2023年4月19日

ウェビナーの開催前後に送る招待メールやリマインダーメールなどの各種メールは、適切な内容やタイミングで送ることで開封率や参加率の上昇が見込めます。

Zoomウェビナーには各種メールを編集する機能があり、外部ツールを利用しなくてもユーザーに対してメールでアプローチが可能です。

この記事では、Zoomウェビナーの招待メールなど各種メールの設定方法と、メール作成のポイントを解説します。出席率や満足度の向上を考えるウェビナー担当者の方は、ぜひ最後までお読みください。

Zoomウェビナーとは？機能やZoomミーティングとの違いも紹介Zoomウェビナーの使い方！ウェビナーを開催するための設定・操作方法

Zoomウェビナーの各種メールの設定・編集方法

Zoomウェビナーでは、「メール設定」から各種メールの設定が可能です。設定を行うには、次の前提条件が必要です。

「メール設定」には、次の手順で行くことができます。

1. Zoomウェブポータルにサインイン
2. ナビゲーションメニューから、「アカウント管理」→「ウェビナー設定」の順にクリック
3. 下にスクロールして、「メール設定」セクションを表示

「メール設定」から設定を編集できるメールの種類は、次のとおりです。

• パネリストへの招待メール
• 登録者への確認メール
• 参加者・パネリストへのリマインダーメール
• 参加者・欠席者へのフォローアップメール

ここでは、それぞれのメールの特徴について解説します。

なお、集客につながるウェビナー案内メールの書き方は、こちらの記事をご覧ください。
ウェビナーの案内メールの書き方とポイントをテンプレート付きで解説！

パネリストへの招待メール

ウェビナーのホストが追加された後、 パネリストに招待メールを送るかどうか を設定できます。講師を招待している場合、チェックボックスをオンにすると良いでしょう。

登録者への確認メール

ウェビナーに登録したユーザーに対して、 申し込みができたことを伝えるメールを送るかどうか 設定できます。メール送信のオン・オフ、件名の編集、本文の最初と最後にテキストを追加可能です。

個別にお礼メールを送るのであれば、チェックをオフにしておきましょう。

Zoomウェビナーでは、招待URLを発行する前に、事前登録のプロセスを加えることが可能です。設定方法はこちらの記事で詳しく解説しています。
Zoomウェビナーの事前登録とは？必須のウェビナーの設定方法を解説

参加者・パネリストへのリマインダーメール

ウェビナーの予定を思い出してもらうためにメールを再送信することを、リマインダーメールと呼びます。ウェビナーは対面のセミナーよりも参加のハードルが低い一方、参加の申し込みを忘れてしまうことがよくあります。そのため、ウェビナーを開催する際はリマインダーメールを送るようにしましょう。

Zoomウェビナーでは、 リマインダーメールを送信するかどうかと、送るタイミング（1時間〜1週間前）の設定が可能 です。

参加者・欠席者へのフォローアップメール

フォローアップメールとは、申込者のアフターフォローを行い、 ウェビナーの満足度を高める ために送るメールです。申込者の次のアクションを促すために送信することもあります。

Zoomウェビナーでは、 出席者と欠席者のそれぞれに送信するかどうか、いつ送信するかなど を設定できます。

Zoomウェビナーの各種メール作成・送信のポイント

Zoomウェビナーの各種メールには、どのような内容を盛り込めば良いでしょうか。ここでは、開封率や参加率を高めるために押さえておきたいポイントを、メールのタイプ別に解説します。

登録者への確認メール

登録者への確認メールに盛り込みたい内容は、次の3つです。

Zoomウェビナーにはアカウントを作成しなくても招待URLだけで参加できますが、ウェビナー当日までにアプリをダウンロードしてもらわないと、ウェビナーに参加してもらえなくなるかもしれません。事前にダウンロードする方法を詳しく案内しておくと良いでしょう。

確認メールの段階で、ウェビナー当日に使用する資料を事前に共有しておくのもおすすめです。ウェビナーでどんな内容を受講できるかわかり、受講者の参加意欲が高まります。

また、ウェビナー当日の注意点など、参加するにあたってお願いしておきたいことを事前に共有すると良いでしょう。マイクをオフにして参加してもらうなど、ウェビナーをスムーズに進行するために必要なポイントを検討し、メールに記載します。

確認メールで重要なのは、 詳細な情報を伝えて参加者の疑問点を解消する ことです。不安を取り除くと、参加意欲の向上や出席率の増加などが期待できます。後ほどご紹介するリマインダーメールと組み合わせると、さらに出席率の改善を期待できます。

リマインダーメール

ウェビナーの申し込みから当日まで長く空いてしまうと、申し込みをしたこと自体忘れてしまうかもしれません。出席率を上げるために、リマインダーメールを送って参加申し込みしたことを思い出してもらいます。

リマインダーメールは、ウェビナーの 1〜2週間前、3日前、直前の3回送る のがおすすめです。参加を促しながらも、ユーザーが不快に感じないようにアプローチできる送信頻度です。メールが開封されやすい通勤中やランチ後の時間帯を狙うと、開封率の上昇を狙えます。

リマインダーメールの 件名は、ウェビナーのタイトル を入れるようにしましょう。参加者は企業名や担当者名ではなく、ウェビナーのタイトルでセミナー開催を覚えている可能性が高いからです。

 開催日時や招待URLの他、登録者への確認メールで送った内容を再度記載 するのも忘れないようにしましょう。

フォローアップメール

ウェビナーが終わったら、申し込みをした人全員に対してフォローアップメールを送ります。フォローアップメールは、参加者の記憶に残っている ウェビナー当日中に送る と印象に残りやすく、開封率の上昇が期待できます。

出席者へのフォローアップメールには、 参加してくれたことに対するお礼やアンケート、別開催のウェビナーの案内、自社の商品やサービスへの案内 を盛り込みましょう。出席者に対するフォローアップメールは、企業名で送るよりも講師のメールアドレスで送信した方が開封率の上昇を見込めます。

参加者特典として、ウェビナー当日に使用した資料や見やすく編集した録画データを添付すると、より内容が深まるでしょう。

欠席者へもフォローアップメールを送ります。当日欠席したとはいえ、一度興味を持って申し込みをしているため、次回のウェビナーの案内をすると参加してくれる可能性があるからです。次回のウェビナーの案内や今回開催したウェビナーのテーマに近いホワイトペーパーなどの資料を添付するのがおすすめです。

Zoomウェビナーの各種メールの設定方法まとめ

Zoomウェビナーには招待メールやリマインダーメールなどを送信する機能がデフォルトで備わっています。メールの内容や送信タイミングは出席率や満足度の向上に影響を与えるため、適切にアプローチするのが重要です。

この記事を参考にしてZoomウェビナーの各種メールを編集し、より充実したウェビナー開催を目指してみてください。

失敗しないウェビナーの構成のポイントを紹介！