2024年12月11日

オンライン面接は、時間や場所の制約が少ないため、応募者にとっては応募のハードルが下がり、企業にとっても採用活動を効率化できるメリットがある手法です。そのため、近年は多くの企業が、オンライン面接を実施しています。

ただし、オンライン面接では対面面接と異なり、ツールや機器を導入することによる環境の整備が必要です。また、面接の進め方やコミュニケーションの取り方、事前の案内方法なども、対面面接とは異なります。

この記事では、オンライン面接をツールの選定時、事前準備、実施時、実施後の4つの場面に分け、各場面ごとの注意点を紹介していきます。

オンライン面接のツール選定の注意点

オンライン面接のツールを選定する際の注意点としては、以下の2点があります。

求めるものを明確にしたうえでツールを選定する

オンライン面接のツールにはさまざまな種類があり、それぞれ特徴が異なります。ツールを選ぶ際は、何を重視して選ぶのかを明確にすることが大切です。

例えば、面接の内容を後日社内で共有したいのであれば、録画、録音機能のあるツールを選びましょう。

多くの応募が想定される場合は、応募者を管理する機能のついているツールがおすすめです。

応募者の年齢層が高いのであれば、操作が簡単なツールや、応募者側のダウンロードが不要なツールを選ぶと、当日のトラブルを減らすことに繋がります。

コストを重視するのであれば、無料で利用できるものや、機能が絞られている代わりに安く利用できるツールを選ぶと良いでしょう。

このように、 重視するポイントによって選ぶべきツールが変わってきます 。

実際に使用して操作性を確認する

オンライン面接ツールの多くは、無料トライアルを実施しています。購入前に実際に操作し、品質や操作性を確認しておくと良いでしょう。

無料トライアルの際には、以下の項目をチェックしてください。

これらの要素を確認しないまま、使いにくいツールを導入してしまうと、採用活動の効率化やミスマッチの防止といった、期待していた効果を得ることが難しくなる場合があります。

そういった事態を避けるため、 実際にオンライン面接を担当するスタッフがツールに触れ、使いやすさを確認しながら選定することが望ましい でしょう。

オンライン面接に向けた事前準備における注意点

オンライン面接の事前準備における注意点としては、以下の7点が挙げられます。

構造化面接用の質問を決めておく

オンライン面接は、構造化面接にした方が採用のミスマッチを防ぎやすい特徴があります。 構造化面接とは、事前に質問項目や評価基準を決め、ルールに沿って行う面接のこと です。

オンライン面接の課題は、対面面接と比較して、応募者の表情などの非言語情報を読み取りにくい点です。これらの評価を面接官の主観で行ってしまうと、面接官ごとに評価のばらつきが出てしまい、優秀な人材の取りこぼしやミスマッチが起こる可能性があります。

構造化面接を取り入れれば、面接官の主観に頼る部分を減らせるため、オンライン面接の弱点をカバーできます。また、万が一のトラブルにも、事前に対策を周知しておくことで、スムーズな対応が可能です。

社内にあるカメラやマイクの性能を確認しておく

オンライン面接に使用するカメラやマイクは、事前に性能をチェックしておきましょう。

特に、パソコンに内蔵されているカメラやマイクを使用する場合、機種によっては広い範囲を映せなかったり、広範囲の音声を拾いにくかったりすることもあるため、十分な確認が必要です。

複数人の面接官がいるときは、カメラやマイクを別途用意しておきましょう。マイク付きのイヤホンやヘッドセットがあれば、応募者の声も聞き取りやすくなり、自身の声が相手に伝わりやすくなるため、面接の進行がスムーズです。

また、新たにオンライン面接を導入する企業が、すでに社内にある外付けのカメラやマイクを使用する際にも、断線していて使えない、音声・画質が不十分といったトラブルの可能性があるため、動作確認は不可欠です。

 動作確認を実施したうえで性能が不十分だった場合、追加購入が必要になるため、余裕を持った確認を心がけてください 。

トラブルや不具合が生じないように通信環境を整える

オンライン面接のトラブルとして考えられるのが、通信不良によるトラブルです。接続不良により音声や映像が途切れてしまった場合、面接の進行が滞り、選考に悪影響を与える可能性があります。

オンライン面接の導入を検討しているなら、 通信状況を確認するとともに、予備の回線を用意するといった対策も必要 です。

騒音や情報漏洩のリスクのない面接場所を確保する

オンライン面接を実施する際は、騒音や情報漏洩のリスクがない面接場所を確保しましょう。

オンライン面接で周囲の雑音が入ると、お互いの声が聞き取りにくくなります。あまりにも雑音が多いとスムーズなコミュニケーションができず、適切な評価ができなくなるかもしれません。また、マイクが従業員の会話を拾ってしまったり、面接官の背後に資料が映ったりすると、情報漏洩につながる恐れがあります。

 会議室など、オンライン面接にふさわしい場所を確保してください 。また、その場所で事前にツールを起動させ、音声や映り方を確認しておくと安心です。

ダブルブッキングしないようスケジュール管理を徹底する

オンライン面接は柔軟に日程を調整できるぶん、ダブルブッキングのリスクも対面面接と比べて大きいです。特に面接日程を手動で管理する場合、ヒューマンエラーによるダブルブッキングが発生しやすいです。

ダブルブッキングが発生してしまうと、応募者に日程調整を依頼しなければならず、企業のイメージダウンにつながります。そうなれば、選考や内定を辞退される可能性も高くなるでしょう。

 ダブルブッキングを防止するためには、日程調整ツールを活用したスケジュール管理が有効 です。ツールによってはダブルブッキング防止機能が搭載されているため、必要に応じて導入を検討しましょう。

「VIVITLINK（ビビットリンク）」は、ダブルブッキング防止機能を搭載した日程調整ツールです。具体的な効果や機能は以下のページからご確認いただけます。

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ツールの操作に慣れている人のスケジュールを確保する

オンライン面接の当日には、面接官だけでなく、ツールや機材の操作に慣れている人にも同席してもらえるよう、スケジュールを確保しておきましょう。

オンライン面接を実施する際、面接官は志望者との対話や評価に手いっぱいで、ツールの操作や音質・映像の映りにまで気を回せない可能性があります。また、操作に気を取られてコミュニケーションをうまくとれず、応募者の魅力を引き出せずに終わってしまう恐れもあります。

オンライン面接はあくまでも手段であり、その目的は自社に合った人材を見つけて採用することです。 オンライン面接を実施するなら、ツールの操作に慣れている人が担当できるようにスケジュールを立て、円滑に連携をとることが望ましい でしょう。

面接前日にはリマインドメールを送る

 面接前日には、応募者に面接実施の再確認を促すリマインドメールを送りましょう 。リマインドメールには以下の情報を含めると、当日の面接をスムーズに進めやすくなります。

緊急連絡先を記載しておけば、当日に何かしらのトラブルがあっても、即座に連絡が取れます。また、応募者が事前準備をしやすくするために、使用するツールは事前に知らせておくと良いでしょう。

日程調整ツール 「VIVITLINK（ビビットリンク）」には、リマインドメールの自動発行機能が搭載されています。オンライン面接前日に応募者へリマインドメールを自動配信できるので送信漏れも防げます。

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オンライン面接の実施にあたっての注意点

オンライン面接を実施する際の注意点としては、以下の5点が挙げられます。

面接官は応募者よりも先に待機しておく

オンライン面接の当日、面接官は応募者よりも先に待機しておきましょう。面接官が遅れて入室すると、応募者は日程や接続方法を間違えたのではないかと不安になり、リラックスして面接に臨めなくなる恐れがあります。

 応募者が安心して面接を受けられるよう、面接官が先に入室し、準備を整えておきましょう 。また、事前に通話や機器のテストを行い、技術的なトラブルを防ぐことも必要です。

一般的に、オンライン面接の応募者は面接時間の5分前にアクセスしておくとよいとされています。そのため、企業側は5分よりも少し前にオンライン面接のURLへアクセスし、待機しておきましょう。

開始と終了をわかりやすく伝える

オンライン面接では、応募者が迷わないように、開始と終了を言葉でわかりやすく伝えることが大切です。

オンライン面接は対面での面接と異なり、面接会場への入退場といった物理的な動きがないため、面接の開始と終了が分かりにくい場合があります。とくに、接続状況の確認やアイスブレイクを行ってから面接を始める場合、応募者によっては切り替えが難しいと感じることも少なくないでしょう。

対面での面接のようにその場の雰囲気などを感じ取るのは難しいため、応募者がうまく切り替えられるよう、 開始と終了の合図は「それでは面接を始めさせていただきます」「これで面接は終了です」といった、明確な言葉で伝えるようにしましょう 。

オンライン面接ならではのコミュニケーションを意識する

オンライン面接では、場の雰囲気や面接官の反応が伝わりにくいため、そのことを考慮してコミュニケーションをとることがポイントです。例えば、以下のようなコミュニケーションが効果的です。

 オンライン面接は対面より反応が薄く感じやすいので、応募者に不安を感じさせないためにも、リアクションや相槌を意識するなどの工夫が大切 です。

面接中の入力作業は可能な限り避ける

オンライン面接中は可能な限り入力作業を避けるのが望ましいです。オンライン面接中にタイピングの音が響くことで、応募者の集中力が切れたり、強い緊張感を抱いたりする原因になりかねません。

また、クリックの打音やタイピング音で音声がさえぎられ、お互いに会話の内容が聞き取りづらくなってしまいます。

ただし、面接では応募者の印象や評価できる点、気になる点をメモに残しておきたい場面もあるでしょう。その際には、静かにタイピングする、もしくは手書きでメモをとることで対応できます。

面接終了後は面接官から先に退室する

応募者は、面接官より先に退室することが失礼だと感じる場合が多いものです。そのため、 オンライン面接が終わったら、面接官が速やかに退室ボタンを押しましょう 。

もし次の面接や打ち合わせが控えている場合は、応募者に「先に退席しても問題ありません」と伝え、応募者が安心して退室できるよう配慮することが大切です。

オンライン面接実施後の注意点

オンライン面接の実施後も、いくつか注意すべき点があります。応募者の採用活動に支障をきたさないためにもチェックしてください。

速やかに面接内容を振り返って評価をする

応募者とオンライン面接は、直接対面しないぶん、対面面接に比べて応募者の印象が面接官の記憶に残りにくい傾向があります。そのため、面接後は速やかに面接内容を振り返って評価をすることが大切です。

 人材選考をスムーズに行うためには、事前に評価項目を明らかにし、チェックシートなどを作成しておくのが望ましい です。また、応募者とコミュニケーションを取るなかで、評価できる点や気になる点などがあった場合には書き出しておき、客観的な評価ができるように努めましょう。

面接後のフォローは対面面接よりも丁寧に

オンライン面接では対面よりも密なコミュニケーションをとりにくいので、面接後のフォローはよりていねいに行うのがおすすめです。 面接後のフォローは、企業の好印象につながり、優秀な人材の取りこぼしの予防につながります 。

例えば、面接参加へのお礼や合否の連絡日の目安などについては、オンライン面接のなかで伝えていたとしても、別途メールで送信するなどの配慮が大切です。

そうすることで、仮にその応募者を採用しなかった場合も、企業に対してポジティブな印象を持ってもらえる可能性が高まります。

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オンライン面接の導入・実施には、環境整備や進行方法などいくつかの注意点があります。スムーズに取り入れるには、適切なツールの選びと、スケジュール管理が重要です。

「VIVITLINK（ビビットリンク）」は、使いやすさと多機能性を兼ね備えた日程調整ツールです。リマインドメールやフォローアップメールの自動送信機能、面接日のダブルブッキングを防ぐ機能が搭載されているため、オンライン面接の導入が初めての企業でも安心して採用活動を進められます。

オンライン面接の導入でお悩みの方は、ぜひVIVITLINKの活用をご検討ください。

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