オンライン接客を予約する流れと予約システムの選び方
「自社でオンライン接客の予約を受けられるだろうか？」とお悩みではないでしょうか。予約システムを導入すれば、オンライン接客の予約は簡単に受付できます。この記事では、オンライン接客の予約を受けて実施する流れと、予約システムの選び方を解説します。顧客やスタッフの手間も軽減できる便利な予約システムを導入するために、ぜひ参考にしてください。
以下のコラムもオンライン接客導入の参考になるので、ぜひご一読ください。
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オンライン接客の予約と実施の流れ
オンライン接客の予約を受けて、実施するまでの流れを解説します。流れを把握しておくことで、適切な準備がしやすくなるでしょう。
予約受付の準備
まずは予約可能な時間枠を準備して、Webサイトなどで公開しましょう。「これらの時間枠いずれかなら、どれでもオンライン接客を予約できます」と店舗側から明示しておけば、あとは顧客が選ぶだけで日程調整が完了します。
「自分が希望する時間に対応してもらえないかも」と顧客が不安を感じると、予約をためらってしまいがちです。 時間を明確にしておくことで、顧客は安心して予約しやすくなる でしょう。
予約可能な時間枠はカレンダーにまとめておくことで、ひと目で確認しやすくなります。月単位や週単位の表示で日ごとの時間枠まで確認できるようすると、日にちごとにタップして詳細を表示させなくて済むため便利です。
顧客による予約
予約可能な時間枠を顧客が選んで、予約をします。 カレンダーに表示した時間枠をタップすると、必要事項を入力する画面に進む仕組みにしておく ことで、スムーズに予約を進めてもらえます。そうした仕組みを作れない場合は、顧客から電話やメールで希望する日時を伝えてもらうことによって、予約を進めることも可能です。
店舗側が知りたい情報を、予約の際に顧客に入力してもらうと、その後の対応がしやすくなります。たとえば「どの商品にご関心がありますか？」という質問に回答してもらうことで、その商品を手元に準備しておいたり、商品についての情報を詳しく調べておいたりできます。
ただし入力項目を増やしすぎると、顧客に「予約が面倒だ」と感じられて予約されない可能性が高まるので、注意が必要です。入力してもらう情報は、必要最小限にしておきましょう。
URLの発行
予約を受けたら、Zoomなどのビデオ通話ツールのURLを発行して、顧客に伝えます。予約時にメールアドレスを入力してもらい、 自動で発行されたURLがメールで顧客に送られるシステムを構築しておく と、URL発行の手間をなくせるでしょう。
システムで自動化できない場合は、スタッフが予約を確認して、手作業でメールやSNSのダイレクトメッセージを送ってURLを知らせます。手作業で送るのであれば、定型文を使うだけではなく、顧客に合わせて文章を変えると良いでしょう。
たとえば、アパレルであれば「ご関心のあるコートに合わせたコーディネートを当日ご案内しますね」と伝えることで、顧客の興味や関心を高められます。オンライン接客では、顧客が予約したことを忘れたり、興味をなくして放置したりすることもあるので、その対策としても有効です。
当日のオンライン接客
ここまで準備ができたら、いよいよオンライン接客を行います。予約当日にZoomなどのビデオ通話アプリを立ち上げて、顧客と会話します。 カメラなどの機材やインターネットの接続状況に問題はないか、十分に確認 しておきましょう。
顧客はビデオ通話に慣れていない可能性もあります。操作方法などをまとめたマニュアルを作って事前に送付しておくと、トラブルなく操作してもらいやすくなります。接客中は資料の見え方などに問題はないか、相手に確認しながら進めることが大切です。
また、来店した顧客への接客に比べて、表情や声のトーンの変化が伝わりにくいのがオンライン接客の特徴です。普段よりもオーバーリアクションを意識すると、対面での接客に近い印象を感じてもらいやすくなります。
オンライン接客の予約システム選びのポイント
オンライン接客の予約システム選びのポイントを紹介します。予約システムの使いやすさは、顧客とスタッフの双方にとって重要なので、どのシステムを導入するかは慎重に検討しましょう。
予約が簡単にできる
オンライン接客の予約システムは、顧客が簡単に予約できることが大切です。予約システムは以下の2種類に分けられます。
- 予約受付型：スタッフが時間枠を複数登録しておき、顧客がその中から選ぶ
- 候補提案型：顧客が候補を複数提案し、スタッフがその中から選ぶ
顧客にとってもスタッフにとっても「予約受付型」の方が手間を減らせる ので、予約受付型のシステムを選ぶ方が良いでしょう。
その場ですぐにオンライン接客を開始できる
その場ですぐにオンライン接客を始めることにも対応したシステムを選ぶと、顧客の利便性を高められます。 予約不要でその場で接客してもらえれば、疑問や不安をすぐに解消できるからです。
顧客がオンライン接客を求めるタイミングは、購入意欲が高まっていることが多いものです。そのタイミングを逃さずにオンライン接客をすることで、成約率が高くなる傾向があります。逆にその場ですぐに接客できないと、機会損失となってしまうでしょう。
広く使われているツールと連携できる
オンライン接客の予約システムは、 ZoomやGoogle Meetなどの広く使われているツールと連携できることが大切 です。ビデオ通話ツールと連携させることで、URLを即座に自動発行できるため、顧客とスタッフの双方にとって便利になります。
予約システムとツールが連携できない場合は、スタッフがビデオ通話ツールのURLを発行して、顧客に連絡する手間がかかってしまいます。人為的なミスが増える恐れもあるため、ツールと連携できる予約システムを選ぶと良いでしょう。
VIVITLINK（ビビットリンク）ならオンライン接客の予約から実施まで一括管理が可能
オンライン接客を予約する流れと、予約システムの選び方を解説しました。顧客に手軽に予約してもらい、スタッフの負担を減らすためには、顧客とスタッフの手間をできるだけ省ける予約システムを選びましょう。
オンライン接客の予約システムをお探しの方には、VIVITLINK（ビビットリンク）がおすすめです。VIVITLINK（ビビットリンク）は、ZoomやGoogle Meetなどの多くのツールと連携させることができ、URLを自動で発行できます。
顧客にカレンダーから時間枠を選んでもらうだけで予約が進められるだけでなく、その場でオンライン接客を開始することも可能です。ご興味があれば、まずはお気軽にオンライン相談会にお申し込みください。
