【ビジネスメール】日程調整で都合が悪い・予定が合わないときの返信方法
日程調整メールでこちらの都合が悪いとき、どのように返信すれば失礼がないか悩むことは多いでしょう。
この記事では日程調整メールで都合が悪い場合の返信で、意識したいマナーを紹介します。メールの例文もケース別に紹介していますので、ぜひ返信の参考にしてみてください。
- 日程調整で都合が悪い場合に意識したい返信マナー
- 都合が悪い場合の返信例文
日程調整で都合が悪い場合の返信マナー
日程調整で、相手から提示された日程だと都合が悪い場合は、 お詫びの言葉や理由の説明といった、返信のマナーを守りつつ迅速に連絡 しましょう。また、こちらから候補日を複数提示することで、連絡の回数を減らすことができます。
日程調整で都合が悪い時の意識したい返信マナーを紹介します。
本文はお詫びの言葉から始める
提示された日程だと都合が悪い場合の返信は、 まず謝罪から書くことがマナー です。こちらの都合で再度日程調整を依頼することになるため、 「誠に申し訳ございませんが」や「大変恐れ入りますが」など、丁寧な表現で謝罪をする よう心がけましょう。謝罪文が入っていると相手に真摯な印象を与えられます。
都合がつかない理由を簡単に説明する
ただ都合がつかないという理由だけでは、相手からの印象が良くありません。 連絡の際は都合が悪い理由も併せて伝えておく と、心証を損なわず日程調整もスムーズに進むでしょう。
都合が悪くなった理由を詳細に書く必要はありませんので、下記のように簡潔にまとめましょう。
- 別の予定がすでに入っている
- 出張が急に入ってしまった
- ●●に取り組んでいる
こちらから候補日を提示する
返信の際に、こちらから 候補日を3～5つほど挙げましょう 。3つ以上の候補日を提示することで、予定が調整しやすくなりやりとりも少なくて済みます。
スケジュールの兼ね合いで直近で提示できる候補日が少ない場合は、お詫びを含め以下のように返信しましょう。
誠に申し訳ございませんが、直近のスケジュールが空いていない状態で、
打ち合わせ可能な日時は以下のみとなります。
◎月◎日（◎）◎◎：◎◎～◎◎：◎◎
候補が少なく大変恐れ入りますが、ご都合はいかがでしょうか。
候補日が少ない場合は、相手の都合がつかないケースも考えられます。その場合はこちらの都合がつきやすくなる日を指定して、「◎日以降であればスケジュールの都合がつきやすくなりますので、記載した候補日程が厳しい場合は、◎日以降でご都合のよい日をお知らせいただけると幸いです。」などと伝えるとスムーズです。
できる限り早く返信する
こちらの都合で日程の変更をお願いする場合は、相手に迷惑が掛からないようできる限り早く連絡しましょう。
再調整のやり取りはメールでも構いませんが、既に日程調整が確定している状況で 直前になってこちらの都合が悪くなった場合は、メールではなく電話で伝える 必要があります。メールは相手が確認するまでにタイムラグが発生する可能性が高く、緊急性の高い連絡には不向きです。
再調整してもらったら、その後の返信もなるべく早くすることを心がけてください。どのビジネスメールにも共通することですが、 遅くとも24時間以内には返せるように しましょう。
一目で内容がわかるような件名にする
件名を付ける際は 「◯月◯日の打ち合わせの日程変更のお願い」など、メールの内容が一目でわかるように しましょう。件名が長くなってしまうと、相手に重要度が伝わらず、後回しにされやすくなります。こちら都合の日程調整であっても、件名に謝罪の言葉を書く必要はありません。
また、返信としてメールで送る際は、件名は変えず「Re:」を残したままにします。これは、「Re:」を削除してしまうと、こちらが返信したメールの内容が相手に伝わりにくくなることが理由です。
クッション言葉を上手に使う
メールの内容をソフトな印象にするために、クッション言葉を使用した丁寧な表現を心がけましょう。クッション言葉には主に下記のような例があげられます。
- 大変申し訳ございませんが
- 大変恐縮ではございますが
- お手数をおかけしますが
- 恐れ入りますが
- もし可能でしたら
- ご多忙中かとは存じますが
「大変恐縮ではございますが、下記の日程のうちいずれかですとご都合はいかがでしょうか。」といった形でクッション言葉を使用する機会が多いでしょう。
日程調整で都合が悪いときの返信例文
ここでは、日程調整の例文をケース別に紹介します。メールを作成する際は、 調整理由や代案によって文面を変える と相手に不快な印象を与えず、よりスムーズに調整しやすくなります。
ビジネスメールは件名や宛名といった6つの要素で構成されるのが一般的で、日程調整で都合が悪い場合もこの基本の型に沿って作成しましょう。
日程調整メールの型についての詳細は以下のページで紹介していますので、こちらも参考にしてみてください。
既に別の予定が入っている場合
相手から提示された候補日に対して既に別の予定が入っている場合は、簡潔に理由を伝えたうえで、別の候補日を複数提案しましょう。
件名：「●●」のお打ち合わせ日時のご相談
本文：
株式会社●●
●●様
お世話になっております。
株式会社○○の○○です。
お打ち合わせの日程について、候補日のご連絡ありがとうございます。
ご提示いただきました日程ですが、既に別の予定が入っておりまして、調整が難しい状況です。
大変恐れ入りますが、別の日程で調整していただくことは可能でしょうか？
◎月◎日（◎）◎◎：◎◎～◎◎：◎◎
◎月◎日（◎）◎◎：◎◎～◎◎：◎◎
◎月◎日（◎）◎◎：◎◎～◎◎：◎◎
お手数ですが、ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
時間をずらせば候補日程で調整がつく場合
時間帯によって提示された候補日の中で調整ができそうな場合は、下記のように返信します。場合によっては時間の調整ができないことも考えられるため、 別の候補日も伝えられると丁寧 です。
件名：「●●」のお打ち合わせ日時のご相談
本文：
株式会社●●
●●様
お世話になっております。
株式会社○○の○○です。
お打ち合わせの日程について、候補日のご連絡ありがとうございます。
ご提示いただきました日程ですが、別の予定が入っておりまして、調整が難しい状況です。
同日の◎月◎日（◎）の◎◎：◎◎～◎◎：◎◎でしたら調整がつくのですが、ご都合いかがでしょうか？
同じ週でしたら、下記の日程ですと調整が可能です。
◎月◎日（◎）◎◎：◎◎～◎◎：◎◎
◎月◎日（◎）◎◎：◎◎～◎◎：◎◎
◎月◎日（◎）◎◎：◎◎～◎◎：◎◎
お手数をおかけしますが、ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
急な予定が入ってしまった場合
既に日程が決まっているものの、急な予定により再度調整が必要になるケースがあります。調整済みの日程を変更する際は、下記の例文を参考にしてみてください。
確定済みの日程を再調整したい場合
既に決まった日程をこちらの都合で調整する場合は、 理由を伝えるとともに謝罪の文面も添えます 。また、こちらが提示した候補日と合わない可能性も考えられるため、都合のよい日程も伺いましょう。
件名：「●●」のお打ち合わせ日時変更のご相談
本文：
株式会社●●
●●様
お世話になっております。
株式会社○○の○○です。
次回のお打ち合わせ日時について、相談がありご連絡いたしました。
◎月◎日（◎）より予定していたお打ち合わせについて、社内の事情で急な予定が入ってしまい参加ができなくなりました。
大変恐縮ではございますが、以下の日程で再度調整をお願いすることは可能でしょうか？
◎月◎日（◎）◎◎：◎◎～◎◎：◎◎
◎月◎日（◎）◎◎：◎◎～◎◎：◎◎
◎月◎日（◎）◎◎：◎◎～◎◎：◎◎
上記の日程でご都合があわないようでしたら、別途で調整いたしますので、またご都合の良い日程をご教示いただけますと幸いです。
この度は弊社都合でご迷惑をおかけして申し訳ございません。
お手数おかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
オンラインミーティングであれば可能な場合
突然出張が入ってしまったときのようにオンラインであれば参加できる場合は、 オンラインMTGを提案する 方法もあります。その場合は下記の文面を参考にしてみてください。
件名：「●●」のお打ち合わせ変更のご相談
本文：
株式会社●●
●●様
お世話になっております。
株式会社○○の○○です。
次回のお打ち合わせ日時について、相談がありご連絡いたしました。
◎月◎日（◎）より予定していたお打ち合わせについてですが、急な出張となってしまったため、大変恐縮ですがオンラインでの開催は可能でしょうか？
◎月◎日（◎）◎◎：◎◎～◎◎：◎◎
◎月◎日（◎）◎◎：◎◎～◎◎：◎◎
◎月◎日（◎）◎◎：◎◎～◎◎：◎◎
もし可能でしたら当日は(ツール名)でお打ち合わせができますと幸いです。
ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
日程調整で都合が悪い場合のメール返信方法まとめ
こちらの都合が合わず日程調整が必要な場合は、都合がつかない理由を簡潔に伝え、候補日を提示しましょう。その際は3～5つの候補日を伝えることで、連絡の回数を抑えることができます。
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