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イメージ_Zoomウェビナーのチャット機能とは? 使い方や設定方法を解説

Zoomウェビナーのチャット機能とは? 使い方や設定方法を解説

相手の反応が見えにくいウェビナーでは、いかに出席者やパネリストと双方向のコミュニケーションを取るかが重要です。

チャット機能ではホストや出席者同士で、リアルタイムにテキストやファイルのやり取りができます。

うまく活用すれば、Zoomウェビナー中に出席者のリアクションを確認でき、進行に関わる情報を効果的に伝えることが可能です。

まずは、Zoomウェビナーの基本的な使い方を確認していきましょう。

Zoomウェビナーのチャット機能の使い方

イメージ_Zoomウェビナーのチャット機能の使い方

ウェビナーのチャットでは、機能を制限しない限り、 ホスト・パネリスト・出席者など、権限を問わずユーザー間で自由にチャットができます。 

  • 「ホスト」と「パネリスト」
  • 「ホスト」と「出席者」
  • 「パネリスト」と「出席者」
  • 「出席者」と「出席者」

また、全体に向けて送信することも、宛先を指定して送信することも可能です。このように双方向でやり取りができるため、単にホストからの情報発信だけでなく、より幅広く活用できます。

チャットの使い方

イメージ_チャットの使い方

Zoomウェビナーのチャットの使い方は、ホスト・パネリスト・視聴者共通です。またPCでもモバイルでも、使い方はほとんど変わりません。なお、ウェビナー開始時にはチャットを送信できる状態にしておくと良いでしょう。

 ホストやパネリストがメッセージを送信できるのは、以下のユーザー(組み合わせ)です。 

  • ホストと他のパネリスト
  • 全出席者とパネリスト
  • 個々のパネリスト

 視聴者に関しては、ホストがアクセスを許可すれば、視聴者も他の出席者やパネリストとチャットできます。 

チャットの送信は以下の操作で可能です。

  1. ウェビナー中に、画面下部の [チャット] をクリックします。
  2. 画面の右側にチャットウィンドウが開きます。
  3. 宛先を確認します。変更したい場合は [宛先:] の右横にあるドロップダウンをクリックし、送信先を変更します。
  4. メッセージを入力します。絵文字を入力したり、ファイルを送信したりすることも可能です。
  5. エンターキーを押してメッセージを送信します。

チャット履歴の保存

イメージ_チャット履歴の保存

チャット履歴は、テキストファイルとして保存できます。 チャットの内容は、デフォルトの設定ではウェビナー後に消えてしまうので、後から見直したい場合は保存しておきましょう。 

  1. チャットの入力欄の右上にあるメニュー「…」を開き、「チャットの保存」をクリックします。
  2. 「チャットが保存されました」と表示されます。
  3. 「フォルダーを表示」をクリックすると、チャット履歴のファイルが保存されたフォルダが開きます。

チャット履歴ファイルには、以下の情報が保存されています。

  • 送信時間
  • 送信者と受信者
  • メッセージ内容

ファイルが保存されるのは、ドキュメントフォルダに作成される「Zoom」というフォルダです。(Windowsの場合)

Zoomウェビナーのチャット機能の設定方法

 ホストは、出席者のチャット機能の利用範囲を制限することができます。 出席者が不特定多数の場合などは、必要に応じて設定を変えておきましょう。ここでは、チャット機能の設定方法を解説します。

チャット機能をオフまたは制限する

出席者のチャット機能の有効・無効を切り替えることができます。また、特定のユーザーのみ、チャット機能を利用できるように設定することも可能です。なお、 ウェビナーのチャット機能を制御できるのはホストのみです。 

事前にチャット機能を管理する

イメージ_事前にチャット機能を管理する

ウェビナーの開始前にチャット機能を管理する方法は以下の通りです。

  1. Zoomウェブポータルにサインインします。
  2. 左側のメニューで、「個人」>「設定」をクリックします。
  3. 画面を下にスクロールし、「ミーティングにて(基本)」>「ミーティングチャット」の右横にあるトグルボタンを有効にします。

ウェビナー開始時の設定を変更する場合は、以下の操作をします。

  1. 「デフォルトでは、次のユーザーとのチャットが参加者に許可されます」の右横にあるドロップダウンリストを変更します。
  2. 変更後に、保存ボタンをクリックします。

ウェビナー中にチャット機能の制限を変更する

イメージ_ウェビナー中にチャット機能の制限を変更する

 チャット機能の制限は、ウェビナー中にも変更することが可能です。 

  1. ウェビナー中に、画面下部の [チャット] をクリックします。
  2. チャットの入力欄の右上にあるメニュー「…」をクリックします。
  3. 出席者チャット可能対象を、以下の選択肢から選びます。

・該当者なし: ウェビナーでのチャットを無効にします。
・ホストおよびパネリスト: ホストとパネリストのみ、すべてのユーザーにメッセージを送信できます。
(出席者がホストやパネリストに非公開メッセージを送ることもできます。)
・全員: 出席者全員が公開メッセージを送信できます。
(出席者がホストやパネリストに非公開メッセージを送ることもできます。)

チャットを無効にすると、出席者の画面にはチャットのオプションが表示されなくなります。

チャット履歴の自動保存

イメージ_チャット履歴の自動保存

 事前にチャットの自動保存を有効にしておくと、わざわざ手動で保存する必要がなく便利です。 

自動保存を有効にするには、アカウントオーナーまたは管理者権限が必要です。

  1. Zoomウェブポータルにサインインします。
  2. 左側のメニューで、「アカウント管理」>「アカウント設定」をクリックします。
  3. 画面を下にスクロールし、「ミーティングにて(基本)」>「チャット自動保存」の右横にあるトグルボタンを有効にします。
  4. 認証ダイアログが表示されたら、「有効にする」をクリックします。

Zoomウェビナーのチャット機能の活用方法

 チャットは汎用性が高く、様々な場面で活用できます。 ここからは、チャット機能がよく使われる場面や、有効的な活用方法について解説します。

質疑応答・視聴者の反応の確認

Zoomウェビナーでは、視聴者のマイクは常時オフになっており、顔も表示されないため、ホストやパネリスト側から、視聴者の反応を確認できないのが難点です。

 しかしチャット機能を利用すれば、視聴者のリアクションを確認することができます。 

ウェビナー中に気になった点は、積極的にチャットで送ってもらうよう視聴者に促しましょう。

チャットであれば、最後にまとめて回答するなど、流れを妨げることなく進行できます。

ファイル・URLの共有

ウェビナー中に、資料を共有したり、参考サイトのURLを送る場合にも、チャット機能が便利です。 口頭では伝達が難しい情報も、チャット機能を活用し、テキストで共有するといいでしょう。 

出席者も聞き逃してしまったときにチャットを参照できるので、理解度が高まります。チャットであれば発表者以外の人が、発表を遮ることなく情報を流すことも可能です。

進行に関するやりとり

 進行に関する事項は、口頭で説明するだけでなく、チャットにも送っておくと全体への周知を徹底できます。 聞き逃してしまった人や、遅れてきた出席者へのフォローにもなります。

また、進行上で必要なコミュニケーションにもチャットが便利です。「音声が聞こえない」「プレゼンのスライドが映っていない」など、問題があればチャットで連絡するように、出席者へあらかじめ伝えておきましょう。

ウェビナ―内容のまとめを共有する

 話した内容を箇条書きなどで簡単にまとめ、チャットに共有すれば、理解の促進につながります。 

要点を整理して共有することで、出席者も重要なポイントを見失うことなく、ウェビナーに集中できるでしょう。つい聞き逃してしまった人へのフォローにもなります。

特に、資料に記載していない内容、その場で追加した内容はチャットに送っておくと親切です。

補足:チャットとQ&Aの使い分け

Zoomウェビナーには、チャットとは別に「Q&A」という機能もあります。明確な決まりはありませんが、ウェビナーの内容に関する質疑応答は「Q&A」を使うのが一般的です。すべてのやり取りをチャットに送ってしまうと、出席者からの質問を見逃してしまう恐れがあるためです。

 内容に関する質疑応答は「Q&A」、それ以外のコミュニケーションは「チャット」という使い分け、その旨を参加者にアナウンスしておくと良いでしょう。 

Q&Aのみを利用したい場合は、事前にチャット制限を設定しておきます。
zoomウェビナ―での質疑応答にはQ&A機能を使おう!使い方・設定を解説

Zoomウェビナーのチャット機能まとめ

Zoomウェビナーのチャット機能の使い方と、活用する方法を解説しました。ウェビナーでは相手の反応が見えにくいため、チャットを利用した双方向のコミュニケーションがポイントの一つです。

出席者がウェビナーを問題なく視聴できているか、内容を理解できているか、気持ちが離れてしまっていないか、などの項目を確認しながら進めると良いでしょう。

また、ホストはチャット機能の基本的な使い方と合わせて、チャットの保存方法、チャット制限の設定方法も覚えておくと便利です。

ウェビナーの成功に向けて、チャット機能を使いこなせるようにしておきましょう。