2024年10月4日

ビジネスシーンで頻繁に発生する日程調整。先方からの日程調整メールに返信する際、「この書き方で問題ないか」「失礼な内容になっていないか」と不安になることはありませんか？

ビジネスでは円滑なコミュニケーションが求められます。スケジュール調整のメールも、迅速かつ適切に返信することが大切です。

この記事では、日程調整メールに承諾する場合の返信例文を紹介します。複数の日程が提示された場合や日程候補がない場合の対応策、オンライン会議の場合の補足など幅広いケースを網羅。また、返信の際に留意すべきポイントについても詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

日程調整（アポ）を承諾する場合のメール返信例文

まず、日程調整を承諾する際のメール返信例文を紹介していきます。

メールには基本となる型があり、6つの要素で構成されています。 最初に「件名」、本文の冒頭に「宛名」「挨拶・名乗り」、メールの主旨である「用件」、最後に「結び」「署名」 の並びです。上記の画像を参考に、必要な要素を漏れなく含めてください。また、丁寧かつ分かりやすい文章になるよう心がけましょう。

ここからは、基本の型を元に相手のメール内容に応じた返信例文を紹介していきます。

複数日程を提示された場合

複数の候補日がある場合は、返信メールに 希望の日付と時間を改めて明記 し、認識のズレを防ぎましょう。稀に先方が曜日を間違っている場合もあるので、念のためカレンダーで確認しておくことをおすすめします。

なお、「最も都合の良い日を一つだけ選んでほしい」といった旨が書かれてない限り、複数選択して送るのが無難です。調整中に先方の予定が埋まった場合、別日での調整が必要となり、先方に手間を掛けてしまいます。

提示された日程が一つの場合

提示された日程が一つの場合も、 返信メールに日付・曜日・時間を明記しておく と、お互いに確認ができます。

日程候補の提示がない場合

先方からのメールに日程候補がない場合は、こちらから日程調整を行います。 3～5つ程度の候日を提示する と、相手も選びやすいでしょう。1日だけに絞ってしまうと、先方の都合が悪かった場合に連絡のやりとりが増えてしまいます。

時間指定について、余裕がある場合は、「終日」「▲時まで」など幅を持たせておくと良いでしょう。

提示した日程が合わない場合は、別日で調整する旨も伝えておきます。基本的に 簡潔な文章でまとめつつ、お礼や気遣いの一文を入れる と好印象になります。

補足：オンライン会議の日程調整に承諾する場合

近年増加しているオンライン会議の日程調整に返信するケースです。

オンライン会議の日程調整では、 ネット環境の不具合を見越して緊急連絡先を記載するのがポイント です。できれば、すぐに連絡がとれる電話番号が良いでしょう。併せて、メールやチャットなど、オンライン会議中に利用可能な連絡先も付記しておきます。

また、 当日の参加者の名前や人数も伝えておきましょう 。オンラインではお互いの状況が把握しづらくなります。あらかじめ参加人数を連絡しておくと全員が揃ったのか確認できます。

また、指定されたオンライン会議ツールを使ったことがない場合は、当日までにツールのインストールや利用方法の確認を終えておきます。テスト接続の機能があれば実施しておくと安心です。

日程調整メールに承諾の返信を送る際のポイント

ここからは、日程調整メールに返信する際のポイントや注意点について解説します。少しの気遣いがスムーズな日程調整に繋がり、先方にも好印象となります。しっかりポイントをおさえましょう。

返信はスピーディーに行なう

日程調整メールを受け取ったら、基本的にすぐ返信するようにしましょう。 遅くとも24時間以内には返信するのが理想 です。

なぜなら、先方の予定が別件で埋まってしまう可能性があるためです。また、日時未定の予定があるとスケジュールが立てにくく、先方の負担になってしまいます。会議室や備品の予約が必要な場合もあるため、早めに日程確定できるように協力しましょう。

「了解」というワードは使わない

「了解しました」は、目上の人に使うと失礼な印象を与えます。特に、取引先とのメールでは使用を避けましょう。 「承りました」「承知しました」「かしこまりました」を使うのが常識 です。

敬語の使い方も見られています。ビジネスマナーができているか、信用できる相手かどうかを判断されることもあるので注意が必要です。

会議の開催場所や開催方法を明記する

打合せ場所や開催方法の情報が先方からの日程調整メールに書いてある場合でも、 確認の意味も込めて明記します 。

昨今はオンラインでの会議が増えています。対面なのかオンラインなのか認識の齟齬がないようにしましょう。オンラインの場合は、 日程調整メールに参加用のURLの記載があるかを確認 します。記載がなければ、 当日までに参加用のURLを教えて欲しい旨を返信内容に付け加えましょう 。

連絡しているつもりでも、必要な情報が共有できていないことは多々あります。お互いに漏れがないか確認し、当日はスムーズに会議を始められるようにしましょう。

了承時に変更点があれば併せて明記する

事前に伝えていた打合せの内容に変更がある場合は、日程調整の返信メールに変更点を加えます。 場所はもちろん、参加メンバーや人数に変更がある場合も連絡が必要 です。情報の伝え漏れによってトラブルに発展する恐れがあるためです。

先方に備品（プロジェクターや資料など）を用意してもらう必要が出てきたときは、あらかじめ依頼しておきます。

また可能であれば、先方側にも変更点がないか確認しておきましょう。こちら側で準備するものがないかも事前に聞いておくとスムーズに進みます。

候補日時を記載する際は3つ以上挙げる

こちらから日程候補を記載する場合には、3つ以上はあげるようにしましょう。 候補が少ないと日程が決まりづらくなります 。相手の都合が悪かった場合、別の候補日時をあらためて提示する必要があり、お互いに手間が増えてしまうためです。

また、 相手への配慮が足りないというマイナスの印象を与えかねません 。3～5つほど提示すれば、先方とスケジュールが合う可能性も高くなり、迅速に日時を確定できるでしょう。

お礼の言葉も忘れずに伝える

日程調整は取りまとめが大変で意外と手間のかかる作業です。日程調整の連絡をもらった場合は、 まずはじめに「ご連絡いただき、ありがとうございます。」のように、感謝の言葉を伝えましょう 。

小さいことに思えますが、相手が連絡してくれたことに対して、しっかりお礼をすることもビジネスメールのマナーです。 感謝や挨拶の一文があることで、受け取った相手の印象も変わってきます 。

もし何か不手際があって、日程調整が長引いてしまった場合は、手間を取らせてしまったことへのお詫びもしておきましょう。

日程調整に関する悩みをVIVIT LINKで解決！

この記事では、日程調整メールを受け取った場合の返信例文と、円滑に日程調整を進めるためのポイントを解説してきました。

紹介した返信例文を参考に、必要な項目や要素がしっかり明記されているかを確認しましょう。また、円滑に日程調整を進めるためのポイントも重要なので、普段の業務でできているか、あらためてチェックしてみてください。

日程調整は意外と手間がかかる上にビジネスでは頻繫に発生します。効率的に行うには 日程調整ツールの導入がおすすめ です。

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