2023年9月15日

「オンライン商談のアポメールはどうやって書いたらいい？」「今すぐ使える文例やテンプレートが知りたい！」

今回はオンライン商談のアポイント獲得に役立つメールの作成のコツと、メールを送付する際に気をつけるべきポイント、具体的なメールの文例を紹介します。アポメールがうまく書けず悩んでいる方は必見です。

オンライン商談のアポ獲得に繋がるメール作成ポイント

オンライン商談を増やすには、メールによるアプローチが効果的です。最近ではメール配信ツールを使って、リストに登録した顧客に対して一斉配信も行えるようになりました。

しかし、 届いたメールを相手に読んでもらえるか、相手があなたに会いたいと思うかは、その内容にかかっています 。

アポメールは、いわばラブレターのようなもの。「役に立ちたい！」という気持ちを相手に伝えるには、一人ひとりにメッセージを届ける意識が必要です。

まずはアポメール作成のポイントを5つ紹介します。

件名で内容がわかるようにする

アポメールは、 相手が件名（タイトル）を読んだだけで内容がわかるように しましょう。

相手は1日に何十通とメールを受け取っている可能性があります。そのため、受信したメールをすべて開封してくれるとは限りません。あなたのメールフォルダにも未読メールが大量にありませんか？

タイトルで内容のわからないメールや、タイトルを読んで「自分には関係がない内容だな」と判断されたメールは開封されず、そのまま削除されてしまうかもしれません。

件名には、 要件・企業名（サービス名）などを20〜30文字程度で具体的に記載しましょう 。

簡単な自己紹介を入れる

 本文冒頭では自身や自社のことについて触れ、簡単に自己紹介をしましょう 。

いくらメールとはいえ、見ず知らずの人から届いたメッセージには不信感を抱きます。例えば、自宅に見ず知らずの人が突然訪問してきて、自分の名前も名乗らずに一方的に商品説明をはじめたら、誰でも警戒しますよね。

メールは気軽に送れる反面、相手にされにくい面があります。最低限のマナーを守らなければ、非常識だと思われたり不信感を抱かれたりして、その後の連絡をブロックされてしまうかもしれません。

自分の名前と社名、事業内容などを手短に紹介する文章を入れるようにしましょう。

メールを送った経緯を盛り込む

冒頭で自己紹介をした後には、 メールを送付した経緯・理由についても触れましょう 。
メールを受け取った相手は、「なぜ自分宛てに送られてきたのか」「このメールを読むことはどんなメリットがあるのか」といった疑問を抱きます。

経緯を記載することで、その疑問を解消し、続きを読んでもらえる可能性が高まります。メールは闇雲に送っても成果はでません。むしろターゲットを狭めるほど、伝えたいメッセージが具体的になり、相手に興味や関心を持ってもらいやすくなります。

相手のメリットを伝える

相手に興味や関心を持ってもらえたら、続いて 相手があなたと商談するメリットを伝えましょう 。相手に「得られるものがありそう」と感じてもらえなければ、忙しい中で時間を捻出してもらえません。相手のメリットを端的に伝えることを意識しましょう。

要点がわかりやすいシンプルな文面にする

メールの文章は、 一文を短く簡潔にまとめる ように意識しましょう。自分の想いを相手に伝えるために長文を書く方もいますが、長すぎるメールは読みにくく、読み手への配慮が欠けており逆効果です。

「最も伝えたいことはなにか」「このメールを読んだあとに何をして欲しいか」を明確にして、簡潔に記載するのがコツです。

また、文字だらけのメールは、開いた瞬間に読む気が失せてしまいます。箇条書きにする、改行や行間を空けるなど、文章にメリハリをつけましょう。

オンライン商談のアポメール送付時・送付後のポイント

オンライン商談のアポメールには、メールの文面以外にもポイントがあります。

アポメールの目的は送ることではなく、アポイントにつなげることです。ここではアポメールの効果を最大化する、送付時・送付後のポイントを紹介します。

アポ候補日時は複数用意する

アポメールの最後には、 必ずアポイント候補日時を複数記載します 。ただ「お時間をください」と書くよりも、「◯月◯日の15時にお時間をいただけないでしょうか」と具体的に日時を指定したほうが、相手も反応しやすくなります。

もし打診した日程が埋まっていても、アポイントをもらう前提で話が進みやすく、別日程で調整してもらえる可能性が高まります。

また最近では、日程調整ツールを活用する企業も増えています。

例えば VIVITLINK（ビビットリンク） を使うと、アポイントの時間調整を自動化できます。あらかじめ営業担当者のスケジュールを登録しておき、顧客側が空いている日程に自由にアポを入れられる仕組みです。

日程調整ツールを使うことで、「その日は難しいのですが、この日はいかがでしょうか？」といった面倒なやり取りが不要になり、「空いている日程に登録をお願いします」と伝えるだけで済みます。

VIVITLINK（ビビットリンク）の機能詳細は公式サイトをご覧ください。

相手の目に触れやすいタイミングで送信する

メール文面だけではなく、 送信するタイミング も重要です。メールが相手の目に触れやすいのはどのタイミングか、仮説を立ててメールを送信しましょう。

例えば、始業前や終業間際、週終わり・週明けなど、以前やり取りしたことがあれば、メールの受信時間も参考になります。

検証・改善を繰り返すことで開封率の向上が期待できます。メール配信ツールには、メール開封率の測定機能が備わっているものもあります。時間帯と開封率の相関性を分析すれば、アポメールの精度を高められるでしょう。

アポメール送信後に電話をかける

アポメールを送った相手の電話番号が分かれば、 メール送信後に電話をかけるのも有効 です。「先程〇〇の件で、メールをお送りしましたのでお手すきの際にご覧ください」と直接伝えることで、開封率や返信率が高まります。

「それだとテレアポでいいのでは？」と感じるかもしれませんが、相手が忙しいと、電話では要件をすべて伝えきれないおそれがあります。メールなら相手の好きなタイミングに読んでもらえるため、内容を詳細に伝えられます。そのため、電話でメールを送ったことと要件を簡潔に伝え、詳細はメールを読んでもらうという流れが有効なのです。

ただし、「メールで送っているなら、電話をかけないでほしい」と感じる方もいるため、相手によって使い分けましょう。

オンライン商談のアポメールの文例

ここからは実際にどのようなメールを書けばよいのか、具体的な文例を紹介します。

アポメールの構成

アポメールは一般的に次のような構成で作成します。ここまで紹介したポイントをふまえて、 伝えたい内容をもれなく簡潔にまとめましょう 。

アポメールの文例

まとめ｜オンライン商談のアポメールのコツを押さえて成果を高めよう

この記事ではオンライン商談のアポイント獲得に役立つメールの作成のコツと、メールを送付する際に気をつけるべきポイント、具体的なメールの文例を紹介しました。

オンライン商談のアポイントを獲得には、アポメールが重要な役割を果たします。相手に商談のメリットを感じてもらえるメールを作成しましょう。

また実際に商談をする際には、準備や話し方にコツがいります。オンライン商談を成功させるためのポイントは以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

その他に、メールの内容だけでなく、スムーズにアポイントをとれる仕掛けも重要です。

 VIVITLINK（ビビットリンク） の「アポイント時間調整機能」を活用すれば、顧客が空いている日程を選んでアポイントを入れることができ、スケジュール調整の手間が省けます。そのほかにも、ZoomミーティングURLの自動発行・自動通知機能など、スムーズにアポイントをとれる機能が満載です。

オンライン相談会も実施していますので、以下のフォームよりお問い合わせください。