ビジネスの場で相手から日程調整メールを受け取ったとき、返信メールを返す必要がありますが、どんな内容のメールを送れば失礼にあたらないのかわからないとお悩みの方も少なくありません。

この記事では、日程調整メールに対する返信に使えるテンプレートと、返信文を作成するポイントを解説します。マナーに則った返信メールをすぐに作りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

本記事は、相手からのメールに対する返信方法を解説しています。こちらから日程調整のメールを送るときのテンプレートや書き方は、次の記事で解説しています。

日程調整メールへの返信に使える例文・テンプレート

日程調整メールへの返信にすぐ使えるテンプレートを、3つのパターンに分けてご紹介します。

提示された候補日で承諾する場合

相手から提案された候補日から日時を選ぶパターンです。

返信の際は、 打ち合わせの日時や曜日を省略せずに 書きましょう。日時の思い違いによるトラブルは起きやすく、詳細に書くことで思い違いを防げます。

また、相手側が準備しやすいように、参加人数を伝えておくと良いでしょう。

候補日をこちらから提案する場合

相手から打ち合わせの希望をいただき、日程調整を行うパターンです。

まず相手に感謝の言葉を述べてから、候補日を複数提示します。候補日がひとつだけだと都合が悪いときに調整する回数が増え、相手に手間をとらせてしまいます。 候補日は3〜5つ程度提示 しましょう。

都合がつかない場合を想定して、相手へのフォローも忘れず入れておきましょう。

提示された候補日の都合が悪い場合

提示された日程では都合がつけられない場合、まずは謝罪の言葉を述べ、調整できない理由を説明します。その後、近い日付から別の候補日を複数提示し、相手からの承諾を待ちます。

日程調整メールへの返信文を作成するポイント

日程調整メールへの返信文を作成する際、相手の立場にとってスムーズにやりとりするためのポイントは、次の5つです。

それぞれ詳しく解説します。

返信はレスポンス良く行う

メールの返信は 24時間以内を目安に、素早い返信を心がけましょう 。返信に時間がかかると、相手は別の予定を優先的に埋めたり、相手のスケジュール全体に影響が出たりするからです。

 24時間以内に返信できない場合は、返信できない理由や予定がわかる日、いつ返信するのかを伝えましょう。 次の例文を活用してみてください。

「Re：」で元の件名を残す

 相手からのメールに返信する際、件名の頭に「Re：」が自動で入ります。 これは返信の意味を表すため、 消さずにそのままに しておきましょう。

ビジネスメールでは、メールを開かなくても内容が把握できるようにするのがマナーです。「Re：」のあとは元の件名が入っていますが、相手の社名や氏名が入っていても原則変更してはいけません。

ただし、やりとりの回数が増えてきたときは末尾に番号をつけたり、内容を追加するのであれば末尾に括弧書きで補足したり、相手が把握しやすくなるような工夫は行うべきでしょう。

全員に返信する

ビジネスでの打ち合わせでは、複数の人が関係している可能性があります。相手からのメールの宛先にCCやBCCが入っている場合、 情報共有のために「全員に返信」機能を使ってすべての連絡先に返信する のがマナーです。

CCでメールを送信する際、本文にもCCで送信する相手の氏名を記載する必要があります。

CCは、役職順で書きます。また、社内と社外の両方にCCでメール送信する場合、社外の人の氏名と役職を先に書きましょう。

相手へのお礼を伝える

日程調整はスケジュールの確認や調整を行うため、手間のかかる作業です。そのため、 感謝の気持ちなど相手を気遣う言葉を述べる ことで、好印象を与えられます。

お礼の言葉は、短くてもかまいません。ビジネス上で何かをしてもらったときは、一言でもお礼の言葉を伝えるべきです。

お礼の気持ちを伝えることで、 打ち合わせ当日を気持ちよく迎えられる ので、ぜひ実践しましょう。

返信文に相手の本文を残す

それまでのやりとりがすぐにわかるように、 相手から送られた本文はそのまま残しておきましょう。 特に、複数人とやりとりしている場合、一人一人が内容を把握していないこともよくあります。本文を消すと、相手の時間を奪うかもしれないため、注意が必要です。

本文を引用するときは、 引用マークである「>」を使いましょう 。

日程調整メールへの返信まとめ

日程調整メールへの返信は、相手の立場を尊重し、気遣いを感じられる文章を作成します。返信は24時間以内にレスポンス良く行ったり、返信文に相手の本文を残したりするのは、相手の手間を減らすためにぜひ実践したい項目です。

返信メールの本文や件名は、わかりやすく簡潔に書きましょう。今回ご紹介したテンプレートを活用して、文章作成のポイントを押さえながら相手に返信してみてください。