2025年1月23日

ビジネスシーンでは、複数人の予定を調整する場面が珍しくありません。Googleスプレッドシートは、日程調整によく活用されるツールのひとつです。

本記事では、Googleスプレッドシートを使った効率的な日程調整の方法を解説します。また、この手法のメリットや、注意点についても見ていきましょう。

Googleスプレッドシートで日程調整する方法

Googleスプレッドシートを使用した日程調整は、以下のような手順で作成します。

ここでは、それぞれの手順について解説します。

1.スプレッドシートを立ち上げる

最初にスプレッドシートを立ち上げます。

Googleドライブを開き、左上の「新規」ボタンをクリックし、表示されるメニューから「Googleスプレッドシート」を選択してください。

シートが作成できたらタイトルを設定します。その際、他のシートと混在しないように注意しましょう。

タイトルは、画面左上の「無題のスプレッドシート」をクリックして変更できます。 一目で内容がわかるよう、以下のような具体的なタイトルをつけることが望ましい です。

2.シート上に日程調整表を作成する

スプレッドシートを立ち上げたら、次は実際に日程調整表を作成しましょう。この過程は、4つのステップで進めます。

各ステップの手順を紹介します。

2-1.枠組みをつくる

 表の枠組みは、作成したい範囲を指定してメニューの「田」アイコンをクリックすると、簡単に作成できます 。

2-2.候補日と参加者を入力する

枠組みを作成したら以下の情報を入力します。

 必要に応じて以下の情報も追加すると便利 です。

2-3.プルダウン設定をする

 出席と欠席のステータスは、プルダウンを使って「〇」「×」で選択できます 。その際の手順は以下の通りです。

プルダウンで設定できれば、参加者が簡単に出欠を入力でき、入力ミス防止にもつながります。また、統一された形式でデータが収集されるため、その後の集計も簡単です。

2-4.関数を設定する

 関数を設定することで、候補日に「〇」がついた数を自動でカウントできます 。関数は以下の手順で設定できます。

設定したセル（例：B10）の右下をクリックしたまま、C10列以降のセルにドラッグすれば、同様の関数が自動で入力されます。

3.シートを参加者へ共有する

 日程調整が完了したら、スプレッドシートを参加者へ共有します 。シートの共有の手順は以下の通りです。

この設定を行うことで、シートのURLを知る人全員がシートにアクセスして記入できるようになります。

4.参加者の入力内容をもとに日程を決める

スプレッドシートを共有したら、参加者に「〇」や「×」で参加可否を記入してもらいます。 全員の入力が完了したら、参加者全員の都合を見て、なるべく多くの人が参加できる日時を選択します 。

全員の参加が難しい場合は、プロジェクトリーダーやクライアントなど重要な参加者のスケジュールを優先しましょう。必要に応じて、別の候補日も確保することも大切です。

Googleスプレッドシートで日程調整するメリット

Googleスプレッドシートを使用した日程調整には以下のようなメリットがあります。

一つずつ見ていきましょう。

リアルタイムで更新・確認できる

Googleスプレッドシートでは、複数のユーザーが同時に日程を確認し、入力や更新ができます。そのため、 参加者全員が最新情報をリアルタイムに更新・確認できる点がメリット です。

エクセルファイル等を使用した日程調整では、複数人が同時に一つのファイルにアクセスできません。しかし、Googleスプレッドシートであれば、ほかの参加者が入力し終わるまで待つ必要がありません。

さらに、Googleスプレッドシートは内容を変更した際に通知が届く機能もあります。この機能を活用すれば、ユーザー間で変更情報を共有しやすく、日程調整もスムーズに進みやすくなるでしょう。

操作の自由度が高くカスタマイズしやすい

 Googleスプレッドシートは、上述したプルダウン設定をはじめとした機能が搭載されており、操作の自由度が高い です。

例えば、表の項目もユーザーに合わせて柔軟にカスタマイズできます。この特徴を活かせば、単なる日程調整だけでなく、会議の議題や準備物、参加者の役割分担など、独自の項目を含んだスケジュール表も作成可能です。

また、PCの操作に不慣れな人でもテンプレートを利用して簡単に表を作成できます。関数を使える人であれば、高度な機能を実装することも可能です。

導入・運用コストがかからない

 Googleスプレッドシートは、Googleアカウントさえあれば、誰でも無料で利用できます 。導入や運用にコストがかからないため、予算が限られたプロジェクトやイベントの運営にも有効です。

Googleスプレッドシートで日程調整する際の注意点

Googleスプレッドシートは便利なツールですが、使用時には以下のような注意点もあります。

それぞれ見ていきましょう。

シートのURLは慎重に取り扱う

スプレッドシートの共有設定では、URLを知っている人全員に編集権限を付与できます。この機能は一見便利ですが、 URLが関係者以外に広まると、シートの悪用されたり、関係者以外からいたずらされたりするリスクがあります 。

ほかにもスプレッドシートのURLが流出すると以下のようなリスクがあります。

スプレッドシートのURLの共有する際は、必要最小限の関係者に限定するなど、慎重に取り扱いましょう。

Googleアカウントがなければ新規に取得する

スプレッドシートを利用するには、Googleアカウントを持っていることが前提となります。 もし、Googleアカウントをもっていない場合は、新規でアカウントを取得する必要があります 。

企業や組織によっては、セキュリティ保護の観点から新規にGoogleアカウントの作成を認めない場合も少なくありません。気になる人は事前にGoogleアカウントの設定が可能かどうかを確認しておくと安心です。

日程調整ならVIVITLINK

Googleスプレッドシートを活用すれば、より効率的に日程調整を行えます。プルダウンメニューや関数を設定することで、効率的に出欠を集計しやすくなるため、導入する際は今回紹介した内容を参考にしてみてください。

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