2024年10月3日

日程調整のメールに返信がこないと、会議や打ち合わせの予定が立てられず、スケジュール調整が大変です。しかし、返事を急かすと、相手にネガティブな印象を与える可能性があり、どのように伝えればよいのか迷ってしまいますよね。

そこで、本記事では、日程調整のメールに返信がこない場合の催促メールの文例や、送信時のポイントについて解説します。また、 相手から返信をもらいやすい方法や、相手に不快感を与えずにスムーズにやり取りを進めるためのコツについてもご紹介します。 

この記事を読んで、日程調整のストレスを解消し、円滑なビジネスコミュニケーションを実現しましょう。

日程調整のメールを送っても返信が来ない場合はどうすればいい？

日程調整のメールを送信したにもかかわらず、連絡がないという状況は、そのまま放置しておくとスケジュールが確定できず、業務の遅延やトラブルの原因になりかねません。

ここからは、返信が来ない場合の対処法を緊急度別に見ていきましょう。

なお、こちらから返信する場合に関しては以下の記事で詳しく解説しています。ぜひこちらもご確認ください。

日程に余裕がある場合

日程に余裕がある場合は、 まず2～3日程度様子を見てから催促メールを送りましょう。 終業間際や、月曜日・金曜日、月末などは忙しい場合が多いため、避けるのがベターです。

また、最初のメールで期日を設けることもおすすめです。返信期限を設けることで、相手に返信を促しやすくなります。ただし、相手の状況によっては返信スピードが遅れることもあるため、慎重に判断して催促するタイミングを見極めましょう。

緊急性が高い場合

緊急性が高い場合は、回答期限を連絡していたか確認し、期限までに連絡がない場合は催促メールを送りましょう。 返信がないと業務が滞ってしまう場合は、早めに状況を確認する必要があります。必要であれば、すぐに連絡しても問題ありません。 

期限を伝え忘れた場合は謝罪しつつ、あらためて設定した期限までの返信を依頼すると良いです。相手の状況にも配慮して、時間帯や言葉遣いに気を付けて連絡をするようにしましょう。

日程調整の催促メールを送る前に確認すべきこと

日程調整の催促メールを送る前に、自分側に何かミスがないか確認しておきましょう。メールの送信漏れや、受信メールのチェック漏れはよくあることです。相手に連絡する前に、もう一度確認すると良いでしょう。

最初のメールが送信されているかを確認する

日程調整の催促メールを送信する前に、必ず最初のメールが送信されているかを確認しましょう。 下書きフォルダに入っていないか、未送信状態になっていないかを確認することが重要です。 

RPAを使って自動的にメール送信する場合でも、最初のメール送信が成功しているかを確認することは大切です。

相手から返信が来ていないかを確認する

相手から返信が来ていないかどうか、念のため再度確認しましょう。迷惑フォルダに自動で振り分けられている可能性もあります。先方から返信があったにもかかわらず、再度催促メールを送ってしまうと相手に失礼です。

 催促メールを送る前に、受信フォルダと迷惑フォルダの両方を開いて、連絡のチェック漏れがないか、もう一度確認しましょう。 これで、お互いに無駄なやりとりを防ぐことができます。

日程調整の催促メールを送る際に使える例文・テンプレート

ここからは、日程調整の催促メールの例文・テンプレートをご紹介します。大切な時間を割いていただくことになるため、相手に失礼がないよう、適切な言葉遣いが求められます。ぜひ参考にしてみてください。

社外（取引先）にアポイントメールの催促をする場合

期限までに返信がなかったとしても、 相手を責めることなく丁寧な表現を用いましょう。 希望日時も再度記載したほうが親切です。また、連絡が行き違いになることも考慮して、最後の一文を入れておくと良いでしょう。

社内スタッフ（上司・同僚）に会議日程を催促する場合

社外の場合と同様、丁寧な表現を用います。ただ、 社内のメールであれば、多少シンプルで簡潔な内容でも問題ないでしょう。 返信期限もしっかり伝えるようにします。

応募者に面接日程を催促する場合

人事部の採用担当として、応募者に面接日程を催促する場合も、基本的には先ほどの例と同じです。 会社の印象にも関わるため、より丁寧な文章を心がけると良いでしょう。 

2回目以降の催促をする場合

なかなか返信が来ない場合、 件名を目立たせて、できるだけ気付いてもらうように工夫した方が良いでしょう。 また、期限もしっかり伝えておきます。急ぎの場合は、メールではなく電話で対応することも考慮しましょう。

日程調整の催促メールを送るときのポイントや注意点

日程調整の催促メールを送るときには、いくつかポイントや注意点があります。無用なトラブル回避のためにも、意識しておくと良いでしょう。

強い表現にならないよう注意する

催促メールを送ることは悪いことではありませんが、相手にプレッシャーを与えたり、不快感を与えたりすることは避けるべきです。「催促」「急ぎ」という直接的な表現は、あまり使わないほうが良いでしょう。

 催促の内容であっても、クッション言葉を使って丁寧に伝えることが大切です。 「その後いかがでしょうか」「〜いただければ幸いです」「念のため〜」など、聞き方や文面に工夫をしてワンクッションを入れましょう。やんわりとした表現で、相手との信頼関係を損なわないよう、注意深く言葉を選ぶことが必要です。

行き違いの可能性を考慮した一言を添える

メールでのやり取りでは、行き違いが生じることもあります。相手が対応済みだった場合、催促するメールを送ることで相手から不快な印象を与えることもあります。そのため、 「行き違いの場合はご容赦ください」と一言添えることで、相手に失礼にならないようにしましょう 。

また、「すでにご対応済みの場合は、いつごろ対応したのか教えていただければ幸いです」という内容を付け加えることで、後々の確認もしやすくなります。行き違いを考慮したメールのやり取りは、ビジネスマンとして大切なマナーです。

【至急】や【再送】など緊急性が伝わる件名にする

催促メールを送る際には、件名に緊急性が伝わる言葉を盛り込むことが重要です。ただし、あまり多用すると、相手にプレッシャーを与えすぎてしまうため、注意が必要です。

また、 隅付き括弧を活用することで、件名が一目でわかりやすくなります。例えば、【至急】【再送】【ご返信をお願いいたします】などがあります 。

さらに、短く簡潔に記載することも大切ですが、「催促」といった表現は相手に不快感を与えることがあるため、適度な配慮が必要です。注意深く、相手に適した言葉遣いを心がけましょう。

前回のやりとりを再度明記する

前回のやりとりに関して、相手が日程を忘れていたり、勘違いしている可能性もあります。そのため、 前回のやりとりの内容や候補日を再度明記しましょう。また、新しい候補日を伝えておくとさらに親切です 。

一連のやりとりがメールで行われていた場合は、これまでのメールの引用をすると相手も思い出しやすいです。もし、何か口頭で話した情報がある場合は、あらためて整理してメールに付け加えておきましょう。

返信の期日を明記する

リマインドメールを送る際は、必ず返信の期日を明記しましょう。期日が明確でないと、相手が対応する速度がわからず、後回しにされてしまうことがあります。また、 期日を設けることで、相手にも必要な日程が明確になり、返信しやすくなります 。

また、期限とあわせて要望を明確に伝えることが大切です。いつまでに何を実施してほしいのかを伝えておくことで、メールのやり取りを減らすことができます。スムーズなコミュニケーションを心掛けましょう。

候補日を複数リストアップしておく

候補日を複数リストアップしておくことで、予定調整の返信をもらいやすくなります。リストがあるだけで相手の負担が軽減され、スケジュールを検討するのが楽になります。

「都合が良い日はいつですか？」と漠然と聞くのではなく、 具体的な候補日を用意しておきましょう 。相手の労力や時間を奪わず、しっかりと返信を促すことができます。返信をもらいやすくするためには、候補日を複数用意して、相手が選びやすいように工夫しましょう。

日程調整の催促メールを送る際によくある疑問

ここからは、日程調整の催促メールを送る際に、多くの人が疑問に思うこと・気になることをまとめていきます。事前に把握しておくと、よりスムーズに日程調整を進めることができるでしょう。

日程調整の催促メールに効果的な送信タイミングはある？

日程調整の催促メールを送信する場合、午前中に送ることが効果的です。 午前中に送ることで、業務終了まで時間に余裕があるため、返信率が高まります 。

一方、午後に送信した場合、翌日に開封されることが多く、回答が遅れる可能性があります。また、催促メールを終業時間間際に送った場合は、開封しただけで返信が翌日に回される場合があります。時間帯を考慮することで、返信率が上がり、スムーズな日程調整ができるようになるでしょう。

日程調整メールに返信がない場合は、電話で催促をしてもいい？

日程調整メールに返信がない場合、急ぎでなければ2回までメールで催促することが好ましいでしょう。ただし、 2回以上催促しても返信がない場合や期限を大幅に過ぎている場合は、電話で催促しても問題ありませんが、相手の都合を考慮して失礼のないように気をつけましょう。そのほかには、チャットツールやSMSを使うのもおすすめです 。

また、相手に非があっても、心ない言い方をすると関係が崩れることもあるため、注意が必要です。ただメールを見落としているだけかもしれないので、すぐに返信が来る可能性もあります。返信がない場合は、相手に確認の連絡を取ることが大切です。

なお、ラインで日程調整する方法については以下の記事で詳しく解説しています。ぜひこちらもご確認ください。

日程調整の催促メールまとめ

本記事では、日程調整のメールに返信がこない場合の催促メールの文例や、送信時のポイントについて解説してきました。 相手に非があったとしても、急かすような言葉ではなく、丁寧な言葉を用いるようにしましょう 。

クッション言葉をうまく利用して、角が立たないように工夫が必要です。また、催促メールを送信する前には、本当に返信がきていないか、迷惑メールBOXも含めてもう一度確認しておくと良いでしょう。

相手も業務で忙しいことを考慮し、メールの件名をわかりやすくしたり、期日を明確にすることも大切です。以上のポイントをおさえて、スムーズに日程調整を進めましょう。

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