社内での日程調整メールの書き方｜例文や作成時のポイントを紹介

社内の日程調整メールの書き方とポイント

まずは、社内向けの日程調整メールの例文を紹介していきます。ポイントも記載しているので、あわせて確認してください。

件名は具体的かつ簡潔に要件を記載する

件名は用件が一目で分かるよう、具体的且つ簡潔に書きましょう。 目的や内容を明記することで、メールが埋もれたり後回しにされることを避けられます。 

「お願い」「ご相談」だけしか書いていないと、重要度が分からず、放置されてしまうことがあります。迷惑メールと勘違いする人もいるかもしれません。

複数の候補日程を挙げる

日程調整メールでは、複数の候補日程を記載するようにしましょう。 目安としては、3～5以上の日程をあげるのが理想 です。選択肢が少ないと、都合が合わない可能性が高くなり、結果的にメールのやりとりが増えてしまいます。

また、「全員が参加可能な日に開催するのか」「参加者が最も多い日に開催するのか」についても記載しておくと親切です。

返信期限を設ける

 日程調整を円滑に進めるため、返信期限は設定しておきましょう 。いつまでに行動すれば良いかが分かるので、相手も返信しやすくなります。また、なかなか回答が返ってこない上司や先輩への催促も、期限を設定しておけば、送りやすくなるでしょう。

ただし、あまりにも短すぎる期限は避けましょう。参加者が予定を確認したり、調整できる猶予を持たせておきます。どうしても急ぎで返信が欲しい場合は、「お忙しいところ申し訳ありませんが」「勝手ながら」など一言いれましょう。

また、「日程の都合がつかない場合は、お気軽にお知らせください」といった配慮ある一文を追加することで、親切さを表現できます。

相手が読みやすいように工夫する

ビジネスメールでは、相手が理解しやすいよう、以下のような工夫をすることが大切です。

 読みやすく、伝わりやすいメールは、コミュニケーションを円滑にし、上司や同僚、取引先からの好印象にもつながります 。

必要な情報を簡潔にまとめて、わかりやすく記載することを心がけましょう。

最低限のやり取りで済ませられるように意識する

相手の負担を軽減し、最小限の往復で日程調整を完了させるように意識しましょう。

1対1の場合は相手のスケジュールをカレンダーで確認し、空いている時間で調整を行います。最初の候補日で調整完了できれば、わずか1往復で済みます。

 メールの往復が増えると、相手の負担が増し、返信頻度が低下するおそれがあります 。相手が質問しなくて済むように、日程以外の必要な情報もメールに盛り込むようにしましょう。たとえば、打ち合わせの目的、開催場所、予定参加者などは、最初のメールに記載しておくと無難です。未定の場合は、日程確定後にあらためて連絡する旨を伝えましょう。

【シーン別】社内の日程調整で使えるメール例文

ここからは、社内の日程調整で使えるメール例文を紹介していきます。シーン別に分けて、それぞれのポイントも解説します。

日程調整を依頼する場合

日程調整を依頼する場合は、用件と候補日を簡潔に記載します。日程調整が難航する可能性もあるので、できるだけ早めに送るようにしましょう。

上司と1対1での打ち合わせの場合

職場のスケジュール管理ツールによっては、上司や同僚の予定が確認できる場合があります。その場合は、 あらかじめ空いている日時を候補日にして、メールを送るようにしましょう 。

複数人が参加する全体会議の場合

複数人での日程調整は、1対1のケースよりも時間が掛かります。 早めにメールを送信し、回答がない人へのフォローも忘れないようにしましょう 。

参加者が最も多い日に開催する場合

 各候補日の参加可否を確認し、参加できる人が多い日時を選びます 。回答内容をExcelなどにまとめ、集計すると良いでしょう。もしくは、Excelで表を作成し、ファイルを添付する方法もあります。

全員参加で開催する場合

 全員参加で開催する旨をしっかり明記しておきましょう 。可能であれば、候補日時を多めに提示し、都合がつかない場合は参加可能な日を連絡してもらうようにします。

調整済みの日程を変更したい場合

日程調整が終わった後で、都合が悪くなり再度調整が必要になるケースもあります。その場合は、 まず参加者にお詫びを述べた上で、近い日程での代替案を3つほど提示すると良いでしょう 。

1対1の打ち合わせの場合

再調整により、手間を取らせてしまうことへのお詫びを忘れずにしましょう。その後、 代替案を提示し、相手の都合を確認します 。

複数人が参加する全体会議の場合

複数人が参加する場合は、別の日時を再度提示します。 あとの段取りも踏まえて、返信期限も設定しておきましょう 。

日程調整のお礼の返信をする場合

 日程調整メールに返信がきたら、必ずお礼のメールを送信しましょう 。特に、1対1の日程調整の場合は、お礼を伝えないと上司などからマナーがなっていないという印象を与えてしまいます。

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社内の日程調整はVIVIT LINKで効率化

この記事では、社内向けの日程調整メールの例文や、書き方のポイントを解説しました。上司や先輩に失礼にならないよう、ポイントをおさえてメールを作成しましょう。

また、 効率的な日程調整には「日程調整ツール」の利用がおすすめ です。ツールを活用することで、候補日程の提案や参加者のスケジュール確認が簡単になります。

日程調整ツールのVIVIT LINK（ビビットリンク）は、直感的で使いやすいインターフェースに加え、リマインダー機能やカレンダーの同期など、ビジネスで必要とされる機能が豊富に揃っています。柔軟にカスタマイズ可能であり、他のビジネスツールとの連携も可能です。

社内の日程調整を効率化するだけでなく、社外や取引先との調整にも大いに活用できます。円滑な業務遂行のために、ぜひVIVIT LINKの活用をご検討ください。

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