2024年10月3日

予定していたイベントの日程変更が必要になり、「日程変更ってどう依頼するの？」「メールの書き方が分からない」とお困りではありませんか？

日程変更は、相手に大きな負担をかけてしまうため、マナーを守り、迅速にやり取りすることが重要です。

スケジュール調整がうまくいかなければ業務に支障が出ることも考えられるため、スムーズに日程変更を行いましょう。

この記事では、日程変更のお願いをする際の基本マナーについて解説しています。ビジネスメールの基本スタイルと、日程変更の例文もまとめているので、合わせてご覧ください。

日程変更をお願いする場合のメールのマナー

こちらの都合で、どうしても日程の変更をお願いしなければならない場合は、先方に不快感を与えないよう、基本的なマナーを守る必要があります。

ビジネスシーンでは、マナー違反が信用をなくすきっかけにもなるため、以下のマナーをしっかり押さえておきましょう。

日程変更が必要になったらすぐに連絡をする

日程変更が必要になった場合は、すぐに先方に連絡する必要があります。これは、相手が社内の人であっても社外の人であっても同様で、基本的なビジネスマナーです。

一度決めた日程を変更してもらうのは、相手に迷惑をかけることだと認識し、なるべく早くリスケジュール（リスケ）のお願いを申し出てください。

予定が1か月も先といった場合には、「近くなってから連絡すればいい」と思うかもしれませんが、それでは相手の時間を拘束することになってしまいます。

予定が変わることが分かれば、相手も新たな予定を入れることができるため、 先方のスケジュールに配慮し「日程変更が必要だ」と分かった時点で、日程の変更依頼をしましょう 。

件名で日程変更の相談であることがわかるようにする

 件名で内容が分からなければメールに気付いてもらえないかもしれません 。

件名を内容を簡潔に記載することはビジネスメールの基本マナーでもあるため、【日程変更のお願い】のように、一目で内容が分かる件名を書きましょう。

日程変更をお願いするメールが読まれなければ、その間に相手の予定が埋まってしまい、調整が難しくなる可能性もあります。

 できるだけ早く開いてもらうためにも、件名に日程変更の旨を書く ようにしましょう。

本文冒頭で変更について謝罪する

日程の変更をお願いする際は、たとえ自分のせいでなくても「大変申し訳ございません」など、必ず本文に謝罪を含めましょう。

リスケをお願いすると同時に、メール本文の冒頭で謝るのがマナーです。ただし、 間違っても件名に謝罪文を入れないよう注意 してください。

どんな理由であっても、スケジュールの変更は相手に負担をかけるため、変更を受け入れてもらえるよう丁寧な言葉遣いで謝罪することが大切です。

代替の日程を複数提示する

日程変更をお願いする際は、 元々の予定とできるだけ近い日程で3つほど候補日を提案する ようにしてください。

こちらの都合でスケジュール変更をお願いする以上、「〇月〇日でお願いいたします」のように、一方的な日程変更の連絡は好ましくありません。

 相手にやり取りの負担をかけず、なるべく一度のやり取りで終わらせられるよう、最低でも3つは候補の日時を記載しましょう 。

その際、「難しい場合は、〇〇様のご都合がよろしい日程をご連絡いただけますと幸いです」と、相手の都合に配慮した文を最後に添えることも忘れてはいけません。

日程変更をお願いする理由も簡潔に含める

日程変更を依頼する場合、なぜ変更しなければならない理由の説明がなくては相手も納得できないため、必ず理由を伝えましょう。

ただし、「他社の打ち合わせを優先したい」「忙しい」といった理由の場合、相手に悪い印象を与えるため、正直に伝えない方がよいでしょう。

「業務の都合で伺えない」「急な出張のため日程を変更していただきたい」など、 先方が気分を害さないような理由に言い換えて簡潔に伝えてください 。

また、同僚やチーム内であれば「リスケ」と言って問題ありませんが、取引先や上司に対しては適切ではないため注意しましょう。「スケジュールの変更」「日程の再調整」などが妥当です。

直前の場合や相手との関係性によっては電話でも伝える

自身の体調不良や急用のため、当日や前日など予定の直前にスケジュールの調整をお願いする場合は、メールではなく電話で伝えるのが適切です。

また、直前の変更ではない場合でも、相手との関係性によっては、メールと電話の両方で伝える必要があります。

ビジネスマナーは人によって重要視する部分が異なり、たとえ余裕を持って連絡したとしても、メール一本で終わらせるのは失礼だと感じる人もいるため、 相手に合わせた連絡手段を選んでください 。

相手が電話に出なかった場合はメールで連絡し、「後で電話でもお伝えします」と一言添えておくとよいでしょう。

変更後のスケジュールは厳守する

何度も日程変更をお願いするのはマナー違反に当たるため、リスケしてもらった日程は必ず守るようにしましょう。

取引先はもちろん社内やチーム内であっても、 何度もリスケをお願いすると信用されなくなってしまいます 。

日程の再調整は原則一度までに留め、こちらから代案を提示する際には、確実に約束を遂行できる日程を提示するようにしてください。

調整後の日程は、忘れないようすぐにカレンダーに書き込む、リマインダーをセットするなど再調整にならないよう工夫しましょう。

当日には日程変更のお礼を伝える

スケジュール変更に応じてもらった場合、まずメールや電話でお礼を伝えますが、アポの当日にも必ずお礼を言うようにしてください。

日程変更は相手に負担をかけてしまうため、たとえメールで謝罪や感謝を伝えていたとしても、相手が快く思っていない可能性があります。

 実際に顔を合わせたときに「この度は日程をご調整いただきありがとうございます」と感謝を直接伝える ことで、相手に少なからず良い印象を持ってもらえるでしょう。

日程変更をお願いするビジネスメールの例文

日程変更をお願いするメールは、相手や状況に合わせた内容にしましょう。ケース別の例文をご紹介するので、ぜひメール作成の参考にしてください。

また、合わせてビジネスメールのマナーとなる、基本の型も押さえておきましょう。

ビジネスメールは、「件名」「宛名」「挨拶・名乗り」「用件」「結び」「署名」の6つの要素で構成されています。この型を守り、丁寧かつ分かりやすい文章を心がけてください。

社外の人に日程変更をお願いする場合

 社外の人に日程変更をお願いする場合は、宛先と名乗りを忘れないように記載しましょう 。

こちらの都合でスケジュール調整をお願いするため、冒頭には必ず謝罪の言葉を述べ、丁寧に依頼することが重要です。

往訪の打ち合わせの日程変更の場合

打ち合わせの日程変更をお願いする場合は、謝罪のほか日程変更をお願いしたい理由を簡潔に述べます。

 言葉遣いや理由など、相手に失礼な内容がないかを見直してから送信する ようにしてください。

オンライン会議の日程変更のお願いの場合

オンライン会議の場合は、 開催できない理由を簡潔に伝える 必要があります。

電話で一報を入れたが繋がらなかった場合

電話で日程変更の依頼をしたいものの繋がらなかった場合には、 まずメールで連絡を入れてから、再度電話をかけましょう 。

提示できる候補が一日しかない場合

提示できる候補日が一日しかない場合は、 ほかに候補日を提示できない旨のお詫びを文章に付け加えてください 。

このとき、相手の気持ちに配慮し、「大変恐縮ですが」「可能であれば」などのクッション言葉を使用するのがポイントです。

時間変更をお願いする場合

 予定日の直近で、急なトラブルのため時間だけ変更してほしい場合は、電話で連絡を入れましょう 。

つながらない場合は、まずメールで時間の調整をお願いしてください。

社内の打ち合わせで日程変更をお願いする場合

社内の上司に対して、打ち合わせや面談などの日程変更を依頼するケースでも、宛先と名乗りを記載します。

 社内に宛てたメールの場合でも、社外のときと同様に、丁寧に謝罪の気持ちが伝わる文章で書きましょう 。

日時変更のお願いメール：まとめ

会議や打ち合わせの日程変更が必要になった場合は、すぐに先方に連絡してください。相手が社内、社外の人のどちらであっても、丁寧に謝罪し、スケジュールの調整をお願いしましょう。

ただし、メールは読まれない可能性もあるため、件名を工夫したり電話でも連絡したりするほか、 「日程調整ツール」を活用するのもよいでしょう 。

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