【ビジネスメール】日程調整のお礼メールの書き方や例文を解説

【ビジネスメール】日程調整のお礼メールの書き方や例文を解説

日程調整の依頼をして、相手が承諾してくれた際には、スケジュールを空けてくれたことに対するお礼メールを送るのがマナーです。

この記事では、日程調整のお礼メールの書き方を解説しています。社内外、オンラインなど、シチュエーションごとの例文もまとめているので合わせてご覧ください。

この記事でわかること
  • 日程調整後のお礼メールの必要性
  • 日程調整お礼メールの例文
  • 日程調整お礼メールを送る時のポイント

日程調整後のお礼メールは必要?

 日程調整のあとには、お礼のメールを送るのがマナー です。とくに、こちらの都合で日程を調整してもらったときは、必ず相手に感謝を伝えましょう。

日程の調整は、たとえこちらから日時を提示していたとしても、相手に「スケジュールを確認する」「連絡に返答する」といった手間をかけさせることになります。

そのため、日程調整に対応してくれた相手に感謝の気持ちを伝えることは、仕事をしていくうえで重要なビジネスマナーといえるでしょう。

日頃からお礼メールを送ることで、相手と信頼関係を構築する一助になります。

ただし、「返信不要」と記載がある場合は、無理にメールを送る必要はありません。打ち合わせの当日に口頭でお礼を伝えましょう。

【状況別】日程調整のお礼メールに使える例文

 日程調整に対するお礼メールを書くときは、「件名」「宛名」「挨拶、名乗り」など、ビジネスメールの基本の型を押さえて作成しましょう 

件名には、「日程調整のお礼 ◯月◯日の会議」のように、一目で内容がわかる文言を入れてください。

本文では、最初に「日程調整いただき、ありがとうございました」と感謝の気持ちを伝えましょう。

次に、リマインドとして日程や時間、場所などを記載し、「結び」と「署名」を書くことも忘れてはいけません。

以下では、お礼メールの例文を、シチュエーション別に見ていきましょう。

取引先などの社外の人に送る場合

社外の人に送るお礼メールの基本的な内容は以下のとおりです。 長文になると相手の負担になるので、簡潔にまとめましょう 

例文

件名:日程調整のお礼 ◯月◯日の会議


株式会社△△ 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の〇〇です。

このたびは、打ち合わせの日程をご調整いただき
誠にありがとうございました。

当日は、以下の日程にて貴社へ伺います。
日時:〇月〇日 (◇)△△:△△~△△:△△
場所:〇〇

貴重なお時間をいただき、重ねてお礼申し上げます。

ご多忙のところ恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

————————————————–
△△株式会社
△△課
〇〇
TEL:
E-Mail:
————————————————–

上司など社内の人向けの場合

 日程調整の相手が社内の人であっても、マナーとして必ずお礼メールを送りましょう 

宛名は「〇〇さん」や「〇〇課長」など、普段の呼び方でかまいませんが、普段接点のない人の場合は「様」をつけるとよいでしょう。

例文

件名:Re:日程調整のお願い(個人面談について)


〇〇さん

お疲れ様です。
〇〇部の〇〇です。

お忙しいところ日程調整していただき、ありがとうございました。

それでは、〇月〇日(◇)△△:△△
ミーティングルームBにて
よろしくお願いいたします。

オンラインでの打ち合わせの場合

 オンラインでの打ち合わせの場合は、以下のような項目も本文に含めましょう 

  • 日程と合わせて当日の会議URLの再共有
  • ネット環境の不具合を見越して緊急連絡先を記載
  • 必要であればミーティングIDとパスワードも記載
例文

このたびは、お忙しいなか日程をご調整いただき
誠にありがとうございます。

それでは、下記日程にてオンラインミーティングを
開催させていただきます。

〇月〇日(◇)△△:△△~

当日用URL:https://……
ミーティングID:xxxxxxx
パスワード:xxxxxxx
当日連絡先:070-0000-1111(〇〇)

貴重なお時間を頂戴し、重ねてお礼申し上げます。

ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

確定済みの日程を変更してもらった場合

 確定済みの日程を変更してもらった場合には、より丁寧に謝罪と感謝を伝えることが大切です 

このとき、何度も同じ言葉を繰り返すとしつこく感じるため、「ありがとうございます」や「申し訳ございません」が重複する場合は、「重ねて」を使って簡潔にまとめましょう。

例文

このたびは、一度日程が確定したにもかかわらず
こちらの都合により再調整をお願いする事態となり、
大変ご迷惑をおかけしました。

改めてお詫び申し上げます。

お忙しいところ、日程調整にご対応くださり、誠にありがとうございます。

ご提示いただいた以下の日程にて貴社へ伺います。

日時:〇月〇日 (◇)△△:△△~△△:△△
場所:株式会社〇〇 3階会議室

貴重なお時間をいただきますこと、重ねてお礼申し上げます。

ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

何度もやりとりが発生した場合

 何度もやりとりが発生した場合は、状況に応じて以下のようなフレーズを入れ、感謝とお詫びの気持ちを表しましょう 

  • ご多忙のところ、何度もご調整いただき、誠にありがとうございました
  • 再度ご調整いただくことになり、申し訳ございませんでした
例文

ご多忙のところ、打ち合わせ日程のご調整に何度もご対応いただき
誠にありがとうございます。

前回ご提示いただいた日程は、私の都合が合わなかったため
再度ご調整いただくことになり、申し訳ございませんでした。

大変ご迷惑をおかけしたこと、改めてお詫び申し上げます。

当日は、以下の日程にて貴社に伺います。

日時:◯月◯日~△△:△△~
場所:株式会社〇〇 3階会議室

ご忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

日程調整のお礼メールを送るときのポイント

日程調整の際は、相手の時間をいただいているという意識を持って、対応することが大切です。

ここでは、日程調整を送る際のポイントを2点紹介します。

メールを送るタイミングや本文の書き方など、相手の負担を少しでも減らせるように工夫してみましょう。

日程調整が完了してから1日以内に送る

 日程調整のお礼メールは、調整が完了したあとすぐに送るのがマナー です。なるべく早く送ることで、相手へ感謝の気持ちが伝わりやすく、印象を良くすることもできるでしょう。

時間が経つと、返信そのものを忘れてしまう可能性があるため、できれば当日の就業時間内に送ってください。

どうしてもすぐに送れない場合は、遅くても1日以内の送信が目安です。

感謝を伝えるためのメールで相手を不快にさせては元も子もないため、早めの返信を心がけましょう。

簡潔にわかりやすくまとめる

感謝の気持ちを伝えるためとはいえ、長い文章を書く必要はありません。

日程調整では、ただでさえ時間をいただいているので、 これ以上相手の時間を奪わないためにも簡潔にまとめてください 

また、あまりに事務的なメールでは気持ちが伝わらないこともあるので、難しい言葉にこだわらず、自分の言葉で伝えるとよいでしょう。

メールでは、画面の横幅いっぱいに文字が並ぶと読みにくくなってしまうため、一行を25文字程度に収めるといった工夫も必要です。

日程調整のお礼メールの書き方まとめ

日程調整に対応してもらったあとは、返信不要とされている場合を除き、必ずお礼メールを送りましょう。

件名や本文はわかりやすく簡潔にまとめ、相手が社外でも社内でも、きちんと謝罪や感謝を伝えてください。

日程調整は1件当たりにある程度時間と手間がかかる上に、ビジネスでは頻繫に発生します。効率化には 日程調整ツールの導入がおすすめ です。

 日程調整ツール「VIVIT LINK(ビビットリンク)」を使えば、日程調整が自動化でき、かかる時間を大幅に削減できます。 

グループ予定の作成、リマインダー機能、カレンダーの同期といった、ビジネスで必要になる機能が豊富に揃っています。そのうえニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできるため、日程調整での不便が解決できるでしょう。

さらに、他のビジネスツールとのシームレスな連携も可能です。

効率的な日程調整を実現するために、ぜひVIVIT LINKの活用を検討してみてください。

記事監修者

記事監修

津曲雄也コンサルティングセールス・ウェブ解析士

マーケティング支援ツールのコンサルティングセールスとして導入支援をおこなう傍ら、自身もオンライン商談を月に50回以上実施。その知見を活かし自身が出演するYouTubeチャンネルでも動画を数多く公開。