Microsoft 365（Office365）で日程調整を行う方法を徹底解説
Microsoft 365は、日程調整にも活用することができます。Microsoft 365に含まれる「Outlook」や「Teams」を使えば、これまで日程調整に費やしていた時間や労力を、大幅に削減することができるでしょう。
この記事では、Microsoft 365を活用して日程調整を行う方法を詳しく解説しています。それぞれの手順と連携に適したツールもまとめているので、合わせてご覧ください。
- Microsoft 365で日程調整する方法と手順
- Microsoft 365との連携に最適なツール
- 日程調整を自動化するツール
Microsoft 365（Office365）で日程調整を行う方法
まずは、Microsoft 365の「Teams」と「Outlook」を利用した日程調整の歩法を、それぞれ紹介します。メンバーやチームに合わせたツールを活用してみましょう。
Teamsを活用した日程調整方法
Teamsを活用した日程調整には、Teamsのみで行う方法と、ほかのアプリと連携させて利用する方法があります。それぞれ見ていきましょう。
Teamsのカレンダーから日程調整を行う方法
Teamsのカレンダーを利用して日程調整する手順は以下のとおりです。
- Microsoft Teamsを開く
- グループまたは1on1のチャット画面から「会議をスケジュールする」をクリック
- 左側のメニューからカレンダーを選択し、画面右上の「新しい会議」ボタンをク押す
- 作成フォームにてWeb会議の日時を入手
※ メンバーが出席可能な時間を見つける「スケジュールアシスタント」の活用もおすすめ - 入力が済んだら「保存」をクリック
アンケート作成アプリ「Forms」を活用する方法
画像引用元：Microsoft Forms Microsoft Forms
Microsoft Formsはアンケートが簡単に作成できる機能で、日程調整にも活用できます 。
アンケートにコメント欄を設置すれば、メンバーが日程に参加できない理由を入力することもできるので試してみてください。
事前にTeamsとFormsを連携し、日程調整を行うメンバーでチームを作成しておきましょう。Formsで日程調整を行う手順は以下のとおりです。
- Teamsでチームを選択し、チャンネル上部から「+」タブを選択
- アプリの中から「Forms」を選択
- 「チームが編集できる共有フォームの作成」で任意のフォーム名を入力
- フォームに質問や候補日時を入力してアンケートを作成
以下のMicrosoft Forms公式ページから、上記の歓迎会フォームを複製して独自のフォームとして使用することも可能です。
Outlookを活用した日程調整方法
Outlookでは、スケジュールアシスタント機能や、投票機能を用いて日程調整を行うことが可能です。それぞれの手順を見ていきましょう。
「スケジュールアシスタント」機能を使用した日程調整方法
画像引用元：Outlook Support Outlook Support
Outlookでの日程調整は、使用する会場や会議室の登録もできるため、ダブルブッキングを防げて便利 です。
スケジュールアシスタント機能を利用した日程調整の手順は以下のとおりです。
- Outlook「予定表」から「新規作成」をクリック
- スケジュールアシスタントを選択
- メンバーを選択し、空き時間を確認
- 最適な候補日時を指定
- 予約を完了
Outlookの投票のスケジューリング機能
投票機能を使ってスケジューリングを行うこともできます。 候補日時をメールで参加者に送信し、投票してもらう ことでスムーズな、日程調整が可能です。
Outlookの投票機能による日程調整の手順は以下のとおりです。
- Outlookから「新しいイベント」を選択
- 招待する人を追加して「投票のスケジューリング」を押す
- 候補日時、時間枠を決める※複数選択可
- 投票内容を作成し終えたら、表示された送信画面に従ってメールを送る
補足：単に自分の予定表を共有したい場合の設定方法
お互いの日程調整ではなく、相手に自分のスケジュールを共有したいだけの場合は、Outlookの共有機能を活用しましょう 。
Outlookには、標準機能として、予定表を共有できる機能があり、共有相手がメールを承諾するとスケジュール共有ができるようになります。
予定の共有方法は以下のとおりです。
- 「ホーム」タブから 「予定表の共有」 を選択し、共有する予定表を選ぶ
- 「メールアドレスまたは連絡先名の入力」に共有相手を入力
※ 名前が一覧表示される場合はそこから選択可 - アクセスの許可レベルをドロップダウンから選択し、「共有」をクリック
※複数人追加する場合は、2～3の手順を繰り返す
Microsoft 365（Office365）で日程調整するならVIVIT LINKとの連携が便利
これまで紹介した方法は便利ですが、一人ひとりのスケジュールをそれぞれ確認したり、アンケート用のフォームを立ち上げたりする必要があるため、時間や手間がかかります。
また、普段Outlookを利用していない外部との日程調整には基本利用できないという難点もあり、うまく活用できないケースも少なくありません。
Microsoft 365での日程調整を効率化したいなら、専用の日程調整ツールを導入し、連携する方法がおすすめ です。
「VIVIT LINK（ビビットリンク）」は、Outlookと連携して日程調整の完全自動化を実現するツールで、メンバーの空き時間を自動で抽出してくれるので、煩わしい日程調整の手間や作業にかかる時間を大きく削減できます。
相手にURLを送るだけで日程調整が完了し、日程がマッチングした場合には通知が受け取れるので、スピーディーに日程が決められます。
日程調整が完了したら、Microsoft Teamsの会議URLが自動発行されるので、いちいち会議URLを発行する必要もありません。
1件あたりの日程調整に約20分かかっていたものが、30秒に削減されたケースもあり、 スケジュール調整の負担軽減が期待できます。
Microsoft 365（Office365）で日程調整を行う方法まとめ
普段利用しているMicrosoft 365のOutlookやTeamsを活用することで、面倒な日程調整がスムーズに行えるようになります。
それぞれにスケジュール調整機能がありますが、別途アプリやツールを連携させることで、さらに便利に活用できるでしょう。
チーム利用に最適な 日程調整ツール「VIVIT LINK」 は、Microsoft 365だけでなく、Google Meet、Chatwork、Slack、Zoomなど、ご利用のツールと連携して日程調整を自動化します。
3者間以上の日程調整に最適な機能を搭載しているので、チームや外部とのスケジュール調整にも困りません 。
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