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オンライン商談とは?必要なツールや導入準備について解説

対面の商談に代わり、オンライン商談を行う企業が増えています。自社でもオンライン商談を取り入れたい。しかし、どのようなツールが必要なのか、どうやって導入すればいいのかわからず悩んでいませんか?

この記事では、オンライン商談の基本から、導入に必要な準備、おすすめのツールまで詳しく解説します。

オンライン商談とは?

オンライン商談とは?

オンライン商談とは、パソコンやスマートフォンなどを使い、 顧客と直接対面せずインターネット上で行う商談 です。

オンライン商談が急速に普及した背景には、新型コロナウイルス感染拡大も大きく影響しています。感染拡大防止の観点から対面での営業活動が制限されるなかで、 非接触で行える オンライン商談は大いに活用されました。

 通信環境さえあれば場所の制限なく効率よく商談ができる 点も、オンライン商談の大きなメリットです。

人材紹介サービスを手がけるエン・ジャパン株式会社の成功事例を紹介しましょう。

同社では転職サイト「エン転職」の商談において、移動時間に対して実際の商談時間が短い点を問題視していました。そこで改善策としてオンライン商談を導入。これにより移動時間の削減と商談時間の増加が実現し、業務効率の改善に成功しています。

オンライン商談にはこのようなメリットが多くあります。そのほかの成功事例やメリットをより詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

オンライン商談で車を販売するメリットや活用事例を解説
オンライン商談のメリットとデメリットを徹底解説!

オンライン商談に必要なもの

オンライン商談に必要なもの

オンライン商談を実施するために必要な環境について解説します。

オンライン商談ではスムーズなコミュニケーションが欠かせません。顧客と気持ちよく商談を行うため、まずはツールや機材、通信環境を万全に整えましょう。

オンライン商談ツールやWeb会議システム

オンライン商談では、オンライン商談に特化したツールやWeb会議システムを利用します。

オンライン商談ツールの特徴は、名刺交換ツールや資料共有の機能など、 インターネット上で商談を快適に行うための機能が備わっている ことです。スムーズな商談をサポートする機能だけでなく、商談を振り返り部署内で映像を共有することもでき、ノウハウの共有もスムーズに行えます。

Web会議システムはあくまで会議用のため、オンライン商談ツールのような機能は備えてません。しかし、無料で利用できるものもあり、 導入しやすさ がメリットです。

品質のよいカメラやマイク

オンライン商談では、 高品質のカメラやマイク を用意しましょう。

対面よりも情報が伝わりにくいオンライン商談では、 相手のモニターに映る表情で与える印象が大きく変わります 。照明などを工夫し、なるべく表情がきれいに映るカメラを用意しましょう。

マイクにも配慮が必要です。オンライン商談は対面よりも集中力が途切れやすく、音声が聞き取りにくいと相手の気が散ってしまいがちです。そうなると商談の成果にも悪影響を与えかねません。相手が音声を聞き取りやすいよう、音声がクリアに伝わるマイクやノイズキャンセリングマイクを用意しましょう。

カメラやマイクのほか、オンライン商談では押さえておきたいマナーが多くあります。詳しくは、以下の記事をご覧ください。

オンライン商談で気をつけたい基本のマナーについて解説

インターネット通信環境

 安定したインターネット通信環境 は、オンライン商談の成功に欠かせません。

オンライン商談ではリアルタイムで通信を行います。そのため、安定した通信環境が整っていないと相手に届く映像や音声が乱れてしまい、商談がスムーズに進みません。高速で安定した通信ができる光回線の利用をおすすめします。

 セキュリティ面 にも注意しましょう。テレワークで自宅からオンライン商談に参加する機会も増えています。その際、使用するルーターの規格が古かったり、ファームウェアが最新でなかったりして、セキュリティ対策が万全でないこともあります。

オンライン商談では機密情報を扱うこともあるため、会社でガイドラインを作成し、安心して商談ができる環境を整えておきましょう。

オンライン商談ツールの比較ポイント

オンライン商談ツールの比較ポイント

オンライン商談ツールを比較するポイントは以下のとおりです。

  • 料金
  • 顧客への負担
  • 接続方法
  • 音声や画質
  • セキュリティ面
  • オンライン商談をサポートする機能

それぞれ詳しく解説します。

料金

オンライン商談ツールの利用料金は事前に確認しましょう。

自社で必要な機能をよく検討し、 達成したい成果や利益が実現できそうなツールを選びましょう 。トークスクリプト機能や音声のテキスト化機能などは多くのオンライン商談ツールに備わっています。ただし、SFAやCRMと連携する機能を利用するには、より高機能なツールの導入が必要で費用も掛かります。

いきなり有料ツールを導入するのに抵抗がある場合は、無料のWeb会議システムから始めてみるとよいでしょう。

顧客への負担

 顧客に負担を強いる商談ツールは避けましょう 

パソコン操作が苦手な顧客やオンライン商談を導入していない企業もあります。このような相手に 複雑な操作が必要なツールの導入を依頼すれば、抵抗を感じてしまう でしょう。そうなれば商談前から悪い印象を持たれかねません。

このような事態を避けるため、なるべく面倒な手続きや操作が不要なオンライン商談ツールを選びしましょう。感覚的に操作ができる、メールや電話だけで操作方法が理解できるツールが望ましいです。

接続方法

 顧客が使いやすい接続方法 を選びましょう。大別すると以下の2種類があります。

  • URL接続
  • ナンバー接続

 事前にお互いの連絡先を知っているBtoBや既存顧客との商談ではURL接続 が向いています。URL接続とは、事前にURLを発行し、商談当日に相手にアクセスしてもらう方法のことです。ZoomやSkypeなどのWeb会議システムはURL接続を採用しています。

 新規顧客やBtoCでの商談ではナンバー接続 が有効です。ナンバー接続とは、電話などで相手に専用の接続ナンバーを伝え、ツールのホームページにナンバーを入力すると専用ルームでのすぐにオンライン商談ができる方法です。サイトからワンクリックで商談が始められるため、相手に手間をかけません。

音質や画質

自社の利用シーンに 十分な音質や画質に調整できるツール を選びましょう。

音質や画質はよいに越したことはないですが、それだけデータ通信量は増えてしまいます。自社の顧客層の利用シーンを考え、必要な音質・画質を満たすツールを選びましょう。利用する端末や通信容量、接続人数によって、接続に最適な品質に自動調整してくれるツールもあります。

セキュリティ面

オンライン商談には社外秘の機密情報が含まれることもあります。そのため、 セキュリティ対策が十分か どうかは、ツールを比較する重要なポイントです。通信を高度に暗号化する、接続元IPアドレスを制限できるといった機能で、しっかりとセキュリティが守られているかどうか確認しましょう。

オンライン商談をサポートする機能

 オンライン商談をサポートする機能 が充実しているかも確認しましょう。

オンライン商談では、ビデオ通話や資料の共有機能(画面共有機能)は欠かせません。しかし、そのほかの機能があったほうが顧客とのやり取りがスムーズになるケースもあります。バーチャル背景や自動議事録作成、ホワイトボード機能など、通話以外の機能がどこまで必要なのか。自社で検討した上で、必要に応じて導入しましょう。

オンライン商談には対面の商談とは異なる点が多くあります。次の記事でオンライン商談を成功させるコツを詳しく解説しているので、参考にしてください。

オンライン商談のコツを事前準備からの流れで解説

おすすめのオンライン商談ツール5選【無料】

おすすめのオンライン商談ツールを5つ紹介します。

今回ご紹介するのはすべて無料で使えるツールで、いずれもオンライン商談に最低限必要な機能を備えています。まずは無料からはじめ、成果や利益の予測が立ってから費用対効果を考え、有料ツールの導入を検討するとよいでしょう。

Zoom

Zoom(ズーム)はアメリカのZoom Video Communications社が提供するWeb会議システムです。無料で使えるツールの中では 画質や音質がよく、通信も安定しています 。ただし、無料版では40分の時間制限があります。

ホワイトボード機能やチャット機能の他、背景を差し替える「バーチャル背景」機能でプライバシーを保てる点も特徴です。

特徴
  • 知名度が高い
  • URLの共有だけですぐ商談ができる
  • 商談参加者の顔が画面上に表示される
  • デバイスや回線状況で通信が最適化される
  • 無料版では3人以上のグループ通話は40分まで可能

オンライン商談をZoomで行うメリットや注意点を詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

オンライン商談をZoomで行うメリットと注意点を解説

Google Meet

Google Meet<
引用:Google Meethttps://apps.google.com/meet/

Google MeetはGoogle社が提供するビデオ会議ツールです。利用にはGoogleアカウントが必要ですが、 60分までグループ通話が可能 です。制限時間が来てもリンクを再作成すれば同じメンバーのまま商談を再開できます。

特徴
  • 複数言語に対応した字幕作成機能
  • GmailなどGoogleのサービスと連携可能
  • 不正防止機能がデフォルトで有効
  • 無料版では3人以上のグループ通話は60分まで可能

Chatwork

Chatwork
引用:Chatworkhttps://go.chatwork.com/ja/

Chawork(チャットワーク)は国産のチャットツールで、搭載されている「Chetwork Live」を使ったビデオ通話が可能です。商談に最低限の機能を備えているほか、 Chatworkの充実したチャット機能と併せて商談を行いたいときに適しています 

特徴
  • 充実したチャット機能が使える
  • 無料版のビデオ通話は1対1のみ

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoft社が提供するOffice 365サービスの一部として提供しているコミュニケーションツールです。 WordやExcelといったOfficeソフトとの連携 が特徴です。チャットツール機能もあるので、他のアプリを用意する必要がありません。バーチャル背景も利用できます。

特徴
  • Officeとの連携
  • Teams内でチャット機能やビデオ通話機能が完結する
  • 無料版はグループでのビデオ通話は60分まで
  • バーチャル背景

Slack

Slackは世界中で使用されているビジネスチャットツールです。メッセージの入力中でも簡単操作でビデオ通話を開始できます。 外部サービスとの連携性の高さ が特徴です。例えばGoogleドライブと連携すれば簡単にファイルを共有できます。また、先ほど紹介したZoomとも連携でき、Slack から直接ミーティングを開始したり参加したりできます。

特徴
  • 外部サービスとの連携性の高さ
  • Zoomとの連携
  • 無料版のビデオ通話は1対1のみ。有料版でも最大15名

まとめ|自社と顧客の双方が使いやすいオンライン商談ツールを選ぼう

今回はオンライン商談で必要なツールや導入準備について解説しました。

オンライン商談は移動にかかる時間や費用の削減、商談数増加につながるなどのメリットがあります。オンライン商談ツールを導入する際は自社内で利用目的を明確にし、今回紹介したツールを参考に最適なツールを選んでみてください。

 オンライン接客管理システムのVIVITLINK(ビビットリンク) は、今回紹介したすべてのツールと連携が可能です。連携によってスケジュールの空き枠管理や商談用のURLを自動発行できます。ホームページで興味を持ったお客様に対し、購買意欲が高いうちにスピーディーにアプローチすることで、より効果的な商談が実現できるでしょう。