。

自分にとって最も都合がよい時間帯を選ぶ

関係者の回答の結果、複数の日時が候補として挙がる場合もあります。 複数の候補日から最終的な日時を決める際には、自身の都合のよい時間帯を選ぶのも良いでしょう 。

例えば、取引先に挨拶に行く日を調整していた際、自身が単独で参加する日時と、上司と同行できる日時が候補として挙がってきたとします。この場合、上司とともに行動する日を選択すれば、取引先に上司を紹介でき、より良い関係構築につながるでしょう。

また、別の用事で先方の近くに行く予定が入っていた場合、その日を選択すれば、移動時間を短縮でき、一日全体を通じて効率的にスケジュールを組めます。

ただし、自分の都合を優先する際も、相手への配慮を忘れず、全体を考慮した判断を心がけましょう。

日程調整のアポの時間帯まとめ

時間帯を踏まえた日程調整を効率化する場合、専用ツールの活用がおすすめです。

「VIVIT LINK（ビビットリンク）」は、複数のメンバーでスケジュールを共有し、スムーズな日程調整が可能です。

VIVIT LINK（ビビットリンク）は、チームメンバーがそれぞれの予定を事前に登録できます。チーム全体のスケジュールを一括で確認できるため、個々に都合の良い日程・時間帯をヒアリングする手間が省けます。

また、 先方に候補日時を提示し選択してもらうだけで、日程調整が完了する機能も搭載 されているため、従来の煩雑なメールのやり取りは不要です。柔軟性のあるスケジューリングが可能となり、ビジネス効率の向上に大きく貢献します。

VIVIT LINK（ビビットリンク）は、 時間帯の最適化と調整業務の効率化を同時に実現できる 理想的なソリューションといえるでしょう。

時間帯の最適化と調整業務の効率化を同時に実現できるVIVIT LINK（ビビットリンク）