企業が取引先を増やすには、アポイントの獲得が欠かせません。しかし、オンライン商談は対面の商談に比べてアポイントを取りにくいと感じている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、オンライン商談のアポイントを増やすコツと対面商談をオンライン商談に誘導する際のポイントを解説します。アポイント獲得に悩んでいる方はぜひご覧ください。

オンライン商談のアポイントを増やすコツ

オンライン商談はアポイントを取りにくいと感じる方は少なくありません。このような状況を打破するには、対面商談と同じようなアプローチではなく、オンライン商談に合ったアプローチへの切り替えが必要です。

オンライン商談のアポイントを増やすためにはどうすればよいのか。そのコツを4つのポイントに分けて解説します。

予約対応・アポイント設定に関するポイント

アポイントの日時を決めるにはいくつかのポイントがあります。特に重要なのは、 相手をリードする ことです。見込み客の気持ちを想定して先手を打つことで信頼関係が深まり、結果としてアポイント設定率が高まります。

ここでは、すぐに実践できる3つのポイントを紹介します。

レスポンスはできるだけ早く

見込み客から資料請求や問い合わせがあった場合、 できる限り早くレスポンス しましょう。問い合わせが入ったタイミングから、5分以内にレスポンスできれば理想です。

見込み客の行動の背景には、何かしら困りごとや悩みがあります。「鉄は熱いうちに打て」といわれるように、気持ちが高まっているタイミングですかさず返信すればアポイントを取りやすくなるのです。対応が遅くなれば、それだけ見込み客の気持ちは冷めてしまいます。

「のちほど営業担当の◯◯よりご連絡します」「もしよろしければ、詳しく状況をお聞かせいただいてもよろしいでしょうか」といった簡単な返信でもよいので、即対応することが大切です。

日程は直近に設定

アポイントの日程は、当日・翌日など なるべく直近の日程を設定 しましょう。オンライン商談は移動を伴わないこともあり、商談相手がスケジュールを失念するケースやキャンセルされるケースも少なくありません。

電話であれば「もしご都合がよろしければ、本日か明日で30分程度お時間いただけますでしょうか」のように提案するとよいでしょう。

メールの場合は、日程を複数示し、「いくつか候補日を挙げましたので、ご都合のよろしいタイミングをお選びください」と伝えることで日程を決めやすくなります。

オンライン接客ツールのVIVITLINK（ビビットリンク）であれば、こちら側のスケジュールが空いている日程から、相手が好きな日程を選択できます。

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オンライン商談の手軽さなどメリットを伝える

オンライン商談に慣れていない見込み客もいます。そのような方にいきなりオンライン商談を持ちかけても、受け入れてもらいにくいでしょう。まずはオンライン商談のメリットを端的に伝えることが大切です。

例えば、「特別な準備は不要です」「対面では来週まで日程が空いていないのですが、オンラインでしたらすぐにお打ち合わせできます」というように、オンライン面談の手軽さ、便利さを伝えるとよいでしょう。

メールでオンライン商談のアポイントを取る方法については、次の記事をご覧ください。

オンライン商談のアポメールの書き方！コツと文例を紹介

テレアポでアポイントを獲得するポイント

テレアポは、対面主体の営業活動でも多くの企業が取り入れているアプローチ手法です。テレアポに苦手意識を持つ方もいますが、やり方次第で効率よくアポイントを獲得できます。

ここではテレアポでオンライン商談のアポイントを獲得するポイントを3つ紹介します。

電話した理由を明確にする

まだ取引のない見込み客の立場からすれば、知らない番号から突然電話がかかってきたら警戒心を抱くでしょう。

資料請求のあった相手でも、積極的に営業されることを好ましく思わない方もいます。テレアポの際は、最初に どのような理由で電話をしたのかを端的に伝え、相手の警戒心を解く ことが大切です。

具体的には、次のようなトークが考えられます。

無理に売り込もうとしない

 無理な売り込み営業は避けましょう 。なんとしてもアポイントや契約を取ろうと焦れば、いかに自社の製品・サービスが優れているかといったアピールが強まってしまうものです。

このような一方的な営業は顧客に不信感を抱かせ、自社の印象を悪くする要因になります。また、相手が必要ないと感じることに対して、いや・でも・しかし、などの反論は得策ではありません。

アポイントを断られた際は、現在はニーズがないと理解したうえで、「今後必要になればご連絡ください」「また改めてお電話差し上げてもよろしいでしょうか」と一旦引くことも大切です。

無理に売り込まない姿勢が信頼獲得につながり、必要となったタイミングで相手から相談を持ちかけられやすくなります。

相手の悩みや課題に焦点をあてる

テレアポでは、同じ製品やサービスを同じようなトークで案内するだけではなかなか成果は得られません。企業の悩みやニーズはさまざまで、興味を持つポイントが相手によって異なるからです。

電話の相手がどんなことに悩んでいるかを想像し、「このようなことにお悩みではないでしょうか？」と 相手の悩みや課題に焦点をあてた問いかけ をしましょう。

電話のやり取りを通じて、相手が「この人はわかってくれそうだ」と感じてもらえれば、自然にアポイントにつながるでしょう。

対面商談希望者をオンライン商談へ誘導するコツ

オンライン商談に慣れておらず、対面商談を希望する方もいます。特にITツールの操作が苦手な方は、設定や準備にストレスを感じ、オンライン商談を敬遠する傾向があります。

しかし実際オンライン商談を行ってもらえば、「オンラインのほうが効率的だ」と感じてもらえるケースが多いです。

ここでは、対面商談希望者をオンライン商談へと誘導するためのコツを3つ紹介します。

はじめからオンライン商談を提案しない

はじめからオンライン商談を打診せず、なぜ自社にサイトに訪れたのか、どういったことに困っているのかなど、 相手の課題や悩みに焦点をあてて、心をひらいてもらうことを優先 しましょう。

Webサイトなどから資料請求を行った見込み客は、まだ自社のサービスに興味がある段階です。まだ契約するかどうか決まっていない状態で、いきなりオンライン商談を打診しても、「売り込まれるのではないか」と警戒心を抱いてしまいます。

IT用語はできるだけ使わない

ITリテラシー（ITツールを使いこなすスキル・対応力）は人それぞれで、ITツールに苦手意識を持つ方もいます。

そのような方に対して、専門的なIT用語やカタカナ語を使って話しても話についていけず、「この会社とは合わなそうだ」と感じられるおそれがあります。

相手のITリテラシーがわからない状態であれば、 IT用語はなるべく使わず、わかりやすい日本語に置き換えて話すことを意識 しましょう。しかし相手によっては回りくどい印象を与えることもあり、相手にあわせた対応が必要です。

訪問しないメリットを伝える

オンライン商談の大きなメリットは、 オンライン環境さえあれば時間や場所の制約を受けない ことです。対面商談では、場所の調整や移動時間を含めた時間の確保が必要です。

そうしたメリットを自社側の視点で伝えるのではなく、 お客様のメリット として伝えます。

例えば、次のようなトークが考えられます。

オンライン商談のキャンセルを減らすコツ3つ

対面商談に比べて、オンライン商談は気軽にアポイントを設定できる反面、アポイントのキャンセル率が高い傾向があります。

なかには、お客様がオンライン商談の予定を失念しており、商談時間に待機していたのに商談が行えなかったというケースも少なくありません。アポイントの失念やキャンセルはお客様次第の部分もありますが、営業側の工夫によってキャンセル率を下げることが可能です。

ここではオンライン商談のキャンセルを減らすコツを3つ紹介します。

商談前に事前に資料を送付する

オンライン商談は、仮でスケジュールを押さえるケースも多く、直前に他の予定と入れ替えられてしまうケースもあります。

直前キャンセルを防ぐためには、 商談前の資料送付 がおすすめです。その際、提案のキーポイントや具体的な提案内容は入れず、導入部分までにとどめるようにします。

そのうえで、「詳細はオンライン商談時にお伝えしますので、当日はよろしくおねがいします」と伝えておきましょう。相手に「続きを聞きたい」という期待感を持ってもらうことで、キャンセルを防ぐ効果が期待できます。

オンライン商談ツールの使い方を事前に伝える

商談時間の直前にオンライン商談の招待メールを送るのではなく、 遅くとも前日までには招待メールを送る ようにしましょう。招待メールには、オンライン商談ツールの使い方も記載しておきましょう。

人によっては、そのツールをはじめて使う方もいます。電話でオンライン商談の日程を決める際に、「当社ではオンライン商談に◯◯を活用していますが、ご利用経験はありますか？」と確認すると、より丁寧な印象を与えられます。

操作方法の案内はメールのテキストでも構いませんが、文字だけでは難しく感じる方もいます。設定方法の解説動画リンクの貼り付けや、画像付きのスライド資料で手順を解説することも有効です。

リマインドメールや確認の電話を入れる

オンライン商談を予定している前日や当日の早いタイミングで、 リマインドメールや確認の電話を入れる とよいでしょう。

例えば「明日◯◯時からオンラインにてお打ち合わせのお時間をいただきありがとうございます。お時間になりましたら、こちらのURLからご入室お願いします」と伝えます。

リマインドメールや電話によって、お客様が予定を失念していても思い出してもらえますし、丁寧な印象を与えることができれば信頼度が高まるでしょう。

予約システムの中によっては、予定しているスケジュールに対し、リマインドメールを自動送信してくれる機能が備わっており、リマインドの対応漏れを防ぎ、業務効率化につながります。

VIVITLINK（ビビットリンク）には、上記のようなオンライン商談を申し込んだお客様に対する自動通知機能、各種ビデオチャットツールのURL自動発行機能が備わっています。

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オンライン商談のアポを獲得するコツまとめ

オンライン商談のアポイントを獲得するためには、積極的に売り込むことよりも、 顧客の悩みや課題に寄り添いながら、信頼度を高めていくこと が大切です。

悩みを聞き出し、それに対する的確なアドバイスを行えば、「この人なら信頼できそう」と感じてもらえるでしょう。

自社サイトなどに詳細な情報が公開されていれば、「こちらの情報が参考になるかもしれません」、「同様のお悩みを解決した事例がありますので、そちらをご参考になさってください」といった案内もできるでしょう。

自社の都合で売り込むのではなく、相手に合わせて情報を提供することで、自社に対する信頼度合いが高まり、アポイント取得後の成約にもつながります。

オンライン商談を成功させるためのコツや、オンライン商談を提案する際に作成するメールのコツを知りたい方は以下の記事も合わせてご覧ください。

オンライン商談のコツを事前準備からの流れで解説
オンライン商談での案内メールのポイントと例文

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