Microsoft Teamsは、名前のとおりチームでの作業をサポートするツールです。ビデオ会議機能やチャット機能を有し、日程調整も実施できます。

本記事では、Microsoft Teamsを活用して日程調整する方法について解説します。Microsoft Teamsのチャットから会議の日程調整を手軽に行う方法、さらに、無料で利用できるアプリ「Forms」、有料アプリの「ScheduleLook」を活用してスケジュールを調整する方法も解説します。

また、Microsoft Teamsと連携できる、日程調整におすすめな外部ツールも紹介します。ビジネスのスケジュール管理にお悩みの方はぜひご一読ください。

Microsoft Teamsで日程調整を行う方法

Microsoft Teamsで日程調整を行うには以下の方法があります。

それぞれの日程調整のやり方を見ていきましょう。

Teamsのチャットから会議の日程調整を行う方法

まずは、Microsoft Teamsのカレンダーを利用して、会議の日程調整を行う方法です。 Microsoft Teamsを導入していれば無料で実施可能 です。以下で具体的な手順を説明していきます。

無料でも利用できるアンケート作成アプリ「Forms」を活用する方法

Microsoft Teamsとアンケート作成アプリの「Forms」を連携して日程調整をすることも可能です。 Microsoft アカウントさえあれば、制限はあるものの無料で利用できます 。ただし、アンケートを利用する前には、参加するメンバーのチームを作成しておく必要があります。

アンケートの作成手順は次のとおりです。

メンバーに参加可能な日程を複数選んでもらいたい場合は、アンケート作成時に「複数回答」をオンにしましょう。

外部リンク：Microsoft Forms

有料アプリ「ScheduleLook」で日程調整を行う方法

Microsoft Teamsと「ScheduleLook」を連携させると、チームメンバーが Microsoft　Outlook上に記入したスケジュールを一覧で確認できる ようになります。アンケートをしなくても、予定が重複しないように日程調整が可能です。

メンバーのスケジュール確認のためにMicrosoft Outlookに切り替える必要はなく、Microsoft Teams内で操作を完結できる点がメリットです。メンバーの予定を確認・把握しながらチャットで会話もでき、 オンライン会議の開催通知までMicrosoft Teams内で完了 できます。

 ScheduleLookの利用料金はユーザー数に応じて変動 し、大規模なチームほどコスト効率が高まります。有料アプリではありますが、無料トライアルも行っているので、一度使い心地を試してみるのがおすすめです。

外部ツールと連携して日程調整を行う方法

今までお伝えした方法は、Microsoft Teamsのグループ外のメンバーだと基本的に行えないため、社外の人との日程調整が難しいことがあります。しかし、Microsoft Teamsに 外部の日程調整ツールを連携すれば、Microsoft Teamsを利用していない社外の人とも日程調整が可能 です。

日程調整ツールをMicrosoft Teamsに連携すると、 カレンダーから空いている日程を自動でピックアップ してくれます。相手は都合の良い時間を選択するだけで、日程調整が完了します。各日程調整ツールの機能をフル活用すれば、日程調整の大幅な効率化につながるでしょう。

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Teamsと連携可能な日程調整ツール【有料・無料】

ここからは、Microsoft Teamsと連携可能な日程調整ツールをいくつかご紹介します。有料・無料のものがあるので、自社に合ったものを検討してみてください。

VIVIT LINK （ビビットリンク）

「VIVIT LINK（ビビットリンク）」は、 Microsoft Teamsのチャット機能から日程調整を実施 できます。相手の日程とマッチングした際はチャットで通知を受け取れるため、スピーディーに日程を決定できます。Microsoft Outlookとも連携が可能です。

特にチーム利用における機能が充実しているため、 複数のメンバーでスケジュールを共有し、調整する際に便利 です。日程調整が完了したら、Microsoft Teamsの会議URLを自動発行できるのも特徴的です。