候補日の検討からメールでの連絡、回答結果の確認など、日程調整は何かと時間がかかるものです。効率的に実施する方法があれば知りたいという方も多いのではないでしょうか。

Googleカレンダーの日程調整機能を使えば、面倒な日程調整を自動化してくれるので非常に便利です。Googleカレンダーに登録したスケジュールと連動するので、ダブルブッキングなども防げます。

本記事では、Googleカレンダーの日程調整機能について解説します。

Googleカレンダーの日程調整機能とは？

Googleカレンダーの「予約スケジュール機能」は2022年4月に追加された、 日程調整が簡単にできるツール です。この機能はGoogle Workspaceユーザーであれば無料で利用ができます。

利用可能なプラン

Googleカレンダーの日程調整機能を利用するには、 Google Workspaceの次の内のいずれかの有料プランに加入 している必要があります。

学校や企業のアカウントであっても、 Business Starterプランでは日程調整機能を使えない ので注意してください。

個人のアカウントで使用する場合は、Google Workspace Individualを契約しましょう。Google Workspace Individualは、個人事業主やフリーランス向けの単独プランで、個人アカウントで予約スケジュール機能を使用したい場合に適しています。

特徴・できること

Googleカレンダーの日程調整機能「予約スケジュール」を利用すると、以下のことができます。

 メールアドレスさえあればGoogleカレンダーの日程調整機能を利用できます 。もし、相手がGoogleアカウントを持っていなくともスケジュールの調整は可能です。

特に 自動化機能は作業時間の軽減になるため、非常に便利 です。例えばスケジュールに変更があった際に自動で通知メールが送られる、Web会議を行う際は自動的にGoogle Meetのリンクが発行されるといった機能を有しています。

また、カスタマイズ性が高く、詳細設定のページでは会議形式や説明文も入力できます。

Googleカレンダーで日程調整をする方法

ここからは、Googleカレンダーで日程調整をする手順を解説していきます。簡単なので、一度実際にやってみるのがおすすめです。

1.予約スケジュールの日時を設定する

まずは、Google カレンダーを立ち上げます。 画面上部の「作成」ボタンをクリックし、メニューから「予約スケジュール」を選択 します。

　

 予約スケジュールの画面が表示されたらタイトルを入力 します。内容がわかりやすいタイトルをつけましょう。その後は、細かい設定をしていきます。

予約枠の長さ

 会議の長さを設定 します。15分から設定が可能です。打ち合わせであれば、30分や1時間が多いでしょう。キリのいい時間であればプルダウンから選択が可能です。自分の好きな時間に設定したいときはカスタマイズします。

通常時の予約枠の時間

 作成者自身が予約に対応できる時間帯を設定 します。予約枠を作成するイメージです。毎週同じ予約枠にする場合は、「毎週繰り返す」から曜日を選択します。

予約受付時間

予約受付時間では 利用者が予約を申し込める期間を設定 します。「今すぐ利用可能にする」を選択すると、当日以降の日程スケジュールを公開できます。直近のスケジュールを調整したいときに便利です。

 受付開始日にはいつから予約を受付できるか を入力します。例えば、一週間後の会議の予約を開催日の3日前から予約できるようにしたい場合は「3日」と記載しましょう。

受付終了時間は予約の受付を締め切る時間です。会議の準備時間も考慮して、会議開始時間の数時間前に設定するとよいでしょう。

臨時の予約枠の時間

ここでは、 特定の日付に対して予約に対応できる時間帯を個別に設定 できます。「この日は午前中しか対応できない」といった場合には時間帯を午前中に設定します。特に必要なければ追加しなくても構いません。

予約済みの予定枠の設定

 会議の合間の準備時間や1日あたりの予約件数の上限を設定 できます。例えば準備時間を30分にすると、予約枠の終了時間から30分は予約不可になります。余裕を持って次の予定を組めるため設定しておくと良いでしょう。

また、1日あたりの予約件数の上限を設定すると、時間枠が余ったとしても追加の予約を受付できなくなります。

ここまで入力できたら、日時までの詳細設定が完了したので「次へ」をクリックします。

2.その他の詳細項目を設定する

次の画面からは、会議形式や説明などの詳細項目を設定できます。どんな設定ができるのか一つずつ見ていきましょう。

場所と会議

 会議の形式を「Google Meet ビデオ会議」「対面会議」「電話」「なし / 後で指定」のいずれかから選択 できます。会議場所が必要な場合は事前に指定することができますが、「なし / 後で指定」にしておいて、後から決定することも可能です。

また、「Google Meet ビデオ会議」を選択した場合には、予約後にGoogle Meetへの参加リンクが自動で生成されるため、手動でのリンク発行は必要ありません。

説明

「説明」では フリーテキストで会議に関する情報を入力 できます。会議内容の概要や資料のリンクなどを記載しておくと相手も準備がしやすくなります。自社のサービス概要の説明を加えると、取引先との初めての会議でもスムーズに進むでしょう。

予約フォーム

「予約フォーム」では 予約枠の申込みをする際に入力する項目を自由に設定 できます。氏名とメールアドレスは必須項目です。質問を追加すると、電話番号の入力や任意の設問への回答を依頼できます。

相手から必要な情報を効率的に収集したいときに利用しましょう。

予約の確認とリマインダー

「リマインダーメール」にチェックをつけると、 会議の時間が近づいてきたときに、予約した相手に通知メールを送信 できます。初期値は1日前になっていますが、任意の日付に変更可能です。

忙しい相手のためにも、リマインドメールを設定しておきましょう。

すべての設定が終わったら、「保存」ボタンをクリックします。

3.予約ページのリンクをシェアする

 「予約ページを開く」をクリックして、プレビューを確認 します。問題なければ、予約ページの右側にある「共有」ボタンをクリックし、相手とリンクをシェアしましょう。

共有する際にはリンクの有効期限を確認し、期限内に相手がアクセスできるようにしておきましょう。メールで候補日をやり取りする方法に比べると手間が省けて便利です。

4.リンクを受け取った相手が都合の良い時間帯を選択する

相手が予約完了すると 自分宛に通知が届き、Googleカレンダーに予約済みの枠が表示 されます。予約済みの枠は自動的に予約ページから非表示になる仕組みになっているため、ダブルブッキングの心配がありません。

また、ビデオ会議の場合は予約が確定した時点で、相手にGoogle Meetのリンクが通知されます。

予約をキャンセルするには、予約済みの枠から「予約をキャンセル」を選択しましょう。予約をキャンセルすると、予約者に対してキャンセル連絡のメールも自動的に送信されます。

Googleカレンダーで日程調整をする際によくある疑問

ここからは、Googleカレンダーで日程調整する際のよくある疑問と解決法を取り上げます。利用前の参考にしてください。

予約スケジュールを変更・削除したい場合はどうしたらいい？

修正したい予約スケジュールにマウスを合わせ、矢印か人差し指のカーソルになる場所でクリックします。予約スケジュール画面右上にある「鉛筆マーク」をクリックすると、編集画面が開きます。

内容を修正して保存すれば変更が反映されます。削除したい場合は、同じく 予約スケジュール画面上でゴミ箱マークをクリック しましょう。確認メッセージが表示されたら、「はい」を選択して削除を完了します。

予約枠に他の予定を入れたらどうなる？

予約枠に他の予定を入れた場合、 自動的に受付ができなくなります 。そのため、他の会議や作業が入った際に、いちいち予約枠を変更したり、相手に連絡したりする必要はありません。何か予定が入ったらすぐにGoogleカレンダーへ登録するようにしておきましょう。

Googleカレンダーで日程調整を行う際の注意点

Googleカレンダーで日程調整する際、いくつか注意点があります。ツールの制約を把握した上で活用するようにしましょう。

無料の個人アカウントは利用できない

繰り返しになりますが、 無料のアカウントではGoogleカレンダーの日程調整機能を利用できません 。Business Starter以外のプラン登録が必要です。

個人でGoogleカレンダーの日程調整機能を利用したい場合は、Google Workspace Individual を契約しましょう。

複数人での日程調整ができない

一対一のスケジュール調整には便利なGoogleカレンダーの日程調整機能ですが、 複数人での日程調整ができません 。メールを併用して工夫すれば、なんとか調整できるかもしれませんが、運用が複雑になり余計に手間がかかるでしょう。

 複数人での日程調整が必要であれば他の日程調整ツールの利用を検討 しましょう。ビジネス向けの日程調整ツールの中には、複数人との日程調整にも対応しつつ、ビジネスシーンでの利便性が高い機能が搭載されたサービスもあります。

Googleカレンダーと「VIVIT LINK」の連携で日程調整をさらに効率化！

Googleカレンダーで使える日程調整機能は、一対一のスケジュール調整には非常に便利です。日程調整に必要な機能が一通り揃っており、ユーザーにとって使いやすいツールとなっています。

しかし、 複数人の日程調整が必要で、高度な日程調整機能を求めるのであれば、より専門的な日程調整ツールを導入するのがおすすめ です。

ビジネス向けの日程調整ツールである「 VIVITLINK（ビビットリンク） 」はビジネスを強力にサポートする機能が揃っています。Googleカレンダーとの連携が可能であり、営業担当のGoogleカレンダーと同期させておけば、お客様との商談の日程調整を自動化できます。

大事な商談の準備や営業戦略の検討に時間を割くことができるようになり、業績アップにもつながるでしょう。

Googleカレンダーと「VIVITLINK（ビビットリンク）」を連携させれば、日程調整をさらに効率化させることが可能です。ぜひ導入を検討してみてください。