オンライン商談を成功させるためには、どんなメールを送ればいいのか。この記事では、案内メールの作成方法と送り方のポイントを解説します。非対面のコミュニケーションが中心のオンライン商談では、メールの良し悪しが商談の成功を左右することもあるので、ポイントをしっかり押さえておきましょう。

「オンライン商談って？」という方は以下のコラムをご一読ください。

オンライン商談の案内メールのポイント

オンライン商談の案内メールのポイントを「メール文作成」と「送り方」に分けて、詳しく解説します。案内メールによって、商談に対する顧客の印象は大きく変わります。ポイントを押さえたメールを送り、オンライン商談を成功させましょう。

メール文作成のポイント

オンライン商談のメール文を作成するポイントを6つ紹介します。要点がまとまったわかりやすいメールは、顧客の信頼につながります。オンライン商談を円滑に進めるためにも、メール文にこだわりましょう。

件名はわかりやすく簡潔に

 オンライン商談の案内メールの件名は、わかりやすく簡潔に しましょう。わかりにくい件名だと、重要なメールだと気付いてもらえず、他のメールに埋もれてしまうおそれがあるからです。件名に会社名や商品名を盛り込むと、目を留めてもらいやすくなります。

すでにオンライン商談の日時が決まっている場合は、 件名に日時を盛り込んでおくのも効果的 です。顧客は他にも商談の予定を抱えているかもしれません。日時が書かれていれば、どの商談についてのメールなのか一目で理解してもらえます。

オンライン商談の目的やテーマを記載する

オンライン商談の案内メールには、 オンライン商談の目的やテーマを記載 しましょう。目的やテーマがわからないと、顧客はその商談の必要性を判断できず、準備もできないからです。

商談に多くの人が参加する場合は、Web会議ツールへの招待メールにも商談の目的やテーマを記載しましょう。直接の担当者以外のメンバーは、招待メールの情報だけで商談に参加する可能性があるからです。

「商談の目的やテーマは他のメールに記載したから、招待メールでは省略してもかまわないだろう」と考えないようにしましょう。

箇条書きを使って見やすくまとめる

オンライン商談の案内メールは、 箇条書きを使って見やすくまとめましょう 。情報があちこちに散らばって読みにくいメールでは、重要な内容が見落とされてしまいます。次のような情報は箇条書きで整理するとよいでしょう。

箇条書きで記載すれば、重要な情報が一目で確認できます。商談の背景などの説明も、必要に応じて箇条書きにまとめると見やすくなるでしょう。長文のメールは相手の負担をかけます。箇条書きを活用して、視覚的にも理解しやすいメールを作成しましょう。

5W1Hを意識して作成する

オンライン商談の案内メールでは、 5W1Hを意識 しましょう。情報の記載漏れをなくし、スムーズに内容が伝わるメールになるからです。5W1Hとは、次の6つの項目です。

このうち以下の4つの項目については、先ほど箇条書きでの記載をおすすめしました。

残りの「何を」にあたるのは「商談内容」です。どのような商談をするのか、メール内で補足して説明しましょう。また「どのように」にあたるのが「商談の進め方」です。おおまかな進行スケジュールの予定をメールで共有しておけば、商談を円滑に進めやすくなります。

トラブルが起こった際の連絡先を伝えておく

オンライン商談の案内メールでは、 トラブルが起こった場合の連絡先を記載 しておきましょう。オンライン商談では、インターネット回線の状況が悪くなって、商談が中断してしまうリスクがあるからです。

緊急時の連絡先は、すぐに連絡を取れる電話にしておくのがおすすめです。可能なら顧客の電話番号も教えてもらっておきましょう。こちら側からも電話ができるので、トラブルに対処しやすくなります。

必要に応じてツールの使い方を説明する

オンライン商談の案内メールでは、 必要に応じてツールの使い方を説明 しましょう。顧客がWeb会議ツールに慣れていない場合、ツールの使い方がわからず、オンライン商談ができないおそれがあるからです。

説明用のマニュアルを作成して、社内で共有しておくと便利です。ツールの使い方がわからない顧客には、そのマニュアルをメールで送付すれば済むため、毎回同じ説明をしなくて済みます。

ツールの使い方を説明するかどうかは、顧客や状況に応じて柔軟に対応しましょう。マニュアルを送ると、「Web会議ツールが使えないと思われている」と不快に感じる人もいるからです。

案内メールの送り方のポイント

オンライン商談の案内メールは、送り方にもポイントがあります。案内メールの送り方を間違えると、せっかく作成したメール文の効果も落ちてしまいます。メール文を作って満足せず、送り方にも気を配りましょう。

日時決定直後と商談直前の2回送る

オンライン商談の案内メールは、 日時決定直後と商談直前の2回 送りましょう。1回目のメールの目的は、 決定した日時で間違いないかの確認 です。もし間違っていても、早めに気付ければ日程の再調整もしやすいので、このタイミングで必ず確認しておきましょう。

2回目のメールは、 リマインド のために送ります。送るタイミングはオンライン商談の前日の夕方か、当日の午前中がよいでしょう。オンライン商談は移動を伴わないため、忘れられやすい傾向があります。相手が予定を忘れて商談が流れてしまうリスクを回避しましょう。

資料を事前に送付しておく

オンライン商談の案内メールを送る際には、 商談で使う資料を添付する とよいでしょう。商談の内容を前もって知ってもらえば、顧客に興味を持ってもらいやすくなるからです。興味を持ってもらえれば、商談がキャンセルされにくくなったり、成約率が高まったりする効果が見込めます。

1回目のメールを送るタイミングでは、まだ資料が完成していない場合もあるでしょう。その場合は、どういった話をするつもりなのか、おおまかな内容を伝えるだけでもかまいません。「顧客が抱えている問題を自社が解決できる」という道筋が伝われば、顧客は商談に期待してくれるでしょう。

オンライン商談の案内メールの例文

オンライン商談の案内メールの例文を紹介します。メールを作成する際の参考にしてください。

オンライン商談のアポメールのポイント

商談の日程調整をするメールを「アポメール（アポイントメール）」と呼びます。失礼なアポメールを送れば、商談を断られかねません。顧客の貴重な時間をいただくことを意識して、 丁寧かつ端的でわかりやすいメールを作成 しましょう。メールには次のような項目を盛り込みます。

 候補日時は3つ以上提示 して、顧客の都合に配慮しましょう。丁寧さを意識するあまり、長文で読みにくいメールになってしまうと、最後まで読んでもらえないおそれがあります。要点を絞り、短くまとめましょう。

オンライン商談のお礼メールのポイント

オンライン商談では、 商談後のお礼メール は必須です。面談の感謝を伝え、親近感を持ってもらうのに重要な役割を果たすからです。お礼メールは、 オンライン商談の当日中 に送りましょう。

また、定型文を使い回している印象を与えないように気を付けてください。商談中の顧客の発言などを盛り込み、「自分の話をしっかり聞いてもらえている」と感じてもらえれば効果的です。

オンライン商談でのメールのポイントまとめ

オンライン商談では、メールが重要な役割を果たします。紹介したポイントを押さえたメールで、オンライン商談を成功につなげてください。

オンライン商談のその他のコツは以下のコラムで詳しく解説しています。

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