日程調整をOutlookで行う方法｜Outlookの日程調整を効率化するツールも紹介
会議や打ち合わせの日程調整は日常的に発生するため、もっと効率良くできないかと悩んでいる人も多いのではないでしょうか。仕事で日常的にOutlookを使用しているのであれば、メールだけで日程調整をするよりも簡単に日時の決定が可能です。
この記事では、Outlookを利用した日程調整方法とOutlook連携が可能なツールについて紹介します。専用ツールを活用することで、日程調整の手間や時間を減らせるため、ぜひ最後まで読んでみてください。
- Outlookを活用した日程調整方法
- Outlookと連携できる日程調整ツール
- ツール利用で日程調整をより効率的に行う方法
日程調整をOutlookで行う方法
まずはOutlookで日程調整する方法を解説していきます。Otulookのみで実施する方法と、他の日程調整ツールと連携する方法があります。
Outlookの機能で日程調整する方法
引用：Outlook Supporthttps://support.microsoft.com/ja-jp/office/outlook-で予定表や連絡先を管理する-631a182a-21e0-4e41-8fa2-0d83e55da02d
Outlookのみでは 「スケジュールアシスタント」機能を使って日程調整が可能 です。スケジュールアシスタントなら、事前に登録した会議室や相手のスケジュールを確認しながら、日程を決められます。
部屋の登録もできるため、 会場や会議室の予約を管理するツールにもなり、ダブルブッキングを防げる のが利点です。個々のやり取りを減らせるため、社内の日程調整にはとても便利でしょう。
スケジュールアシスタントを使用して日程調整を行う手順は下記の通りです。
①Outlookの「予定表」から「新規作成」をクリック
②スケジュールアシスタントをクリック
③スケジュール確保したいメンバーを選択し、空き時間を確認
④自分を含めた参加者の予定が空いている日時を指定
⑤予約を完了
Outlookと連携できる外部ツールを利用して日程調整を行う方法
日程調整ツールの アカウント設定、もしくは連携設定画面でOutlookと連携させると、予定が自動でOutlookカレンダーに登録 されます。
さらに、日程調整ツールではOutlookで作成した会議のスケジュール調整・管理も可能です。普段Outlookを利用しているのであれば利便性が高まり、日程調整の大幅な効率化を期待できます。
Outlookと日程調整ツールを連携して日程調整を効率化
Outlookのスケジュールアシスタント機能単体では、社外との日程調整に向きません。なぜなら、 登録されていないユーザーの情報は反映されず、基本的に社内利用に限定される からです。
また、空き時間から自動で日程を決定してしまうため、相手に予定を確認する前に時間が押さえられてしまいます。上記のようなデメリットを解消して効率的に日程調整を行うには、日程調整ツールとの連携をおすすめします。
社外との日程調整もスムーズに行える
日程調整ツールは社外とのスケジュール調整に必要な機能を備えています。例えば、Outlookのカレンダーから 空いている日時を自動的に選択して、相手に候補日を提示することが可能 です。
一方、Outlookでは未登録ユーザーの情報が反映されません。そのため、情報を登録していない社外との日程調整には不向きでしょう。
日程調整ツールを使用すれば自分で候補日を選定する手間が省け、迅速かつ効率的に日程調整を行えます。
相手の都合に合わせて日程調整ができる
日程調整ツールなら、相手の予定を事前に確認し、業務の都合も踏まえた上で日程を決定できます。
Outlookだと空き時間から自動で日程を決定してしまいます。上司やメンバーに予定を聞いてから調整するような場合では使用できません。社内のスケジュール調整方法として全員が認識していれば良いですが、勝手に相手のスケジュールを埋めてしまうことで印象を悪くする可能性もあります。
Outlookと連携可能な日程調整ツール
ここからはOutlookと連携できる日程調整ツールをご紹介します。それぞれに機能や特長があるので、自社に合うツールを検討してみてください。
VIVIT LINK （ビビットリンク）
引用：VIVIT LINK （ビビットリンク）https://vivitlink.com/
「VIVIT LINK （ビビットリンク）」は、 Outlookとリアルタイムに連携して、相手との日程調整を完全に自動化できる ツールです。 複数人の日程調整やチーム利用が可能 であり、あらゆるイベントの日程調整に使えます。
メンバーのカレンダーから日時を選択してもらうだけで、予定の登録から連絡まで行ってくれます。日程調整完了後に予定がOutlookに自動反映されるため、手動で日程を登録する手間もありません。また、誤って予定を入れてしまうダブルブッキングも防げます。
ツール導入後は、日程調整にかかる時間が20分/1件から30秒/1件になった事例もあります。
- 通常使用しているツールと連携できるため、社内に浸透しやすい
- グループ利用が可能で、各メンバーのオンライン接客の一元管理も可能
- 予算が少ない中小企業にも優しい料金設定
| 日程調整方法 | 予約受付型・投票型 |
| 初期費用 | 要 問い合わせ |
| 料金プラン | 要 問い合わせ |
| 外部アプリ連携 | Googleカレンダー / Outlook / Zoom TETORI / Slack / Chatwork |
| 複数人での日程調整 | 可能 |
| リマインド通知（メールやSMSでの通知） | あり |
| Web会議URLの自動発行 | 可能 |
| 対応デバイス（スマホ・Web） | スマホ・Web |
| 無料お試し | 可能 |
eeasy（イージー）
引用：ビジネスを革新する日程調整ツール【eeasy】(イージー)https://eeasy.jp/
「eeasy（イージー）」は 外部システム連携を実現できるAPIによって、Outlookに登録した情報を自動抽出 できます。Outlookのスケジュールと連携すれば日程調整の自動化が可能です。
事前に日程調整用ページを作成しておくと、何度も同じURLで調整できるという特長があります。 オンライン会議のURL発行や担当者の自動割り当てが可能 な機能を兼ね備えているため、日程調整に付随する作業の時間を短縮できます。
- 多数の特許を取得している高機能なツール
- あらゆるタイプの日程調整に対応可能
- シンプルで簡単に使いこなせる画面設計
| 日程調整方法 | 予約受付型 |
| 初期費用 | なし |
| 料金プラン | ・個人利用：無料 ・法人利用：850円（ユーザー／月） 別途オプションサービスあり |
| 外部アプリ連携 | Googleカレンダー / Outlook Zoom / Microsoft Teams / Google Meet |
| 複数人での日程調整 | 可能 |
| リマインド通知（メールやSMSでの通知） | あり |
| Web会議URLの自動発行 | 可能 |
| 対応デバイス（スマホ・Web） | スマホ・Web |
| 無料お試し | 可能 |
調整アポ
引用：日程調整ツール「調整アポ」｜ビジネス向けクラウドサービスhttps://scheduling.receptionist.jp/
「調整アポ」は、各メンバーのOutlook予定表の情報から 自動的に日程の候補をピックアップ します。よって、社内調整の手間を大幅に省くことが可能です。
社外や顧客との日程調整も、 自動で生成されるURLをメールに添付して送付するだけ で済みます。相手はURLから都合の良い日程を選択するのみと、操作性も高いです。
Outlook以外にも、Web会議ツールやチャットツールとの連携が可能であり、業務効率化を促進できます。
- Web会議のURL自動発行でスムーズな予定調整が可能
- 複数人での日程調整に対応
- リマインドメールも自動送信
| 日程調整方法 | 予約受付型 |
| 初期費用 | 要 問い合わせ |
| 料金プラン | 要 問い合わせ プランは「プレミアム」「エンタープライズ」「スタンダード」から選択可能 |
| 外部アプリ連携 | Googleカレンダー / Outlook Zoom / Google Meets / Teams Salesforce / Slack / Chatwork / Google Chat |
| 複数人での日程調整 | 可能 |
| リマインド通知（メールやSMSでの通知） | あり |
| Web会議URLの自動発行 | 可能 |
| 対応デバイス（スマホ・Web） | スマホ・Web |
| 無料お試し | 可能 |
TimeRex(タイムレックス)
引用：TimeRex – 無料で利用できる日程調整自動化ツールhttps://timerex.net/
「TimeRex（タイムレックス）」には、 Webhook（サービス連携機能）が搭載されている ため、Outlookとの連携が可能です。Outlook予定表と連携し、日程候補のリストアップや予定の登録、Web会議の作成を自動化できます。
拡張機能が充実しており、カスタマイズ性が高いといえるでしょう。また、フリープランであれば 無料で利用できるため、コストを抑えて始めたい方にもおすすめ です。
- あらゆる日程調整方式に対応
- チャットツールやSFAなど、3,000以上の外部サービスと連携可能
- セキュリティの国際標準規格ISO27001認証を取得
| 日程調整方法 | 予約受付型・投票型 |
| 初期費用 | 要 問い合わせ |
| 料金プラン |
|
| 外部アプリ連携 | Googleカレンダー / Outlook / ZoomMicrosoft Teams / Google Meet Slack / Chatwork |
| 複数人での日程調整 | 可能 |
| リマインド通知（メールやSMSでの通知） | あり |
| Web会議URLの自動発行 | 可能 |
| 対応デバイス（スマホ・Web） | スマホ・Web |
| 無料お試し | なし |
Jicoo（ジクー）
引用：Jicoo | チームのスケジュールを最適化する日程調整ツールhttps://www.jicoo.com/
「Jicoo（ジクー）」では、決定した予約がリアルタイムでOutlookに反映されます。予約可能な時間帯をカスタマイズして作成することも可能です。
日程投票機能を備えており、参加可能人数が多い日をひと目で把握 できます。そのため複数人や複数チームでの日程調整に利便性を発揮するでしょう。
フリープランでも1対1のスケジュール調整は十分 に行えます。無料から使い始めてみるのもおすすめです。
- 1対1からセミナー・イベントまで、あらゆる日程調整に対応
- チームカレンダーなど、分かりやすく便利なUI機能を搭載
- デザインやレイアウトを自社ブランド用にカスタマイズ可能
| 用途（ビジネス／プライベート） | ビジネス |
| 日程調整方法 | 予約受付型・候補提案型 |
| 初期費用 | 要 問い合わせ |
| 料金プラン |
|
| 外部アプリ連携 | Googleカレンダー / Outlook Zoom / Google Meet Slack / Googleアナリティクス / Stripe / Salesforce / Webhook |
| 複数人での日程調整 | 可能 |
| リマインド通知（メールやSMSでの通知） | あり |
| Web会議URLの自動発行 | 可能 |
| 対応デバイス（スマホ・Web） | スマホ・Web |
| 無料お試し | なし |
Outlookと連携できる日程調整ツールはVIVIT LINKがおすすめ
この記事では、Outlookを仕事で利用している方に向けて、Outlookを用いた日程調整の方法とOutlookと連携できる日程調整ツールを紹介しました。
Outlookスケジュールアシスタントも便利ですが、機能に制限があるため、用途が限定されます。スケジュール調整の効率化を図るなら、日程調整ツールを導入してOutlookと連携させることをおすすめします。
特に 「VIVIT LINK （ビビットリンク）」は、社内はもちろん、社外やグループ間での日程調整に役立つツール です。Outlookとの連携機能も備えており、空き枠の自動抽出や予定の自動登録もできます。
さらに、VIVIT LINKは、オンライン接客のための機能も豊富です。Webサイトで興味を持ってくれたお客様に、迅速かつ効率的にアプローチできます。
無料お試しも可能なので、日程調整の効率化に関心がある方は、ぜひVIVIT LINKをご検討ください。
