オンライン商談で名刺交換をする方法とメリット
「オンライン商談で名刺交換はできる？」
「そもそもオンライン商談で名刺交換は必要なのか？」
このような疑問はありませんか。
この記事では、オンライン商談で名刺交換をする方法と、そのメリットを解説します。これからの名刺交換のスタンダードになる可能性もありますので、しっかり押さえておきましょう。
オンライン商談に関する基礎的な知識は以下のコラムで詳しく解説しているので、こちらもぜひご一読ください。
オンライン商談で名刺獲得する方法
オンライン商談後に、相手の連絡先や役職がわからず困った経験のある方も多いのではないでしょうか。
そこで注目されているのが「 オンライン名刺交換 」です。オンライン名刺交換とは、その名の通り、オンライン上で行う名刺交換であり、さまざまな形態があります。ここでは4つの方法を紹介しましょう。
名刺管理ツールを活用する
名刺管理ツールとは、主に 紙の名刺の情報を電子データ化して保管するサービス です。クラウド型の名刺管理ツールでは、スマホのカメラで名刺を撮影したり、専用の名刺スキャン機器で名刺情報を読み込んだりすることで、瞬時に名刺の情報を電子データとして取り込めます。
オンライン名刺交換に対応した名刺管理ツールもあり、連絡先などの情報を電子データでやり取りできるようになっています。受け取ったデータはそのままツールに取り込めるため、データ化する手間もかかりません。
バーチャル背景に設定する
オンライン商談ではZoomなどのビデオ会議システムを活用する方も多いでしょう。バーチャル背景を設定できるビデオ会議システムを使う場合、 バーチャル背景にプロフィールを入れ、名前や役職、連絡先などを画面上に表示 するのも一つの方法です。
バーチャル背景は、PowerPointやGoogleスライドなど、プレゼン資料作成ツールのほか、Canva（キャンバ）などの無料デザイン編集ツールで作成できます。
特にCanvaはバーチャル背景のテンプレートが豊富に用意されており、デザインセンスに不安がある方でも安心です。
QRコードを読み込んでもらう
自分の名刺データをQRコードで読み込めるようにして、 オンライン商談の際に画面にQRコードを映し、相手に読み取ってもらう方法 もあります。
QRコードをバーチャル背景に挿入し、相手の好きなタイミングで読み込んでもらってもよいでしょう。
メールやチャットで名刺データを送る
バーチャル背景やQRコードの設定が面倒な方には、 メールやチャットツールを使ってオンライン名刺情報を送る方法 がおすすめです。
Zoomでもチャット機能が使えますし、ChatworkやSlackなどのチャットツールは、IDを入力するだけでコンタクトが取れます。
商談開始前にオンライン名刺情報を互いに送っておけば、相手の氏名や役職を把握した状態で商談を始められるのでスムーズです。
オンライン商談でも名刺交換をする必要性とメリット
「そもそもオンライン商談で名刺交換をする必要があるのだろうか？」「名刺交換は古い慣習だから、この際なくしてもよいのでは？」と感じる方もいるのではないでしょうか。
ここではオンライン商談でも名刺交換をする必要性とメリットについて解説します。
商談相手の名前や部署名・役職、連絡先が正確にわかる
名刺交換には、 相手の名前や部署名・役職、連絡先を正確に把握できる メリットがあります。
特に複数名が参加する面談では名前や役職がわかりにくいケースが多く、誰がキーマンなのかを判断するにも名刺の情報は非常に役立ちます。
顧客情報を効率的に管理できる
顧客情報を効率的に管理できる 点は、情報を電子データでやり取りするオンライン名刺交換ならではのメリットです。紙の名刺は保管に場所を取り、持ち運びにくいといった不便さがあります。オンライン名刺であれば、最初から電子データとして保存されるため、出先などでもパソコンやスマートフォンからいつでも自由に閲覧できて便利です。
また、MA（マーケティングオートメーション）やSFA（営業支援システム）といったマーケティングツールと連携すれば、名刺情報を戦略的に活用できます。
社内での顧客共有が容易になる
オンライン名刺ツールの活用により、 顧客情報の社内共有が容易になります 。
個人が持つ社外の人脈や顧客情報を部署の垣根を越えて共有すれば、高い相乗効果が期待できるでしょう。例えば、新たにアプローチしたい企業がある場合、社内にコンタクトを持つ人がいれば、その人を介してスムーズにアプローチできます。
オンライン商談での名刺交換にマナーはある？
紙の名刺交換のように、オンライン商談の名刺交換にもマナーがあるのか気になる方も多いでしょう。
オンラインでの名刺交換は、行われるようになってから日が浅いこともあり、 確立されたマナーはありません 。しかし、相手に失礼がないよう、次のような配慮は欠かせません。
- オンライン名刺交換は、なるべくオンライン商談開始前に済ませておき、相手の時間を無駄に使わせない
- オンライン名刺交換用のURLに有効期限がある場合は必ず伝える（URLの近くに記載する）
- オンライン名刺交換をしたら、メールなどでお礼を伝える
ぜひ参考にしてみてください。
なお、オンライン商談に関するマナーは以下のコラムで詳しく解説しています。
オンライン商談での名刺交換に便利なツール3選
オンラインでの名刺交換には、 名刺交換ツールの活用 がおすすめです。スムーズに名刺交換できることはもちろん、商談後の顧客管理や継続的なアプローチにも役立ちます。
ここでは、オンライン商談での名刺交換に役立つ3つのツールをピックアップし、それぞれの特徴を解説します。
Sansan
Sansanのオンライン名刺交換は、Sansanユーザー同士であればオンライン名刺のURLを伝えるだけ。相手がSansanを利用していない場合でも、フォームにいくつかの情報を入力してもらえば名刺交換ができます。
バーチャル背景にQRコードを埋め込めば、複数名が参加するオンライン商談やオンラインセミナーの名刺交換もスムーズです。
Eight
名刺管理＋ビジネスSNSという立ち位置で展開しており、無料で利用できるプランもあることから、個人ユーザーを中心に利用されています。
Eight内には、企業の情報収集や求人への応募、企業側から直接スカウトをもらえるダイレクトリクルーティングサービスなどの機能も備わっています。
myBridge
特筆すべきは、他の名刺管理サービスでは有料となっている機能を無料で使えることでしょう。ExcelやCSV形式での一括出力のほか、紙の名刺を郵送してデータ化してもらう「おまかせスキャン」まで無料です。
また、多くの人が使っているLINEで名刺交換ができるのは大きなメリットといえます。
まとめ｜オンライン商談での名刺交換をスムーズにできるように事前準備をしよう
この記事では、オンライン商談時に役立つオンライン名刺交換の方法と、そのメリットについて解説しました。
取引先とのコミュニケーションは名刺交換から始まることも多いもの。相手にストレスを与えずスムーズに名刺交換を行うには、オンライン商談前の事前準備が欠かせません。
オンライン接客管理システムの VIVITLINK（ビビットリンク） を使えば、顧客がオンライン商談を申し込むと同時に、担当者プロフィールとZoomのURLが自動で送付されます。担当者プロフィールに連絡先などの情報やオンライン名刺のURLを記載しておき、名刺代わりとして活用することもできます。
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