Slackを使って日程調整を行う方法を徹底解説

2023年11月15日

「打ち合わせの相手とスケジュール調整をしたいが、相手がなかなか電話に出てくれない」
「メールよりも効率的な日程調整の手段を探している」

日程調整について、上記のような悩みを抱えている方は少なくないでしょう。

普段の業務で「Slack」を利用しているのであれば、Slack上で日程調整が可能です。

この記事では、Slackで日程調整を行う方法と、外部ツールとの連携について解説しています。ぜひ最後までご覧いただき、日程調整のストレスを軽減してください。

この記事でわかること

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Slackで日程調整をする方法

ここでは、Slackで日程調整をする方法として、以下の4つを紹介します。

Slackのデフォルトの機能だけで完結するものもあれば、アプリを利用するものや、外部サービスと連携して行うものもあります。それぞれ見ていきましょう。

Slackで日程調整をする一つ目の方法は、絵文字を使って日程調整をするやり方です。 ワンクリックで対応できるため、各自の負担を軽減できます 。

日程を提示する際は、該当する日がない場合と返信忘れを区別するため、項目に「いずれも難しい場合」を含めておくのがポイントです。

それぞれのリアクションにカーソルを合わせると、だれがリアクションしているかも確認でき、個別に対応することも可能です。

数字アイコンだけでなく、顔文字やいいねマークといった絵文字を利用するのも良いでしょう。

例文

お疲れ様です。
〇〇の社内セミナーにつきまして、下記の日程はいかがでしょうか？

【候補日】
＜絵文字A＞4月1日（月）11:00～12:00
＜絵文字B＞4月2日（火）17:00～18:00
＜絵文字C＞4月3日（水）13:00～14:00
＜絵文字D＞いずれも難しい場合

参加可能な日程を冒頭のリアクション（数字）でお知らせいただけると幸いです。

二つ目は、Slackアプリでアンケートを作成し、投票によって日程調整を行う方法です。

投票アプリには、「Polly」と「Simple Poll」があります 。それぞれの違いと特徴を知っておきましょう。

まず、Pollyで日程調整アンケートを作る方法を、画像つきで説明します。

日程調整アンケートを作る方法

「Slack Appディレクトリ」からPollyを開き、「Slackに追加」ボタンをクリックします。
「ワークスペースにアクセスする権限をリクエストしています」に対して「許可する」をクリックしてください。
チャットルームに「/polly」と入力し、「Create a polly」を選択しましょう。
次に表示される画面で「Create New」を選択します。
以下の項目を入力し「+Add a Question」をクリックしましょう。
- 「Create question」：日程調整の候補日時を入力
- 「Question type」：候補日が複数ある場合は「Multiple choices」、1日なら「Agree / Disagree」
下記「+Add a Question」から、別の日程候補を入力できます。
必要であれば追加した欄に日程候補を記入し「Add」をクリックします。
上記手順で候補日時の入力を完了後、「Confirm Questions」をクリックしてください。
以下の必要項目を記入または選択しましょう。
- Multi-Question Title：タイトル
- Message to your team(任意)：依頼文やメッセージを記入
- Responses：Non-anonymous（非匿名）：初期設定のままでOK
- Results：In realtime（リアルタイムでアンケート結果を確認できるという）：初期設定のままでOK
- Choose audience：アンケートを送るメンバーやチャネルを選択
最後に「Send Polly」をクリックして完了です。

続いて、Simple Pollで日程調整アンケートを作る方法を、画像つきで説明します。

日程調整アンケートを作る方法

「Slack Appディレクトリ」からSimple Pollを選択し、「Slackに追加」ボタンをクリックします。
コマンドを入力し、右下の紙飛行機マークをクリックしてください。
Simple Pollでは、アンケート入力フォームではなく、コマンドを入力することでアンケートが作成できます。以下のように「/poll “質問” “選択肢1” “選択肢2” “選択肢3″」といった形式で打ち込みましょう。
上記手順後に以下のフォームが立ち上がるので、内容を確認して「Create Poll」をクリックします。
これでアンケートフォームの作成が完了です。

Slackは、GoogleやOutlookといった外部ツールとの連携が可能で、それらと連携することで、より効率的に日程調整が行えます。

Google Calendarを使い、以下の方法で日程調整を行えば、 相手がslackを利用していなくても調整が可能になります 。基本的な操作はOutlookも同じなので、用途に適したツールを活用してください。

Google Calendarでの日程調整の方法

ホーム「APP」下のGoogle Calendarを開き「Create event」をクリックします。
以下の各欄に必要事項を記入し、画面右下の「作成する」をクリックして完了です。
- タイトル（任意）：イベントに名前を付ける
- ゲスト（任意）：メンバーを招待する
- 日付、期間、利用可能期間：予定日時、期間を選択
- ミーティングの共有先：チャンネルを選択

Google、Outlookカレンダーでの日程調整には、メンバーがそれぞれアカウントを持っていることが必須となります。