対面の商談に代わり、オンライン商談を行う企業が増えています。オンライン商談では従来のマナーが通用しない部分もあり、注意が必要です。

この記事では、オンライン商談で押さえておきたいマナーを、商談前・商談中・商談後に分けて詳しく解説します。

マナーと合わせて知っておきたい成功のためのコツは、以下の記事で詳しく解説しています。

オンライン商談のマナー＜商談前＞

まずは、オンライン商談当日までに実践しておきたいマナーを紹介します。

限られた時間でスムーズに商談を行うためには、次のようなマナーを守ることが大切です。

それぞれの内容を詳しくみていきましょう。

ツールの使い方を伝えておく

 商談で使用するツールの使い方は事前に顧客へ伝えておきましょう。 

今では一般的なオンライン商談ですが、初めてオンライン商談をする顧客もまだまだ多いです。オンライン商談の経験はあっても、使用するツールが初めてのケースも想定されます。

商談で使用するツールの操作マニュアルは事前に準備しておき、商談が決まった段階で顧客と共有しておきましょう。相手がツールを問題なく使えることがオンライン商談のスタートラインであり、必要に応じてしっかりとサポートしましょう。

資料やアジェンダを共有する

 オンライン商談で使用する資料やアジェンダも事前に共有しましょう。 

共有した資料で基本的な内容を把握しておいてもらうと、商談当日は重要なポイントの説明や内容の補足、相手からのヒアリングやフィードバックに時間を使えます。これにより、限られた時間でもより有意義な商談となるでしょう。

アジェンダの事前共有も大切です。事前に進行がわかっていれば顧客も商談の準備ができるため、本題からそれることなく効率よく進められます。

相手の通信環境を把握して最適な資料を用意する

 相手の通信環境に最適な資料を用意する こともマナーです。そのために、資料は複数のパターンを用意しておきましょう。

通信容量の少ない低速のプランや無線LANといった安定性の低い通信環境では、動画などデータ量の多い資料はスムーズに共有できないおそれがあります。

動画やスライド、テキストなど、相手の通信環境に合わせた資料を柔軟に提供できるように準備しておきましょう。

映り方や背景をチェックする

オンライン商談では、 カメラに映る自分の姿や背景 にも気をつける必要があります。

光源が真後ろにあると逆光になりやすく、表情が暗く映ってしまいます。顧客にネガティブな印象を与えないためにも、カーテンを閉める、前方にライトを置いて顔を明るく照らすといった対策をしましょう。

また、自宅で商談を行う場合は背景にも注意が必要です。ビジネスの場であり、過度な生活感が出ないようにしましょう。背景の調節が難しければ、バーチャル背景やぼかし機能を使って背景を見えなくする対策が有効です。

PCのデスクトップを整頓する

使用する PCのデスクトップ画面は整頓 しておきましょう。

オンライン商談では画面共有をすることもあります。ファイルやアイコンが乱雑に並んだデスクトップは顧客の集中力を削ぎ、雑な印象を与えてしまいます。

使用しないアプリやWebサイトのページは閉じておくことも大切です。メールやチャットの内容が相手の画面に映り込むと、個人情報や機密情報の漏えいにもつながりかねません。

ルームのURLを送り相手にリマインドする

オンライン商談で使うルームは早めに作成し、URLをメールやチャットアプリで共有しておきましょう。

オンライン商談は気軽にセッティングできるのが魅力です。しかし、商談の予定を忘れられたり、他の予定を優先されたりしやすい面もあります。

商談当日の朝には ルームのURLや商談の日時をリマインド して、商談が流れてしまうのを防ぎましょう。一言メッセージを添えれば熱意もアピールできます。

相手よりも先に入室する

スムーズに商談を始められるよう、 ルームには相手よりも先に入室 しましょう。

対面の商談では5分前に訪問先へ到着するのがマナーとされています。オンラインでもそれは共通です。時間通りに始め、商談をスムーズに進めるためにも早めの入室を心がけましょう。

入室前には通信状況やカメラへの映り方、背景をチェックし、万全の状態で顧客を迎えましょう。

オンライン商談のマナー＜商談中＞

続いて、オンライン商談中に実践したいマナーを紹介します。顧客が商談に集中できる環境を整え、うまくコミュニケーションをとるために欠かせないマナーです。

商談の時間は30分程度を目安にする

 オンライン商談は30分程度 を目安に設定しましょう。

オンライン商談は対面に比べて集中力が続きにくいと言われています。30分程度を目安に、最長でも1時間以内に終えるよう心がけましょう。

 商談を時間内に終える ことも重要です。オンライン面談であっても相手の貴重な時間をいただくことに変わりありません。また、移動を伴わないオンライン商談はスケジュールがタイトになりやすく、商談が長引くと次の商談に影響するおそれもあります。スムーズに商談が進むようにリハーサルしておきましょう。

自分の発言時以外はミュートにする

雑音が入らないよう、 自分の発言時以外はマイクをミュート にしましょう。

相手の発言中に雑音が入ると、顧客を苛立たせてしまうおそれがあります。空調などの環境音のほか、PCでメモを取る際のタイピング音なども気を付けておきたい雑音です。

PC版Zoomでは、スペースキーを押している間だけミュートを解除できる機能があります。発言する時だけスペースを押してミュートを解除でき、簡単にノイズ対策が可能です。

相手の反応を常に確認する

オンライン商談では 顧客の反応を常に確認 しましょう。

オンラインでは対面よりも相手の感情や反応がわかりづらく、「相手にうまく伝わっていないのではないか」という焦りから口数が多くなりがちです。熱意を伝えたい気持ちが強く、一方的に話してしまうこともあるでしょう。

しかし、せっかく双方向のコミュニケーションができるツールを使うのですから、相手の反応を確認しながら話を進めることが大切です。

そのためには、意識的に時間を取りましょう。内容が理解できているかを直接質問する、使用する資料の中に顧客へ質問を促すスライドを入れるといった方法が有効です。

対面よりも発言の「間」を多くとる

オンライン商談では、 対面よりも発言の「間」を多くとる ようにしましょう。

オンライン商談は、対面よりも空気感が伝わりにくく、発言のタイミングがつかみにくいものです。発言の「間」は少し長めにとり、顧客の反応を伺いながら進めていきましょう。

相手の発言や反応がないのは通信環境が原因の可能性もあります。音声が途切れたり、資料の共有に時間がかかったりしていないかにも、気を配っておきましょう。

相手よりも後に退出する

オンライン商談では 相手よりも後にルームから退出 しましょう。

何も言わず先に退出すると、参加者は困惑してしまいます。対面での商談と同様に、ホスト側が最後まで残るのがマナーです。

商談後の雑談で雰囲気が和んでいる中、商談の終わりを意識した瞬間に聞きたかったことを突然思い出すこともあります。顧客の思わぬ本音が聞けるかもしれないので、退出まで気を抜かないようにしましょう。

オンライン商談のマナー＜商談後＞

オンライン商談を終えたら、 お礼のメールを忘れずに送りましょう。 

ささやかな気遣いやお礼の言葉が相手に好印象を与えます。商談中に成約に至らなかったとしても、その後のフォローによって迷っている顧客の心を動かせるかもしれません。

お礼のメールはなるべく当日中に送りましょう。忙しい中で時間をいただけたことへの感謝と、商談の振り返りなどを含めた内容が理想です。単なる定型文は送らないよりはましですが、印象には残りにくいでしょう。

まとめ｜マナーを守って気持ちのよいオンライン商談を

今回はオンライン商談におけるマナーについて解説しました。

対面での商談と同じようにオンライン商談にもマナーは存在します。相手に不快な思いをさせないように気を遣うことはもちろん、オンライン商談をスムーズに進めるためにもマナーは重要です。

オンライン商談のマナーを守り、お互いが気持ちのよい商談を行いましょう。