【ビジネスメール】日程調整のお礼メールの書き方や例文を解説
日程調整の依頼をして、相手が承諾してくれた際には、スケジュールを空けてくれたことに対するお礼メールを送るのがマナーです。
この記事では、日程調整のお礼メールの書き方を解説しています。社内外、オンラインなど、シチュエーションごとの例文もまとめているので合わせてご覧ください。
- 日程調整後のお礼メールの必要性
- 日程調整お礼メールの例文
- 日程調整お礼メールを送る時のポイント
日程調整後のお礼メールは必要？
日程調整のあとには、お礼のメールを送るのがマナー です。とくに、こちらの都合で日程を調整してもらったときは、必ず相手に感謝を伝えましょう。
日程の調整は、たとえこちらから日時を提示していたとしても、相手に「スケジュールを確認する」「連絡に返答する」といった手間をかけさせることになります。
そのため、日程調整に対応してくれた相手に感謝の気持ちを伝えることは、仕事をしていくうえで重要なビジネスマナーといえるでしょう。
日頃からお礼メールを送ることで、相手と信頼関係を構築する一助になります。
ただし、「返信不要」と記載がある場合は、無理にメールを送る必要はありません。打ち合わせの当日に口頭でお礼を伝えましょう。
【状況別】日程調整のお礼メールに使える例文
日程調整に対するお礼メールを書くときは、「件名」「宛名」「挨拶、名乗り」など、ビジネスメールの基本の型を押さえて作成しましょう 。
件名には、「日程調整のお礼 ◯月◯日の会議」のように、一目で内容がわかる文言を入れてください。
本文では、最初に「日程調整いただき、ありがとうございました」と感謝の気持ちを伝えましょう。
次に、リマインドとして日程や時間、場所などを記載し、「結び」と「署名」を書くことも忘れてはいけません。
以下では、お礼メールの例文を、シチュエーション別に見ていきましょう。
取引先などの社外の人に送る場合
社外の人に送るお礼メールの基本的な内容は以下のとおりです。 長文になると相手の負担になるので、簡潔にまとめましょう 。
件名：日程調整のお礼 ◯月◯日の会議
株式会社△△ 〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の〇〇です。
このたびは、打ち合わせの日程をご調整いただき
誠にありがとうございました。
当日は、以下の日程にて貴社へ伺います。
日時：〇月〇日 （◇）△△:△△～△△:△△
場所：〇〇
貴重なお時間をいただき、重ねてお礼申し上げます。
ご多忙のところ恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。
————————————————–
△△株式会社
△△課
〇〇
TEL：
E-Mail：
————————————————–
上司など社内の人向けの場合
日程調整の相手が社内の人であっても、マナーとして必ずお礼メールを送りましょう 。
宛名は「〇〇さん」や「〇〇課長」など、普段の呼び方でかまいませんが、普段接点のない人の場合は「様」をつけるとよいでしょう。
件名：Re:日程調整のお願い（個人面談について）
〇〇さん
お疲れ様です。
〇〇部の〇〇です。
お忙しいところ日程調整していただき、ありがとうございました。
それでは、〇月〇日（◇）△△:△△
ミーティングルームＢにて
よろしくお願いいたします。
オンラインでの打ち合わせの場合
オンラインでの打ち合わせの場合は、以下のような項目も本文に含めましょう 。
- 日程と合わせて当日の会議URLの再共有
- ネット環境の不具合を見越して緊急連絡先を記載
- 必要であればミーティングIDとパスワードも記載
このたびは、お忙しいなか日程をご調整いただき
誠にありがとうございます。
それでは、下記日程にてオンラインミーティングを
開催させていただきます。
〇月〇日（◇）△△:△△～
当日用URL：https://……
ミーティングID：xxxxxxx
パスワード：xxxxxxx
当日連絡先：070-0000-1111（〇〇）
貴重なお時間を頂戴し、重ねてお礼申し上げます。
ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
確定済みの日程を変更してもらった場合
確定済みの日程を変更してもらった場合には、より丁寧に謝罪と感謝を伝えることが大切です 。
このとき、何度も同じ言葉を繰り返すとしつこく感じるため、「ありがとうございます」や「申し訳ございません」が重複する場合は、「重ねて」を使って簡潔にまとめましょう。
このたびは、一度日程が確定したにもかかわらず
こちらの都合により再調整をお願いする事態となり、
大変ご迷惑をおかけしました。
改めてお詫び申し上げます。
お忙しいところ、日程調整にご対応くださり、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた以下の日程にて貴社へ伺います。
日時：〇月〇日 （◇）△△:△△～△△:△△
場所：株式会社〇〇 3階会議室
貴重なお時間をいただきますこと、重ねてお礼申し上げます。
ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
何度もやりとりが発生した場合
何度もやりとりが発生した場合は、状況に応じて以下のようなフレーズを入れ、感謝とお詫びの気持ちを表しましょう 。
- ご多忙のところ、何度もご調整いただき、誠にありがとうございました
- 再度ご調整いただくことになり、申し訳ございませんでした
ご多忙のところ、打ち合わせ日程のご調整に何度もご対応いただき
誠にありがとうございます。
前回ご提示いただいた日程は、私の都合が合わなかったため
再度ご調整いただくことになり、申し訳ございませんでした。
大変ご迷惑をおかけしたこと、改めてお詫び申し上げます。
当日は、以下の日程にて貴社に伺います。
日時：◯月◯日～△△:△△～
場所：株式会社〇〇 3階会議室
ご忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
日程調整のお礼メールを送るときのポイント
日程調整の際は、相手の時間をいただいているという意識を持って、対応することが大切です。
ここでは、日程調整を送る際のポイントを2点紹介します。
メールを送るタイミングや本文の書き方など、相手の負担を少しでも減らせるように工夫してみましょう。
日程調整が完了してから1日以内に送る
日程調整のお礼メールは、調整が完了したあとすぐに送るのがマナー です。なるべく早く送ることで、相手へ感謝の気持ちが伝わりやすく、印象を良くすることもできるでしょう。
時間が経つと、返信そのものを忘れてしまう可能性があるため、できれば当日の就業時間内に送ってください。
どうしてもすぐに送れない場合は、遅くても1日以内の送信が目安です。
感謝を伝えるためのメールで相手を不快にさせては元も子もないため、早めの返信を心がけましょう。
簡潔にわかりやすくまとめる
感謝の気持ちを伝えるためとはいえ、長い文章を書く必要はありません。
日程調整では、ただでさえ時間をいただいているので、 これ以上相手の時間を奪わないためにも簡潔にまとめてください 。
また、あまりに事務的なメールでは気持ちが伝わらないこともあるので、難しい言葉にこだわらず、自分の言葉で伝えるとよいでしょう。
メールでは、画面の横幅いっぱいに文字が並ぶと読みにくくなってしまうため、一行を25文字程度に収めるといった工夫も必要です。
日程調整のお礼メールの書き方まとめ
日程調整に対応してもらったあとは、返信不要とされている場合を除き、必ずお礼メールを送りましょう。
件名や本文はわかりやすく簡潔にまとめ、相手が社外でも社内でも、きちんと謝罪や感謝を伝えてください。
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