ウェビナーを開催する際はメールなどで顧客に案内を送りますが、メールの内容によって集客の効果が大きく左右されます。

この記事では、ウェビナーの案内メールの基本的な作り方を解説します。相手の興味を引く案内文の作り方やテンプレートもご紹介しますので、自社のウェビナーにぜひ活用してください。

ウェビナーの案内メールの基本的な構成

ウェビナーの案内文には、基本となる構成があります。顧客の興味を引き、ウェビナーに参加したくなるような案内メールを作成するには、各構成のポイントを押さえることが重要です。

件名や宛名

ウェビナーの参加を検討しているターゲットは、他社からも多くのメールを受け取っています。 多くのメールの中からウェビナーの案内に気づいてもらうために、メールの件名を工夫 しましょう。顧客の注意を引きつけるタイトルにして、ウェビナーの案内ページへのアクセス数を増やします。

件名の冒頭にキーワードを入れる、トレンドや具体的な数値を盛り込むなど、顧客が自分に関係があると感じて、思わずメールを開いてしまうような件名を意識しましょう。

また、宛名は省略せずに記載します。顧客の会社名や部署名、役職名、氏名をもれなく記載して、相手に好印象を与えましょう。同様に、主催側の情報も省略せずに記載することをおすすめします。

挨拶文・リード文

本文のはじめに、挨拶文を記載します。

挨拶文は、案内メールを開封した顧客がはじめに読む部分です。ウェビナーの内容や魅力を記載して、ウェビナーに興味を持ってもらえるようにします。

ウェビナーの概要を分かりやすく伝えるために、次の内容を盛り込みましょう。

ウェビナーのターゲットを具体的にして、ウェビナーで得られるノウハウやメリットを記載します。

また、講師の紹介も重要です。顧客が講師を知らない場合、わざわざ時間を割いてウェビナーに参加する価値があるのだろうかと考えるものです。講師の経歴や実績を具体的に示すことで、顧客の期待を高められます。

ウェビナーの詳細情報

ウェビナーの詳しい情報は、箇条書きにして簡潔に伝えます。具体的には、次のような内容を記載しましょう。

当日のタイムスケジュールは詳細に伝えましょう。ウェビナーの参加者の中には、前後の予定がある人もいます。 タイムスケジュールを具体的に記載すると、参加者は当日の予定を立てやすくなります 。

また、ウェビナーの内容が分かれば参加意欲の向上にもつながるため、タイムスケジュールは時間と内容をセットで記載するのがおすすめです。

申し込み方法

参加申し込みが必要なウェビナーの場合、申し込み方法を記載します。申し込み方法は、なるべく簡単なものがおすすめです。

ウェビナーで使うツールによっては、参加者がツールをインストールしたりアカウントを作成したりする必要があります。知名度が高いZoomであっても、パソコンに慣れていない方にとっては、インストールや初期設定は大きな負担です。その結果、ウェビナーへの参加意欲をなくしてしまう可能性もあります。

ウェビナーの内容に興味を持った参加者がスムーズに申し込めるように、 案内メールには、QRコードやWebサイトへのリンクをひとつだけ記載 します。参加までの導線はなるべくシンプルに設計しましょう。

より分かりやすく引きのあるウェビナーの案内文を作るコツ

メールを読んだだけで参加したくなるようなウェビナーの案内文を作るには、いくつか押さえておきたいポイントがあります。ここでご紹介するコツを盛り込んで、より多くの参加者を集めましょう。

ウェビナーのターゲットを明確にする

ウェビナーの内容が素晴らしいものであっても、ターゲットが曖昧なままでは、顧客に自分ごとと思ってもらえません。参加する意欲もわかないでしょう。

 ウェビナーの案内メールでは、ターゲットが誰なのか一目で分かるようにするのがポイント です。ターゲットが決まれば、ウェビナーの内容や案内文の文体、Webページや広告のデザインも決めやすくなります。

例えば、同じテーマのセミナーでも、初心者向けと上級者向けではコンテンツも変わってきます。ウェビナーのターゲットを具体的にした上で詳細を決めていきましょう。

参加するメリットを書く

ウェビナーを受講するメリットを案内文に記載することも重要です。

ウェビナーで得られるスキルやノウハウを伝えることで、案内文を見た顧客はウェビナーに参加したいという気持ちが強くなります。参加者の立場になって、受講のメリットを具体的にすることが大切です。

 インターネットでは得られない問題の解決方法や、業界のプロから活きた情報を得られるウェビナーであると分かっていれば、顧客は参加するメリットを強く感じます 。大切なのは、自社が提供できることではなく、参加者が得られるメリットを訴求することです。

ウェビナーのゴール設定をする

ウェビナーに参加した後に、顧客がたどり着けるゴールを設定します。ウェビナー参加後の自分の姿を想像しやすくなることで、参加率の向上につながります。

ただし、 ウェビナーのゴールは、ウェビナーの時間内で現実的に到達可能なものを設定 しましょう。情報量が多すぎたり、内容が難し過ぎたりすると、参加者が途中でついていけなくなる可能性があります。

判断材料を提供する

案内状には、セミナーの日付や開催時間といった基本的な情報だけでなく、 参加する価値があるかどうかを検討するための判断材料を盛り込みましょう。 

当日に配布する資料の一部を事前に配布する、ウェビナーの詳細な情報を確認できるWebサイトへ誘導するなど、できるだけ詳細な情報を提供できるように準備しましょう。

ウェビナーに関する内容だけでなく、講師や主催者による発信も判断材料として有効です。SNSや公式ページを活用して、情報提供や近況報告をおこないましょう。過去に開催したことがあるウェビナーであれば、口コミを紹介するのもおすすめです。

ウェビナーの案内メールのテンプレート

ここでは、ウェビナーの案内状に使えるメールのテンプレートを紹介します。どんな案内文を書けばよいか迷っている方は、ぜひ参考にしてみてください。

ウェビナーの参加率を上げる案内メールの送り方

ウェビナーの案内メールを送る際は、まず相手にメールを開いてもらうことが何よりも重要です。ここでは、ウェビナーの案内メールの開封率を上げ、ターゲットの参加率を向上させるメールの送り方について解説します。

メールが開封されやすい時間帯・曜日に送る

メールが開封されやすい時間帯は、通勤時間帯である 朝8時台～11時頃 、ランチ後の 13時～15時 といわれています。また、曜日は 火曜日・木曜日が高く、土日の開封率は低い と言われています。

他社からのメールが少ない、または顧客の受信ボックスが溜まっていないタイミングを狙うと、ウェビナーの案内メールが受信ボックスの上部に表示され、顧客に気づいてもらいやすくなります。

メールは複数回送る

1ヶ月以上前にウェビナーの案内メールを送っても、顧客にウェビナーの開催を忘れられてしまうかもしれません。 ウェビナーの1ヶ月前や1週間前など、開催が近づいてきたタイミングで、タイトルや文章を変えながら複数回アプローチ をおこないましょう。

「定員間近」「締め切りまで○日」「好評につき増枠」など、状況に合わせてタイトルを調整すると、読者の参加意欲の向上につながります。

リマインドメールを送る

申し込みをしたまま忘れている参加予定者もいることを想定し、直前にリマインドメールを送りましょう。ただし、あまり高い頻度でリマインドをしても、顧客は不快に感じるかもしれません。

 リマインドメールは、1〜2週間前・3日前・直前の計3回送信 するのがおすすめです。参加を促しながらも読者が不快に感じないようにアプローチする上で最適な頻度です。

ウェビナーで効果的に集客するポイントについては、こちらの記事をご覧ください。

ウェビナーの集客方法と集客のポイントを解説効果的なウェビナータイトルの作り方とコツを解説！

ウェビナーの案内メールの書き方を知り、集客につなげよう！

ウェビナーの案内メールを工夫すれば、効果的な集客が可能です。

まずはウェビナーのターゲットを明確にしましょう。ターゲットが得られるメリットを念頭におきながら案内文を作りこむことで、思わず参加したくなる案内メールを作れます。今回ご紹介したテンプレートも活用して、魅力的な案内文を作成してみてください。

また、メールの送り方も重要です。メールが開封されやすいタイミングを見極めて送信し、他のメールに埋もれないようにしましょう。ウェビナー開催を忘れている参加者へのリマインドメールも重要です。

この記事を参考にして、集客につながるウェビナーの案内メールを送ってみてください。