ZoomウェビナーはWeb会議で利用されているZoomミーティングのアドオン機能で、使い慣れたツールでウェビナーを開催できるため、多くの企業で利用されています。

Zoomウェビナーでセミナーや説明会などを成功させるためには、Zoomミーティングと違ったZoomウェビナー特有の機能を理解することが必要です。この記事では、Zoomウェビナーの使い方や設定方法を、ウェビナー前後に分けて解説します。

Zoomウェビナーの使い方【事前の設定】

実際にZoomウェビナーを使ってみましょう。まずは、ウェビナー当日までに行う設定を解説します。

有料プランの申し込み

Zoomウェビナーを使うには、 Zoomミーティングの有料プランへの申し込みをしたうえで、Zoomビデオウェビナーのアドオンを追加する 必要があります。100人から1万人までの定員によって月額費用が変わるので、自社が開催するウェビナーの規模にあわせて最適なプランを選択してください。

ホストは有料プランを契約しなければなりませんが、視聴者は無料プランでウェビナーに参加できます。

スケジュールの作成

Zoomの管理画面にある「ウェビナー」メニューから「ウェビナーをスケジュールする」をクリックして、ウェビナーの情報を入力していきます。入力項目は、次の通りです。

各種設定

メールやアンケートなど、参加者の満足度向上にもつながる重要な設定を行っていきます。

メール設定

ウェビナーへの参加登録後の確認メールやリマインダーメールなど、Zoomから送信されるメールの設定をします。確認メールでは件名や本文などを一部修正でき、リマインダーメールではメールの送信タイミングや文章の編集も行えます。

さらに、ウェビナー後のお礼メールや、参加できなかった方へのフォローメールの送信も可能です。メール機能をうまく活用することで、参加者との信頼関係を深める、参加予定者の取りこぼしを防ぐといったことが期待できます。

ブランディング設定

ブランディング設定ではロゴやバナーの追加が可能で、 他社との差別化によって参加意欲の向上につなげられます 。

Zoomの管理画面から「ウェビナー」をクリックしたら、ブランディング設定をするウェビナーのタイトルを選択し、「ブランディング」タブをクリックします。ブランディングで設定可能な項目は、次の5つです。

投票/アンケートの設定

 視聴者との双方向のコミュニケーションを行って、ウェビナーに積極的に参加してもらえる ように、投票やアンケート機能を設定しましょう。

投票機能は、「投票/アンケート」タブを選び、投票エリアの右側の「追加」ボタンから設定します。複数の質問を設定可能です。

アンケート機能は「投票/アンケート」タブの「＋新規アンケートを作成」から設定できます。

質疑応答の設定

視聴者がパネリストに質問するのに必要な機能です。

「質疑応答」タブから質疑応答に関する設定を具体的に行えます。次の項目を設定可能です。

出席者・パネリストの招待

 パネリストは視聴者と別に、専用の参加URLやその他の参加情報が記載された招待メールを受け取る必要があります 。パネリストは出席者数にカウントされませんが、ウェビナーの定員によって制限を受けることがあります。

 出席者は視聴のみの参加者 のことです。スケジュールの作成の際に登録不要にしている場合、出席者の参加URLは共通になります。登録が必要な場合、登録フォームに記入をした後に参加URLが記載されたメールを受け取ります。

出席者を登録に招待する方法は、次の3つです。

レポートの生成

 パフォーマンスを測定するために、ウェビナー開催前後にレポートを生成できます 。

事前登録者のリストや参加者の入退出時間、ウェビナーでの質問と回答、投票結果、アンケートの結果をCSV形式で出力して、詳しい分析が可能です。

ナビゲーションメニューから「レポート」をクリックし、ウェビナーを選択します。検索するレポートの種類を選んだ後、該当のウェビナーを検索して、CSVレポートを生成してください。

ウェビナー開始前にレポートを生成した場合、ウェビナー中に収集したデータを反映するために、レポートを再生成する必要があります。ウェビナー中は、投票が終了したタイミングで投票レポートだけを生成できます。

Zoomウェビナーの使い方【ウェビナー中の操作方法】

つづいて、ウェビナー中に行う操作方法を説明します。開始の仕方からチャットやQ&Aで参加者とコミュニケーションをとる方法までご紹介します。

ウェビナーの開始

ウェビナーを開始する方法は複数あります。

録画（手動）

注意事項の説明などウェビナーの冒頭をカットして記録したい場合、 手動で録画を開始できます 。録画を開始する際、クラウド上に保存するかローカルに保存するか選択可能です。

操作方法は、録画を始めたいポイントで画面下部にある「レコーディング」をクリックするだけです。クラウド上に保存する場合は「クラウドにレコーディング」、ローカルに保存する場合は「このコンピュータにレコーディング」をクリックします。

ウェビナーが終了すると自動で録画が止まりますが、 「レコーディングを停止」をクリックすると好きなタイミングで停止できます 。クラウド上に保存している場合はWebポータルサイトの「記録」から、ローカルに保存している場合は指定のフォルダから映像の確認が可能です。

投票を開始する

 事前に用意した投票を、視聴者やパネリストに実施します 。

まず、ウェビナーコントロールから「投票」ボタンをクリックしましょう。複数の投票を用意した場合は開始したい投票を選択します。パネリストの投票を許可する場合、オプションから選択してください。

「開始」をクリックすると投票が始まり、「投票を終了」をクリックすると投票が停止します。ホストは投票結果をライブで確認でき、投票終了後はWeb上でも結果の確認が可能です。「結果を共有」をクリックすると参加者に投票結果を共有できます。

出席者の権限変更

参加者やパネリストの権限を変更できます。 パネリストを共同ホストに昇格させたり、参加者をパネリストに昇格させたりできるほか、パネリストを参加者に変更することも可能 です。

パネリストの権限を変更するには、パネリストの名前にカーソルを当てて「詳細」をクリック。「共同ホストにする」や「ロールを参加者に変更」をクリックすると、パネリストのステータスが変更します。

出席者の場合も同様です。出席者の名前にカーソルを当てて「詳細」をクリックし、「パネリストに昇格」を選択します。

Q&A

Q&A機能では、 参加者がウェビナー中に質問を投稿したり、ホストやパネリストが投稿された質問に回答できたりします 。

ウェビナーコントロールから「Q&A」をクリックし、回答する質問を探します。ウェビナー中に直接答える際は「ライブで応答」、回答を入力する場合は「回答を入力」をクリックしてください。回答を入力するとき、質問を投稿した視聴者にのみ回答するのであれば、「プライベートに送信」にチェックを入れてから「送信」をクリックします。

質問を却下することも可能です。却下したい質問の「…」（3点リーダー）から「却下」をクリックします。

チャット

ウェビナーコントロールの中央にある「チャットします。」をクリックすると、画面右側にチャット画面が表示されるのを確認してください。

チャットができるようになったら、「宛先」の右にある青いボタンをクリックして、チャットの宛先を変更します。宛先はホストとパネリスト、全員、またはパネリスト個人から選べます。

メッセージを入力してEnterキーを押すと、メッセージの送信が完了です。

チャット画面を表示していないときにメッセージを受信すると、画面下部に通知が表示されます。

Zoomウェビナーの使い方まとめ

Zoomウェビナーは他のウェビナーツールよりもコストが安く、ウェビナーに必要な機能も備わっています。Zoomは知名度があり、参加者も普段使っているツールでウェビナーを受講できるため、参加までのハードルが低くなりやすいメリットがあります。

Zoomウェビナーでは細かい設定や操作が必要です。この記事を参考にして、満足度の高いウェビナーを開催できるようにしていきましょう。