2024年10月4日

「日程調整に追われて本来の業務が進まない」
「確認メールやURLの発行が面倒」

日程調整について、上記のような悩みをお持ちではないでしょうか。

会議や打ち合わせの日程調整は、参加人数が多くなるほど手間が増えるものです。日程調整や確定後の対応作業のために、メイン業務が滞ってしまうのは好ましくないため、作業の効率化を検討しましょう。

この記事では、日程調整を効率化する方法やアイデア、ツールなどを紹介していきます。

日程調整を効率化する方法・アイデア

日程調整の効率化を図る方法やアイデア、便利な機能やツールなどを紹介していきます。ぜひ活用してください。

急ぎの場合以外で電話は使わない

電話で日程調整をした場合は、メモの取り忘れや日程を間違える可能性があるため、齟齬が生じないようメールでも内容を確認する必要があります。

しかし、一度の日程調整のために電話とメールを利用するのは手間がかかり、効率が良いとはいえません。

メールは、電話と違って複数人に宛てて一斉に連絡できるうえ、テンプレートも使用できるので、余計な手間を省くことができます。

そのため、 緊急の場合を除き、最初から電話ではなくメールで日程調整をした方が、スムーズで無駄のないやり取り になるでしょう。

メールの内容はわかりやすく返信しやすいものにする

先方には、日程調整のメール以外にも、さまざまなメールが届いています。

大量のメールの中に埋もれてしまうと、返信が遅くなり日程調整が後ろ倒しになってしまう恐れがあります。以下の例のように 一目で内容が分かる件名をつける とやり取りがスムーズです。

件名が「お世話になります。〇〇です」では、メールの重要性を感じられないため、後回しにされかねません。

件名には、メールの内容を簡潔に記載し、本当に必要であれば【重要】【至急】といった言葉を付け加えるのもよいでしょう。

また、本文は以下のように「端的に分かりやすく書く」ことを意識すると、相手に読んでもらえる可能性が高くなります。

「〇〇の日程調整の件です」のように、何についての連絡なのか分かるよう、トピックを冒頭に提示しましょう。

なくても意味が伝わる言い回しは削ったり、箇条書きを使用したりすると、すっきりしてわかりやすい文章になります。

メールの文面はテンプレートを用意しておく

会議や打ち合わせの日程調整メールは、ある程度型が決まっているため、 テンプレートを用意して使い回す と便利です。

毎回メールを打ち込むのは手間がかかります。たとえ一通一通が短い文章だったとしても、積み重なれば結構な時間になってしまいます。

OutlookやGmailには、メールテンプレートを挿入できる機能があるので、積極的に活用しましょう。

一度テンプレートを作っておけば、あとは加筆・修正するだけなので、文章に悩む時間と作業時間を削減できます。

辞書登録機能を活用する

 よく使う言い回しを辞書に登録しておく と、メールの作成スピードが上がるのでおすすめです。

作業効率を良くするため、テンプレートと合わせてデバイスの辞書機能も活用しましょう。

Googleの機能を活用する

 Googleには、「Googleカレンダー」や「Googleフォーム」といった、日程調整に使える機能がある ので、活用しましょう。

Googleカレンダーの「予約スケジュール機能」は、一対一の打ち合わせや会議のスケジュール管理におすすめで、Google Workspaceユーザーであれば無料で利用できます。

一方、Googleフォームはアンケート形式がとれるため、複数人の日程調整におすすめの機能です。

日程調整用のアンケートフォームを作成、共有すれば、参加者が都合のよい日程を選択するだけで、簡単に日程調整のアンケートがとれるので便利です。

Outlookの機能を活用する

Outlookの「スケジュールアシスタント」機能でも、日程調整が可能です。

 スケジュールアシスタントなら、事前に登録した会議室の使用状況や、相手のスケジュールを確認しながら日程を決められる ため、効率的に日程調整が行えます。

また、外部の日程調整ツールと連携させて使用することで、Outlookカレンダーへの自動登録や社外との日程調整など、より便利に活用することが可能になります。

普段、業務で使うツールとしてExcelを活用する例も挙げられますが、Excelは表計算ソフトであるため、日程調整とはあまり相性が良くありません。

日程調整にはExcelではなく、Outlookと連携できる別のツールを使うのがおすすめです。

本格的に効率化に取り組むなら日程調整ツールを導入する

本格的に日程調整の効率化を図るなら、「日程調整ツール」を導入するのが望ましいでしょう。

 日程調整ツールとは、従来電話やメールで行っていた日程調整を自動化してくれるシステム のことで、導入によりスケジュール管理の効率化を実現します。

今までメールでやり取りしていた内容も、日程調整ツールを使えば、たったの2ステップで完了です。

また、空いている日程を自動で抽出するので、 カレンダーを見ながら自分で候補日を選定する必要もありません 。

オンラインミーティングの場合は、日程確定時に当日のURLが自動で共有されるほか、以下の操作も自動で行われます。

 日程調整時に発生する細かなタスクをツールがまとめて処理してくれる ので、劇的に効率が良くなるでしょう。

機械的に処理できる部分は、ツールにすべて任せられるので、ヒューマンエラーやケアレスミスも軽減します。

そのため、 アポの数が多いチームや企業ほど、日程調整ツールを導入するメリットは大きい といえます。

日程調整を効率化したいならVIVITLINKがおすすめ

日程調整ツール「 VIVITLINK（ビビットリンク） 」は、3者間以上の複数人で行う日程調整にも対応しているため、 ビジネスやチーム利用におすすめ です。

電話でのやり取りや、 確認メールの送信などで20分/1件かかっていた日程調整が、VIVITLINK導入後には30秒/1件に短縮される ため、大幅な作業時間の削減が可能になるでしょう。

 「VIVITLINK」を導入することで、日程調整にかかる時間や手間を減らし、営業活動や採用活動といったメイン業務に時間を割けるようになります 。

以下の記事では、「VIVITLINK」の導入によって、営業担当者様1人につき「1日あたり1時間以上の生産性向上」を実感している企業様の声を紹介しています。合わせてご覧ください。
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